Запрос типа "записи без подчиненных"

Запрос типа "записи без подчиненных" применяется для поиска записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.

Для создания такого запроса используют мастер запросов, выполняя при этом следующие действия.

1. Начать создание нового запроса, выбрав в диалоговом окне Новый запрос пункт Записи без подчиненных и нажать ОК. В результате откроется окно мастера.

!! Начните создание запроса типа "записи без подчиненных". В этом запросе будут отображаться сведения о студентах, которые были добавлены в таблицу Список из таблицы Пополнение в результате выполнения запроса Добавление. В другие же таблицы сведения о новых студентах внесены не были.

2. В первом окне мастера выбрать таблицу или запрос, в которых требуется найти записи, для которых не существует связанных записей в подчиненных таблицах, и нажать кнопку Далее.

!! Выберите из предоставляемого списка таблицу Список и нажмите кнопку Далее.

3. Во втором окне мастера выбрать таблицу или запрос с подчиненными данными и нажать кнопку Далее.

!! Выберите из списка таблицу Личные данные и нажмите кнопку Далее.

4. В третьем окне мастера выбрать поля, значения которых совпадают для обеих таблиц (связанные поля) и нажать кнопку Далее.

!! Выберите в качестве соответствующих полей Код и Код студента. Нажмите кнопку Далее.

5. В четвертом окне мастера выбрать поля, которые будут отображаться в результате выполнения запроса и нажать кнопку Далее.

!! Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Группа и нажмите кнопку Далее.

6. В пятом окне мастера задать имя запроса, выбрать соответствующий переключатель: просмотр результатов запроса или изменение структуры запроса (открытие запроса в режиме конструктора) и нажать кнопку Готово.

!! Задайте для запроса имя Без подчиненных и нажмите кнопку Готово.

Нажатие кнопки Готово приводит к выполнению запроса и отображению результатов в виде таблицы.

!! Просмотрите результат выполнения запроса и закройте текущее окно.

Отображение и создание запросов в режиме sql

Для всех запросов, имеющихся в базе данных, Access автоматически создает соответствующую инструкцию SQL. Для просмотра запроса в режиме SQL достаточно открыть его в режиме конструктора и подать команду Вид/Режим SQL. В результате откроется окно редактора SQL, в котором при необходимости можно изменить инструкцию.

!! Откройте запрос Создание таблицы в режиме конструктора, а затем просмотрите его в режиме SQL. Закройте окно запроса.

Для создания запроса SQL необходимо выполнить следующие действия.

1. Начать создание нового запроса в режиме конструктора. При этом не следует добавлять таблицы в окно запроса.

!! Начните создание нового запроса в режиме конструктора, закрыв окно Добавление таблицы.

2. Подать команду Запрос/Запрос SQL и выбрать из каскадного меню необходимый тип запроса: Объединение, К серверу или Управление.

В результате откроется окно редактора запросов SQL, в которое следует ввести необходимые инструкции.

!! Вызовите окно редактора запросов SQL, подав команду Запрос/Запрос SQL/Управление и введите следующую инструкцию: DROP TABLE Телефонная_книга ; (результат выполнения этого запроса – удаление таблицы Телефонная_книга, созданной в результате выполнения запроса Создание таблицы).

3. Сохранить макет запроса.

!! Сохраните запрос с именем Запрос SQL и закройте окно редактора.

4. Выполнить запрос.

!! Выполните запрос Запрос SQL. Перейдите на вкладку Таблицы исходного окна базы данных и убедитесь, что таблица Телефонная_книга отсутствует.

!! Восстановите удаленную таблицу, выполнив запрос Создание таблицы.

Отчеты

Отчеты используются для анализа и вывода данных на печать в заданном виде.

В основе отчета лежат таблицы или запросы, причем отображенные в отчете записи изменить невозможно.

Существует два способа создания отчетов:

1. В режиме конструктора, когда пользователь разрабатывает отчет самостоятельно.

2. Автоматический, при котором используются специальные режимы:

• Мастер отчетов: отчет создается с помощью мастера на основе указанных пользователем сведений;

• Автоотчет в столбец: автоматическое создание отчета, в котором поля всех записей располагаются один под другим;

• Автоотчет ленточный: отчет создается автоматически в форме таблицы.

• Мастер диаграмм: создание отчета, содержащего диаграмму;

• Почтовые наклейки: режим для подготовки печати почтовых наклеек.

Создание автоотчета в столбец выполняется следующим образом.

1. Перейти на вкладку Отчеты и нажать кнопку Создать.

2. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выбрать пункт Автоотчет: в столбец, выбрать из раскрывающегося списка таблицу или запрос, на основе которой будет строиться отчет и нажать ОК.

В результате автоматически будет создан отчет, отображающий все записи, имеющиеся в таблице или возвращаемые запросом.

!! Создайте автоотчет на базе запроса Хорошисты.

3. Сохранить отчет.

!! Сохраните созданный автоотчет с именем Хорошисты, а затем закройте его.

Создание ленточного автоотчета выполняется аналогично автоотчету в столбец.

Мастер отчетов предоставляет более широкие возможности, например создание отчета, включающего данные из разных таблиц. Процедура создания отчета с помощью мастера отчетов состоит из следующих шагов.

1. Начать создание нового отчета, выбрав в диалоговом окне Новый отчет режим Мастер отчетов и нажать ОК. Источник данных при этом выбирать не требуется.

!! Начните создание нового отчета с помощью мастера отчетов.

2. В первом окне мастера последовательно выбрать:

• таблицу или запрос из раскрывающегося списка Таблицы/Запросы;

• поля, значения которых должны отображаться в отчете.

!! Выберите последовательно следующие таблицы и поля:

таблица Группы – поле Группа;

таблица Список – поля Фамилия, Имя, Отчество;

таблица Успеваемость – поле Информатика.

По окончании выбора нажать кнопку Далее.

3. Во втором окне мастера определить тип представления данных, то есть выбрать имя таблицы, по полям которой будет проводиться группировка данных в отчете, и нажать кнопку Далее.

!! Выберите тип представления данных по полям таблицы Группы и нажмите кнопку Далее.

4. В третьем окне мастера при необходимости добавить другие уровни группировки записей и нажать кнопку Далее.

!! Нажмите кнопку Далее для перехода к четвертому окну.

5. В четвертом окне мастера определить поля, по которым будет выполняться сортировка, выбирая их из раскрывающихся списков, а также порядок сортировки (по возрастанию или убыванию).

!! Из первого раскрывающегося списка выберите поле Фамилия, по которому будет проводиться сортировка записей.

Кнопка Итоги… открывает диалоговое окно, в котором можно задать итоговые вычисления для числовых полей с использованием встроенных функций.

!! Нажмите кнопку Итоги и выберите функцию Avg для вычисления среднего значения оценок, полученных группой , и нажмите ОК.

После задания всех необходимых параметров нажать кнопку Далее.

6. В пятом окне мастера выбрать вид макета для отчета и ориентацию страницы. В поле просмотра отображается общая структура макета.

!! Перейдите в пятое окно мастера, выберите макет Структура 1 и нажмите кнопку Далее.

7. В шестом окне мастера выбрать стиль оформления отчета и нажать кнопку Далее.

!! Выберите стиль Строгий и перейдите в следующее окно мастера.

8. В последнем окне мастера задать имя отчета и определить дальнейшие действия: просмотр отчета или изменение макета в режиме конструктора.

!! Задайте имя отчета Информатика и нажмите кнопку Готово.

Нажатие на кнопку Готово приводит к представлению отчета в том виде, в котором он будет выведен на печать.

Режим конструктора используется в том случае, когда предлагаемые программой макеты не удовлетворяют требованиям пользователя, а также для корректировки уже существующего.

Для создания нового отчета в режиме конструктора необходимо на вкладке Отчеты нажать кнопку Создать и в диалоговом окне Новый отчет выбрать пункт Конструктор.

При изменении макета уже существующего отчета следует открыть его в режиме конструктора.

!! Откройте отчет Информатика в режиме конструктора и ознакомьтесь с его структурой.

Окно конструктора отчетов включает в себя следующие элементы.

• Заголовок отчета располагается в верхней части первой страницы и включает, как правило, название отчета.

• Верхний колонтитул содержит, как правило, имена столбцов и служебную информацию.

• Область данных – основная часть, в которой отображаются непосредственно данные отчета.

• Нижний колонтитул чаще всего используется для вставки в отчет номеров страниц и другой служебной информации.

• Примечания отчета печатаются в конце отчета перед нижним колонтитулом последней страницы. Также область примечаний используется для отображения итогов и выполненных вычислений.

• Заголовок группы и Примечания группы добавляются в отчеты, записи которых сгруппированы.

Принципы работы с конструктором отчетов практически не отличаются от принципов работы с конструктором форм (см. л.р. "Основы работы с СУБД MS Access").

Автоматическая вставка номеров страниц, даты и времени осуществляется через меню Вставка, стандартные элементы представлены на панели Панель элементов, которую можно вызвать командой Вид/Панели инструментов/Панель элементов.

!! Исправьте заголовок отчета на Итоги по информатике и задайте для шрифта другие параметры форматирования.

!! Вставьте в область верхнего колонтитула сокращенное название вашего вуза (используйте элемент Надпись). Для раскрытия области верхнего колонтитула следует сместить вниз заголовок группы с помощью мыши.

!! В области примечания группы замените надпись Avg на Средний балл.

!! Сохраните макет отчета как Итоги по информатике.