Типи даних і їх введення в електронну таблицю

Активізувавши клітинку, можна вводити в неї дані: текст; числа, включаючи дати і час; формули. Під час вводу даних вони послідовно з'являються у клітинці і одночасно в рядку над робочим листом, який називається рядком формул. У рядку формул знаходиться курсор вставки (вертикальна риска, яка показує, де буде введений наступний символ). Між полями ім’я (адреси) клітинки і рядком формул знаходяться три кнопки.

За допомогою перших двох кнопок можна видалити або ввести дані. Третя кнопка має назву Изменить формулу. Натискування цієї кнопки запускає майстра функцій, який дозволяє вводити функції, які вбудовані в програму Excel.

Введення текстових даних

Текстові дані можуть складатися із літер алфавіту, цифр і спеціальних символів. Довжина одного запису в клітинці не може перевищувати 255 символів. Ширину клітинки можна збільшувати, або зменшувати відповідно до довжини даних. Введені у комірку дані програма ЕХСЕL розпізнає як текст і вирівнює по лівому краю. Якщо вводяться цифри і потрібно, щоб вони були сприйняті як текст, то ввід повинен починатися з символу <'> (апостроф).

Введення числових даних

Використовуються такі основні форми числа: ціле (наприклад, 777), дійсне (наприклад, 0,763), з експонентою (наприклад, 1,256Е+5). Число з експонентою складається з мантиси і порядку, розділених латинською литерою Е. Таке число трактується як мантиса помножена на 10 у степені, що дорівнює порядку.

При введенні дати програма ЕХСЕL автоматично перетворює її у спеціальне число, яке представляє собою кількість днів, що пройшли від початку XX століття до введеної дати. Саме тому можна оперувати датами як звичайними числами, розраховуючи різницю між двома датами. Найбіль вживаною є стисла форма представлення дати. Наприклад, дату 25 жовтня 2001 року записують 25.10.2001.

При введенні часу між годинами, хвилинами і секундами ставлять двокрапку. Наприклад, 14 годин 26 хвилин 9 секунд треба записують14:26:09. Вводити секунди не обов’язково.

Введення формул.

Однією з цінних якостей програми ЕХСЕL являється можливість обробляти дані за допомогою формул. Можна вводити дані прямо в формулу, наприклад, =5+4+8. Але головним являється те, що ЕХСЕL дозволяє використовувати адреси клітинок у якості операндів у формулах, наприклад, формула =В1+В2+ВЗ обчислює суму значень клітинок В1, В2 та В3. Після заміни даних в цих клітинках сума буде автоматично перерахована.

В програмі Excel формула повинна починатися з символу «=». Для введення формули необхідно спочатку ввести цей символ, а потім вводити формулу.

В полі клітинки, після введення формули, звичайно ми бачимо не формулу, а значення, обчислене за формулою. Якщо треба, то можна встановити режим показу формул. Для цього потрібно включити опцію Формула на вкладці Вид вікна діалогу Параметры, яке викликається командою Сервис/Параметры.

Якщо після введення формули у клітинці висвітлюється формула, а не результат обчислень, то це означає, що у формулі допущена помилка і Excel сприймає її як текст.

Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в клітинку виводиться повідомлення про помилку, яке починається із символу “#”. Excel виводить такі повідомлення про помилки: #ДЕЛ/0! – спроба поділити на нуль або порожню клітинку; #ИМЯ? – формула використовує неіснуюче ім’я (наприклад, адреса клітинки написана українськими буквами); #ЧИСЛО! – помилка у числі, число неможливо подати в Excel (наприклад, треба дістати квадратний корінь з від’ємного числа, а Excel не оперує з комплексними числами); #ЗНАЧ! – помилка при обчисленні (наприклад, треба помножити число на текст). При отриманні таких повідомлень треба проаналізувати формулу та її операнди і внести відповідні виправлення.