Управление и организация внешнеэкономической деятельности предприятия

1. Организация внешнеэкономической службы предприятия

В соответствии с российским законодательством предприятие (фирма) — это самостоятельный хозяйствующий субъект, обособившийся в процессе общественного разделения труда, созданный для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Фирма имеет право самостоятельно определять формы, методы и объемы работы на внешнем рынке, что предъявляет повышенные требования к организации управления ее внешнеэкономической деятельностью.

В международной и отечественной практике существуют различные типы организаций внешнеэкономической службы на предприятии.

Выбор формы организации службы ВЭД на предприятии зависит от следующих факторов:

• мотивы и потребности, побуждающие к участию в международном разделении труда (экспорт, импорт, привлечение иностранных инвестиций, участие в международной кооперации и др.);

• степень интернационализации производственной деятельности (уже участвует или только намерено включиться в международные операции);

• методы реализации продукции фирмы: самостоятельные экспортные операции или через посредников;

• масштаб предприятия и объем его фактического и потенциального экспорта (это определяет количественные параметры службы управления ВЭД);

• временные характеристики осуществления внешнеэкономических операций (имеют постоянный и устойчивый характер или осуществляются время от времени).

В зависимости от этих факторов предприятия применяют различные формы организации ВЭД:

• отдел внешнеэкономических связей (ОВЭС) в структуре управления предприятием;

• внешнеторговые фирмы (ВТФ) в составе крупных объединений (в ряде случаев с правами юридического лица);

• посреднические отраслевые внешнеэкономические объединения, обслуживающие внешнеэкономические интересы предприятий;

• специализированные внешнеэкономические акционерные общества (ВАО);

• иностранные посредники.

Многообразие связей, каналов работы и форм сделок на внешнем рынке в реальной жизни размывает границы между прямыми операциями предприятия (от его имени и за его счет) и продажами через посредников, которые также могут действовать от имени и за счет предприятия, но в ряде случаев более эффективно и с большей выгодой для предприятия.

В основе этого явления лежит закон экономии общественного труда, который через механизм рыночной конкуренции приводит к относительно меньшим издержкам у специализированных посреднических фирм, имеющих отлаженную систему сбыта товаров, нежели у предприятий-производителей. Последние могут осуществлять прямые поставки лишь по ограниченному кругу операций (межпроизводственные, технологические, кооперационные и другие связи) и специфических товаров (нестандартного оборудования, специальных материалов, товаров под заказ и т.д.).

При продажах массовых товаров (сырья, стандартизированных товаров или продукции, сопряженной с дополнительными издержками на послепродажное обслуживание, и др.), когда производитель, как правило, не видит «лица» конечного потребителя, на первый план выступают посреднические, в том числе зарубежные фирмы, обладающие уже сформированной инфраструктурой сбыта, сервисного обслуживания и другими преимуществами.

Однако в любом случае при постоянном характере экспортных и других внешнеэкономических операций, нацеленности на их расширение предприятие должно иметь в своем составе профессиональную службу внешнеэкономической деятельности (отдел внешнеэкономических связей или внешнеторговую фирму). Специалисты этих структурных подразделений при разработке планов развития ВЭД и расчете рентабельности отдельных сделок будут соизмерять величину издержек при работе собственной «командой» с величиной вознаграждения специализированного посредника.

ОВЭС является структурным подразделением предприятия и осуществляет функции управления ВЭД как элемента единой системы внутрифирменного управления. Основные задачи ОВЭС: планирование ВЭД; участие в определении экспортных цен; поиск новых экспортных заказов; контроль за выполнением обязательств по заключенным контрактам; анализ эффективности операций; организация и участие в проведении переговоров с потенциальными клиентами; управление экспортным потенциалом предприятия; контроль за организацией отгрузки, страхования, таможенной очистки и транспортировки экспортных товаров; валютный контроль; анализ рекламаций; изучение конъюнктуры зарубежных рынков; сбор конкурентной информации (ценовой, технической, коммерческой по фирмам-конкурентам); подготовка предложений по рекламным кампаниям, участию в выставках, ярмарках; разработка проектов стратегии ВЭД предприятия с привлечением иностранных инвестиций.

При нарастании объемов внешнеторговых операций, их усложнении происходит преобразование ОВЭС во внешнеторговые фирмы (ВТФ).

ВТФ создаются в рамках крупных объединений с высоким удельным весом экспортно-направленного производства, большими импортными закупками (сырья, комплектующих, оборудования) и инвестиционными проектами.

ВТФ, как правило, включаются в общую управленческую структуру объединения без права юридического лица, но могут иметь субсчета на счете предприятия, что дает им относительную тактическую самостоятельность.

Все большее распространение получают ВТФ с правами юридического лица и ведением самостоятельного баланса. В этом случае объединение-учредитель сохраняет полный контроль за деятельностью ВТФ, но строит с ней свои отношения на договорной основе. Экономическая целесообразность такого подхода определяется повышением стимулов фирмы как самостоятельного хозяйственного субъекта к максимизации прибыли, повышению рентабельности сделок, расширению круга клиентов, с учетом перспективы, даже за пределами интересов предприятия в данное время.

Приобретая юридический статус самостоятельного посредника, ВТФ остается для объединения фактически собственной службой ВЭД, а также источником дополнительных коммерческих возможностей и прибылей.

Основные задачи внешнеторговой фирмы:

• планирование, организация и непосредственное осуществление внешнеторговых сделок в рамках утвержденной номенклатуры;

• наращивание объема экспорта, улучшение ассортимента, совершенствование его товарной и региональной структуры;

• повышение эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития предприятия;

• повышение конкурентоспособности продукции за рубежом, содействие улучшению ее качества, для этого — сбор и анализ рекламаций и отзывов клиентов, доведение соответствующей информации до разработчиков и производителей продукции;

• изучение и анализ конъюнктуры мирового рынка по закрепленной за фирмой номенклатуре, разработка предложений по совершенствованию экспорта и импорта;

• систематическое изучение деятельности важнейших отечественных и зарубежных конкурентов, анализ их сильных и слабых сторон;

• налаживание научно-технического и производственного сотрудничества с зарубежными странами;

• организация послепродажного сервиса за рубежом;

• постоянное совершенствование системы управления ВЭД на предприятиях (организационная структура фирмы, информационное обеспечение ВЭД, кадровый потенциал и т.д.).

Для решения вышеперечисленных задач внешнеторговой фирмой должны быть реализованы следующие функции:

1. разработка проектов оперативных, годовых и долгосрочных планов ВЭД предприятия, создание и обеспечение условий для их выполнения;

2. собственно осуществление конкретных внешнеторговых операций по закрепленной номенклатуре, анализ их эффективности, разработка мероприятий по ее повышению;

3. тесное взаимодействие с другими структурными подразделениями предприятия в интересах единой экспортной стратегии;

4. содействие повышению технологического уровня производства посредством импорта современного оборудования и технологий;

5. разработка, планирование и проведение рекламных мероприятий в интересах расширения экспорта товаров и услуг, обеспечение эффективного участия специалистов предприятия, в том числе и работников фирмы, в выставках, ярмарках, аукционах, торгах и т.д. как внутри страны, так и за рубежом;

6. разработка и осуществление мероприятий по организации технического обслуживания экспортируемой продукции.

ВТФ занимается также подготовкой и организацией командировок специалистов предприятия за рубеж, подготовкой и проведением деловых переговоров, заключением внешнеторговых контрактов, приемом иностранных партнеров, клиентов, специалистов. Ее сотрудники от имени и по поручению предприятия обеспечивают правовую защиту его внешнеэкономических интересов, в установленном порядке осуществляют ведение бухгалтерских, статистических, валютно-финансовых операций, организуют соответствующий учет на основе автоматизированной системы сбора, хранения и анализа информации.

Совместно с другими подразделениями ВТФ участвует в организации и осуществлении операций по транспортировке, хранению внешнеторговой продукции; занимается отбором, расстановкой, обучением и повышением квалификации работников ВЭД на предприятии.

Важные ее функции — поиск зарубежных партнеров и проверка их надежности; таможенное оформление и сопровождение грузов, ведение соответствующей документации; участие в купле-продаже патентов и лицензий, ноу-хау.

Функции определяют конкретную организационную структуру управления ВТФ.