Основні теоретичні відомості

Конструювання запитів

Одним з основних інструментів обробки даних у СУБД є запити. У Microsoft Access мається зручний для користувача графічний засіб формування запиту за зразком — QBE (Query By Example), за допомогою якого легко може бути побудований складний запит.

Запит будується на основі однієї чи декількох таблиць. При цьому можуть використовуватися таблиці бази даних, а також інші запити. Запит QBE містить схему даних, що включає таблиці, які використовуються і бланк запиту. При конструюванні запиту досить, працюючи мишею, виділити і перетягнути необхідні поля з таблиць, представлених у схемі даних запиту, у бланк запиту і ввести умови відбору записів.

За допомогою запиту можна виконати наступні види обробки даних:

• вибрати записи, що задовольняють умовам відбору;

• включити в результуючу таблицю запиту задані користувачем поля;

• зробити обчислення в кожному з отриманих записів;

• згрупувати записи з однаковими значеннями в одному чи декількох полях для виконання над ними групових операцій;

• зробити відновлення полів в обраній підмножині записів;

• створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;

• видалити вибрану підмножину записів з таблиці бази даних;

• додати вибрану підмножину записів в іншу таблицю.

Послідовне виконання ряду запитів дозволяє вирішувати досить складні задачі, не вдаючись до програмування.

У Access може бути створено кілька видів запитів:

Запит на вибірку —  вибирає дані з взаємозалежних таблиць і інших запитів. Результатом його є таблиця, що існує до закриття запиту.

Запит на створення таблиці — заснований на запиті вибірки, але на відміну від нього результат запиту зберігається в новій таблиці.

Запити на відновлення, додавання, видалення — є запитами дії, у результаті виконання яких змінюються дані в таблицях.

Вікно запиту

Вікно конструктора запитів розділено на дві панелі. Верхня панель містить схему даних запиту, що включає обрані для даного запиту таблиці. Таблиці представлені списками полів. Нижня панель є бланком запиту за зразком, який потрібно заповнити.

мал. 16

Схема даних запиту

У вікні запиту відображаються обрані таблиці і зв'язки між ними. Зв'язки для об'єднання, які не може встановити Access автоматично, може створити користувач, перетягнувши задіяні в зв'язку поля з одного списку полів в іншій.

Бланк запиту за зразком

Бланк запиту за зразком представлений у виді таблиці в нижній панелі вікна запиту (мал.. 16). До формування запиту ця таблиця порожня.

Кожен стовпець бланка відноситься до одного поля, з яким потрібно працювати в запиті. Поля можуть використовуватися для включення їх у результат виконання запиту, для завдання сортування по них, а також для завдання умов відбору записів.

При заповненні бланка запиту необхідно:

у рядок “Поле” включити імена полів, які використовуються у запиті;

у рядку “Вывод на экран” позначити поля, що повинні бути включені в результуючу таблицю;

у рядку “Условие отбора” задати умови відбору записів;

у рядку “Сортировка” вибрати порядок сортування записів результату.

Поля бланка запиту

Кожен стовпець бланка запиту відповідає одному з полів таблиць, на яких будується запит. Крім того, тут може розміщатися поле, що обчислюється, значення якого обчислюється на основі значень інших полів.

Для включення потрібних полів з таблиць у відповідні стовпці запиту можна скористатися наступними прийомами:

у першому рядку бланка запиту Поле щигликом миші викликати появу кнопки списку і вибрати зі списку потрібне поле. Список містить усі поля таблиць, представлених у бланку запиту;

перетягнути потрібне поле зі списку полів таблиці в схемі даних запиту в перший рядок бланка запиту.

У списку полів кожної таблиці на першому місці стоїть символ *, що означає "усі поля таблиці". Цей пункт вибирається, якщо в запит включаються всі поля.

Для видалення поля в бланку запиту треба виділити стовпець, що видаляється, клацнувши кнопкою миші в області маркірування стовпця, і натиснути клавішу DEL чи виконати пункт меню “Правка/Удалить столбец”.

Після завершення конструювання запиту, його можна відкрити для перегляду. Форма перегляду запиту — таблична. Однак, це таблиця віртуальна, тобто сформована в оперативній пам'яті при відкритті запиту.