Введення даних у таблицю

Дані в таблицю можна ввести безпосередньо в режимі її відкриття чи через спеціально створену форму. Другий спосіб кращий, оскільки форми забезпечують більш зручний інтерфейс і можливості контролю введення.

Дані, що вводяться, повинні відповідати типу даних і формату, що визначені у структурі для кожного поля таблиці. При невідповідності Access видає попередження і не дозволяє продовжувати введення. Необхідно ввести дані необхідного формату, або скасувати введення.

Визначення зв'язків між таблицями в базі даних Access

Схема даних

Схема даних є графічним образом БД. Вона використовується різними об'єктами Access для визначення зв'язків між декількома таблицями. Наприклад, при створенні форми, що містить дані з декількох взаємозалежних таблиць, схема даних забезпечує автоматичний погоджений доступ до полів цих таблиць. Вона ж забезпечує цілісність взаємозалежних даних при коректуванні таблиць.

Після того, як створені таблиці БД, можна встановити зв'язки між ними, звернувшись до схеми даних. Запуск схеми даних виконується через значок "Схема данных"  на панелі інструментів Access.

Зв'язок між таблицями встановлює відношення між співпадаючими значеннями в ключових полях, звичайно між полями, що мають однакові імена в обох таблицях. У більшості випадків із ключовим полем однієї таблиці, що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці.

Обов'язковою умовою при встановленні зв'язку є збіг полів, що зв'язуються, по типу і формату.

Типи зв'язків

Тип відношення в зв'язку, що створюється Microsoft Access, залежить від способу визначення полів, що зв'язуються.

• Відношення «один-ко -многим»

Відношення «один-ко -многим» є типом зв'язку між таблицями, що найбільш часто використовується. У відношенні «один-ко -многим» кожному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але кожний запис у таблиці B не може мати більше ніж один відповідний їй запис в таблиці A.

• Відношення «один-к-одному»

При відношенні «один-к-одному» запис у таблиці A може мати не більш одного зв'язаного запису в таблиці B і навпаки. Відносини цього типу використовуються не дуже часто, оскільки інформація із зв'язаних таким чином таблиць, може бути поміщена в одну таблицю. Відношення «один-к-одному» може використовуватися для поділу дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці в цілях захисту, а також для збереження інформації, що відноситься до підмножини записів у головній таблиці.

• Відношення «многие-ко-многим»

При відношенні «многие-ко-многим» одному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а одному запису в таблиці B кілька записів у таблиці A. Цей тип зв'язку можливий тільки за допомогою третьої (сполучної) таблиці, первинний ключ якої складається з двох полів, що є зовнішніми ключами таблиць A і B. Відношення «многие-ко-многим» по суті справи являє собою два відношення «один-ко -многим»із третьою таблицею.

Визначення зв'язків між таблицями

Зв'язок між таблицями визначається шляхом додавання таблиць, що зв'язуються, у вікно «Схема данных» з наступним перетаскуванням ключового поля з однієї таблиці в іншу. Розглянемо приклад зв'язування таблиць.

У нашому випадку потрібно встановити зв'язки між таблицями "Студенти" і “Успішність” через поле Код студента і "Предмети" і “Успішність” через поле Код предмета. У таблиці “Студенти" поле Код студента є унікальним ключем, а в таблиці “Успішність" — зовнішнім ключем. Аналогічно, у таблиці "Предмети" поле Код предмета є унікальним ключем, а в таблиці “Успішність" — зовнішнім ключем. Якщо схема даних створюється заново, то при натисканні на кнопку "Схема данных" поверх вікна схеми даних з'явиться вікно "Добавление таблицы". У цьому вікні варто виділити необхідні таблиці і натиснути "Добавить".

мал. 6

У результаті в вікні схеми даних будуть додані графічні образи трьох таблиць:

Потім, необхідно перетягнути мишею поле Код студента таблиці "Студенти" на поле Код студента таблиці "Успішність". У вікні, що відкрилося, "Изменение связей" варто встановити прапорець "Обеспечение целостности данных". У цьому випадку Access буде видавати попереджуючі повідомлення про неправильне введення даних, якщо, наприклад, у поле Код студента підлеглої таблиці "Успішність" буде введене значення, відсутнє в поле Код студента базової таблиці "Студенти". Аналогічно, перетягнути мишею поле Код предмета таблиці "Предмети" на поле Код предмета таблиці "Успішність". У вікні, що відкрилася, " Изменение связей " варто також встановити прапорець " Обеспечение целостности данных".

мал. 7

Зверніть увагу, що Access автоматично визначив тип зв'язку як «один-ко -многим».

Можна також встановити прапорці "каскадное обновление связанных полей" і "каскадное удаление связанных записей" У цьому випадку Access автоматично скорегує (видалить) записи в підлеглих таблицях, якщо будуть змінені записи в базовій таблиці.

Після натискання на кнопку "Создать", образи таблиць будуть з'єднані зв'язками, як показано на малюнку 8. Ключові поля в базових таблицях виділяються жирним шрифтом.

мал. 8