Основні теоретичні відомості

База даних (БД) — це організована структура, призначена для збереження інформації. Звичайно БД представляються у вигляді сукупності взаємозалежних файлів чи таблиць, призначених для рішення конкретної задачі.

З поняттям БД тісно зв'язане поняття системи управління базою даних (СУБД). СУБД — це комплекс програмних засобів, призначених для створення структури нової бази, наповнення її даними, редагування даних і візуалізації інформації.

СУБД Access входить до складу Microsoft Office і призначена для роботи з реляційними БД, тобто такими, що представлені в табличній формі. На відміну від табличного процесора Excel, Access має більш розвинуті засоби для вибору даних із взаємозалежних таблиць, формування нових таблиць і звітів.

Характерною рисою баз даних, створених у Access, є збереження створених таблиць і засобів для обробки даних в одному файлі, що має розширення .mdb. Основним елементом БД є таблиця.

Стовпці таблиці БД називаються полями, а рядки — записами.

Першим етапом створення таблиці БД є завдання її структури, тобто визначення кількості і типу полів.

Другим етапом є введення і редагування записів у таблицю. (БД вважається створеною, навіть якщо таблиці не заповнені даними)

Поля таблиці просто визначають її структуру і групові властивості даних, записаних в стовпець. Розглянемо основні властивості полів БД.

Ім'я поля — визначає як треба звертатися до даних поля (імена використовуються як заголовки стовпців).

Тип поля — визначає тип даних, що можуть міститися в даному полі (текстовий, числовий, дата, Memo, грошовий, лічильник і ін.).

Розмір поля — визначає граничну довжину даних, що можуть розміщатися в полі.

Формат поля — спосіб форматування даних в комірках.

Типи таблиць і ключів у реляційних базах даних

Реляційні бази даних характеризуються наявністю деяких типів таблиць і ключів, що дозволяють визначити відносини між таблицями. Для того щоб зрозуміти принципи розробки реляційних баз даних, потрібно дати визначення різних типів реляційних ключів і таблиць:

Базова таблиця. У реляційній базі даних базовою таблицею називається таблиця, що включає один чи кілька стовпців, що задають властивості об'єкта, і містить первинний ключ, що однозначно визначає цей об'єкт. Більш того, базова таблиця обов’язково повинна містити первинний ключ. Базові таблиці часто називають первинними, оскільки вони мають первинний ключ.

Проміжна таблиця. Таблиця, що не є базової (тому що вона не поєднує властивості об'єкта чи не містить поле первинного ключа). Проміжна таблиця використовується для забезпечення зв'язків між іншими таблицями і називається таблицею відносин. Ключові поля в таблицях відносин повинні бути зовнішніми ключами, зв'язаними з первинними ключами базової таблиці. Тобто таблиця відносин складається тільки з зовнішніх ключів і не містить незалежних елементів даних.

Первинний ключ. Первинний ключ складається з одного або набору значень, що однозначно визначають запис(рядок) базової таблиці. Будь-якому значенню первинного ключа повинен відповідати один і тільки один запис таблиці. Первинний ключ включає одне поле тільки в тому випадку, якщо це поле унікальне, тобто не містить значень, що повторюються.

Складені ключі. Якщо для виконання умови унікальності, що накладаються на значення первинного ключа, заданий ключ включає кілька полів таблиці, то тоді він називається складеним.

Зовнішні ключі. Зовнішній ключ — це стовпець, значення якого відповідають значенням первинного ключа іншої зв'язаної таблиці.