Структура документа
Название документа – та первичная сущность, модель которой необходимо строить.
«Накладная»
«Документ» «Накладная»
«Данные о поставщиках»
Название
организации
Почтовый адрес
Телефон
Факс
Руководитель
Глав.бухгалтер
Выделенные из документов и неделимые далее на смысловые единицы информационные совокупности называются реквизитами. Реквизиты документа, отражающего описание составной единицы информации, понимаются как совокупность формальных элементов в составе документа, удаление или отсутствие которых делают содержание документа лишённым его юридического, экономического, организационного смысла. Например, отсутствие в приказе подписи делает его недействительным.
В составе документа различают реквизиты-основания и реквизиты-признаки. Реквизиты-основания выделяются по информационному описанию качественных свойств, которыми могут быть фамилия, название организации, место, время. Реквизитами-признаками – количественные характеристики, зафиксированные в документе, например, цена, количество в штуках и т.д. При этом время как один из элементов реквизита-основания играет особую роль и имеет свой формат. С помощью времени осуществляется датирование, хотя для этого могут быть использованы и другие признаки (№билета или квитанции)
Реквизиты-основания создаются в алфавитно-цифровой форме, признаки задаются численными показателями, это позволяет отличать реквизиты-основания от реквизитов-признаков.
С абстрактной точки зрения, реквизиты-основания определяют описание класса сущности, а реквизиты-признаки – экземпляры, принадлежащие данному классу. Реквизиты-основания и реквизиты-признаки в составе документов логически связаны и взятые по отдельности не могут иметь никакого смысла. Например, стоимость без названия товара не имеет смысла.
Документ представляет собой первичную информационную единицу или составную единицу информации. Структура составной единицы информации зависит от принятого в данной организации способа работы и определяется внутренними стандартами предприятия. Стандарты могут быть опубликованы в качестве нормативных документов либо приняты по умолчанию. Значительная часть нормативных требований к документам определяется бизнес-правилами функционирования предприятия, в том числе налоговым и юридическим администрированием.
Организация документооборота предприятия включает первичные информационные представления документа(разработка формы документа осуществляется в независимости от того каким образом, автоматизированным или ручным осуществляется последующая обработка информации). Документ и документооборот – это источник очищенных сведений о способах функционирования предприятия. Структура документооборота является моделью деятельности предприятия. Использование автоматизированных технологий позволяет радикальному изменению как структуры документа, так и структуры документооборота.
Классификация информации
Автоматизированной обработке информации предшествуют её классификация и кодирование. С точки зрения построения описания информационных единиц, классификация и кодирование позволяют приблизиться к необходимым способам построения первичных ключей в базах данных.
Слово «накладная» является классификационным признаком, устанавливающим место конкретной сущности в структуре документооборота.
Системой классификации называется совокупность правил, с помощью которой осуществляется разбиение информационных объектов на подмножества или классы (непересекающиеся)
Кодирование – присвоение некоторого признака, устанавливающего принадлежность информационного объекта к данному классу. Наибольшее распространение получили два подхода к классификации и кодированию.
-
Иерархический способ классификации
В основе данного способа лежит иерархически-логическая модель данных, при которой данные описываются в виде дерева, таким образом, что кодируемая информация целиком описывает ключ поиска нужного элемента информации. Цель иерархического кодирования заключается в том, чтобы построенный ключ однозначно определял информационный элемент, находящийся «внизу дерева». В отличие от построения иерархически-логической модели данных, где описание информационного элемента основывается на выделении информационных признаков иерархическая классификация – это искусственный способ описания информационных единиц с целью их идентификации.
Иерархическое кодирование осуществляется с помощью специально-разработанных классификаторов информации, например, УДК – универсальный десятичный классификатор.
Особенность иерархической классификации заключается:
-
в невозможности в конечном счёте описания на нижнем уровне единичного объекта, таким образом, что присваиваемый классификационный номер описывает класс объектов;
-
присвоение или выделение классификационных признаков приводит к тому, что часто информационные объекты оказываются приписаны к различным классам.
Тем не менее иерархическая классификация используется очень широко. Объекты, описанные в соответствии с иерархической классификацией при размещении в базе данных надо подвергать процедуре нормализации.
-
Фасетный способ классификации (шаблонный)
Более соответствует ручным способам обработки информации, в которой информационные признаки объекта группируются в виде некоторого шаблона или карточки.
|
Институт |
|
|
Факультет |
|
|
Группа |
|
|
Пол |
|
|
Фамилия |
|
|
Фамилия |
|
|
Пол |
|
Для создания фасета используются шаблоны документов, которые должны включать ключевые реквизиты документов. Фасетный способ кодирования информации по своей логической конструкции напоминает модель «сущность-связь» ER-диаграммы. При помещении информации в БД также необходимо осуществлять процедуру нормализации.
3. В современных системах, основанных на электронной обработке информации, для упрощения процедур нормализации и повышения точности идентификации информационных объектов вместо процедур классификации информации используется кодирование информации. Кодирование информации осуществляется путем:
-
присвоения каждому информационному объекту уникального идентификационного признака, например ИНН;
-
сочетания позиционных признаков с идентификационными признаками, например, № паспорта 7301 123456
-
графический способ: учитываются геометрия расположения признаков, штрих-кодирование и т.д.