3. Текстовый процессор Microsoft Word

3.1. Назначение. Основные понятия

Текстовый процессор Word предназначен для создания, просмотра, редактирования и форматирования официальных и личных документов. Word позволяет применять различные шрифты, вставлять в документ таблицы, диаграммы, сложные математические формулы, графические иллюстрации и звуковые комментарии, обеспечивает проверку орфографии. На рис. 3.1 изображено окно Word с элементами управления (см. также подраздел 1.2).

1 2 3 4 5 6 7

8

9

10

11

12

13

14

15

23 22 21 20 19 18 17 16

Рис. 3.1. Элементы окна Microsoft Word

1- кнопка оконного меню программы, 2 - кнопка оконного меню документа, 3 – строка заголовка, 4 – строка меню, 5 – линейка, 6 – кнопки управления размерами окна, 7- кнопки управления размерами окна документа, 8 – панель инструментов Стандартная, 9 - панель инструментов Форматирование, 10, 12 – кнопки перемещения документа в окне на одну строку вверх и вниз, 11 – бегунок, 13, 15 - кнопки перемещения документа в окне к предыдущему и следующему объекту, 14 – кнопка Выбор объекта перехода, 16, 19 – кнопки смещения документа в окне влево и вправо, 17 – строка состояния, 18 – бегунок на горизонтальной полосе прокрутки, 20, 21, 22, 23 – кнопки для выбора режима представления документа в окне

Поясним основные понятия, применяемые затем при рассмотрении приемов работы с текстовым процессором.

Документ – совокупность объектов, разработанных для представления общей темы. Объектами могут быть фрагменты текста, рисунки, диаграммы, таблицы, формулы и т.п.

Символ – минимальный элемент текста документа. Постоянно используемые символы представлены на клавиатуре, остальные вставляются с помощью команды Вставка/Символ. Из символов состоят слова. Пробел используется только для разделения слов, но не для позиционирования текста – для этой цели служат отступы (см. подраздел 3.2) и табуляция.

Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием клавиши <Enter>. Каждый заголовок также является абзацем. Клавишей <Enter> пользуются только для перехода к следующему абзацу и никогда в иных случаях, т.к. переход на новую строку в пределах одного абзаца происходит автоматически.

Фрагмент – непрерывная часть текста.

Редактирование текста – это внесение изменений в документ, т.е. замена слов, изменение предложений и целых фрагментов, удаление, перемещение, вставка фрагментов текста.

Форматирование текста – это его оформление, т.е. выбор шрифтов, интервалов между строками, отступов строк в абзацах, способов выравнивания текста и многое другое, определяющее дизайн документа.

Стиль – поименованный набор параметров форматирования, которые определяют вид (дизайн) фрагмента текста.

Шаблон – заранее отформатированный текст, например, шаблон приказа.

3.2. Модель фрагмента текста. Параметры форматирования. Стили

Модель любого объекта – это, по-существу, его описание ограниченным набором параметров. Для описания формата фрагмента текста в текстовых процессорах, в том числе и в Word’е, используют три группы параметров:

• параметры шрифта – гарнитура, размер, начертание;

• параметры абзаца – способ выравнивания, отступы, интервалы;

• параметры заливки и границ.

Перечисленные параметры можно задавать для любого выделенного фрагмента текста.

Для выбора гарнитуры, т.е. названия шрифта, используют поле со списком на панели инструментов Форматирование. На рис. 3.1 в этом поле со списком выбран шрифт Times New Roman, а в соседнем поле со списком выбран размер шрифта – 10. Под начертанием подразумевается то, что шрифт может быть жирным, наклонным (курсив), подчеркнутым, надстрочным, подстрочным и т.п. Все эти параметры видны в диалоговом окне, которое открывается командой Формат/Шрифт.

Для выбора параметров абзаца служит диалоговое окно, открывающееся командой Формат/Абзац – см. рис. 3.2. В этом окне в поле со списком Уровень задается уровень заголовка. Например, абзац может быть заголовком второго уровня, как на рисунке. Отступы – это отступы от левого и правого полей, на рисунке они заданы, чтобы длинный заголовок был немного уже основного текста. Отступ красной (первой) строки абзаца для заголовков не задают – иначе выравнивание будет не по центру. Межстрочный интервал на рисунке задан множителем 1.3. Интервалы перед абзацем и после него (12 пунктов) заданы, чтобы отделить заголовок от предшествующего и последующего текста.

Рис. 3.2. Диалоговое окно для установки параметров абзаца

Параметры границ и заливки задают в диалоговом окне, которое открывается при выборе пункта меню Формат/Границы и заливка. Эти параметры служат для выделения тех фрагментов текста, на которые надо обратить внимание читателя. Заливку не стоит задавать густой – достаточно 5-10% серого цвета. Границы не обязательно задавать в виде рамки – можно использовать любые комбинации из четырех границ, относя их к выделенному тексту или же к абзацу целиком.

Для облегчения форматирования служат кнопки на панели инструментов Форматирование. Но квалифицированный специалист вообще не станет индивидуально форматировать большую часть фрагментов текста – он разработает для себя несколько стилей и будет вводить фрагменты текста по схеме: выбор стиля (левое поле со списком на панели Форматирование); ввод фрагмента текста. Для создания или изменения стилей надо выбрать пункт меню Формат/Стили и форматирование. Мы рассмотрим это подробнее в Лабораторной работе 1, но сначала определим типовую последовательность создания документа.