6. Создание запросов

Запросы создаются с целью отбора данных из таблиц по некоторым критериям. Например, создадим запрос Затраты за период, содержащий данные о затратах за любой период, который выберет пользователь с помощью параметров Дата1 и Дата2. Чтобы создать запрос, в окне базы данных выберем тип объекта – Запросы и нажмем кнопку Создание запроса с помощью конструктора. В следующем диалоговом окне выберем таблицы, из которых собираемся отбирать данные, и получим окно, изображенное на рис. 5.3, внизу. В этом окне в полях со списками Имя таблицы и Поле надо выбрать поля, включаемые в запрос, ниже можно выбрать вариант сортировки записей и указать условия их отбора. Закрыв окно, можно запомнить созданный запрос. При его просмотре мы видим виртуальную таблицу (представление [10]), включающую только те данные, которые мы отобрали. Если изменить данные в исходных таблицах, то результат просмотра запроса также изменится.

Результаты запроса удобно использовать в качестве источника информации для составления отчета.

7. Формирование отчетов

На рис. 5.4 показан отчет Затраты по объектам за первый квартал 1998 года. В этот отчет включены данные из запроса Затраты за период. Отчет получен с помощью мастера отчетов. В окне базы данных надо выбрать тип объекта – Отчеты и нажать кнопку Создать отчет с помощью мастера, далее выбрать запрос Затраты за период – в качестве источника данных. После этого, делая выбор в предлагаемых диалогах, остается уточнить перечень полей, включаемых в отчет, вариант группировки и сортировки записей, вариант вывода итоговых строк и ориентацию страниц. Отчет в сочетании с запросом позволяет отобрать из базы данных требуемую информацию, сгруппировать итоговые записи (на рис. 5.4 группировка выполнена по объектам) и автоматически получить итоговые строки. Отчет можно напечатать, выбрав пункт меню Сервис/Связи с Office/Публикация в Microsoft Office Word. Наконец, в отчет нетрудно внести редакционные изменения, но не в режиме создания с помощью мастера отчетов, а в режиме конструктора. Так в нашем примере слово Sum, которое процедура Мастер отчетов вставляет в итоговые строки, заменено на слово Сумма. Вообще в режиме конструктора можно изменять и таблицы, и формы, и запросы, и отчеты.

Лабораторная работа «Затраты» должна дать начальные навыки в области создания и последующего использования баз данных. В частности, эта лабораторная работа иллюстрирует правильную последовательность действий – пункты 1-7. Создание «украшений» базы данных, вроде кнопочной формы, легко освоить самостоятельно, используя пункт меню Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм. Впрочем, подобные «украшения» в большинстве случаев совершенно бесполезны. Иногда их применяют, чтобы «спрятать» от пользователя всю внутреннюю структуру базы данных – даже таблицы. А это уже вредно и характерно для разработчиков, не сотрудничающих со специалистами в предметной области (пользователями базы данных), а относящихся к ним с неоправданным высокомерием.

Дальнейшему развитию навыков в области создания баз данных должны способствовать самостоятельные работы, предлагаемые в следующем подразделе.

Рис. 5.4. Типичный вид отчета, получаемого с помощью СУБД Access