Вопросы для самоконтроля:

1. Каков порядок использования и оформления герба и эмблемы на бланках документов?

2. Что может быть включено в состав справочных данных организации?

3. Каковы возможный состав реквизита «Адресат» и требования к его оформлению?

4. Опишите варианты утверждения документа и требования к оформлению соответствующего реквизита.

5. Каково назначение реквизита «Резолюция».

6. Что входит в состав реквизита «Подпись»?

7. Какие виды бланков документов существуют?

Тема 2.2. Организационно-правовая документация

Организационная функция – одна из основных управленческих функций. В содержание этой функции входит: создание, реорганизация, ликвидация организации; установление структуры; определение штатной численности и номенклатуры должностей; регламентация деятельности структурных подразделений и работников; формирование коллегиальных и совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты их работы, регламенты работы аппарата управления, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила и др.

ОПД содержат положения, которые являются обязательными для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. ОПД в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем, коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения, актом или распорядительным документом руководителя.

Цель разработки ОПД – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

ОПД – бессрочные документы, действуют до их отмены или до утверждения новых (искл. - штатное расписание – разрабатывается и утверждается ежегодно). При изменении характера деятельности в документы вносятся изменения, при реорганизации – перерабатываются и утверждаются заново.

Для разных видов ОПД установлен различный порядок внесения изменений или их пересмотра. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего руководства (общего собрания акционеров) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях вносятся распорядительными документами руководителя.

Разрабатываются ОПД руководством организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.

ОПД оформляются на бумаге формата А4 и включают следующие реквизиты: название учреждения или подразделения, вид документа, дата( = дата утверждения), номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки ОПД проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными сторонами.

Учредительный договор – правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации.

Статья 52 Гражданского кодекса РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях - и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в тех случаях, когда по закону это не является обязательным.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, - с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

• Вводная часть

• Цель заключения договора

• Наименование и правовая форма организации

• Предмет деятельности

• Местонахождение организации

• Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

• Порядок образования имущества.

• Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица

• Порядок распределения прибыли и погашения убытков

• Порядок управления делами юридического лица

• Права и обязанности участников (учредителей)

• Ответственность за нарушение договора

• Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов

• Порядок рассмотрения споров

• Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица

Устав – это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым, согласно закону, для ее государственной регистрации.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством РФ.

Устав – это сложный и объемный документ. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации. В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура. Определяется штатная численность.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками устава. В число обязательных разделов включаются:

• Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).

• Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

• Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

• Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами).

• Отчетная и ревизионная деятельность.

• Порядок ликвидации организации.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления (Положение о министерствах, ведомствах, управлениях, Положение об общем отделе администрации области). На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Различают положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией.

Текст положения об организации может включать следующие разделы:

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности

8. Реорганизация и ликвидация

Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Составление такого документа может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится службой кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается зам. руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации. Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименование и штатная численность.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме №Т-3, визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации «О внесении изменений в штатное расписание».

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Различают положения о структурных подразделениях; положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (коллегия управления), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.); положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения могут быть типовыми (для однотипных структурных подразделений) и индивидуальные.

Положения о подразделениях оформляется на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации (распорядительным документом – постановлением, приказом, распоряжением), подписываются руководителем подразделения.

Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы (руководителя кадровой службы, юриста, руководителя организации, руководителя структурного подразделения).

Основные разделы:

1. Общие положения (полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати)

2. Основные задачи (формулируются цели и проблемы, которые должно решать подразделение)

3. Функции (виды работ, должны отражать специфику деятельности подразделения)

4. Права и обязанности (перечисление действий, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций)

5. Ответственность (виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения)

6. Взаимоотношения (регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, взаимодействие с другими подразделениями и т. д.)

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществлять объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. ДИ разрабатываются на все должности (на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих), которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

ДИ оформляется на общем бланке. Обязательные реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись (см выше 1.6).

После утверждения на подлиннике ДИ работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Разделы ДИ:

• Общие положения

• Должностные обязанности

• Права

• Ответственность

• Взаимоотношения

В последние годы все более широкое распространение получает новая разновидность документов – описание рабочего места, которая, по сути, представляет должностную инструкцию работника.

В зависимости от категории, уровня, правового статуса работника должностные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии документа и структуре текста.

Для первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и руководителей структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых сотрудников и специалистов – должностные инструкции, а для работников хозяйственных и вспомогательных (также для работающих по договору подряда и трудовому соглашению) – функциональные обязанности.