Раздел 1. Введение в дисциплину «документационное обеспечение управления» Тема 1.1. Сущность документационного обеспечения управления

Основные понятия:

Информация – 1. это особый вид знаний, который представляет полезность для лиц, принимающих решения; 2. структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость.

Различного рода данные

ФИЛЬТР

Необходимая информация, имеющая значение для решения поставленных задач.

Документ (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) – 1. материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве. Содержащиеся в документе сведения должны быть удобны для обработки и иметь, в соответствии с действующим законодательством, правовое значение; 2. деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-то.

Документирование – обязательное условие осуществления процесса управления, представляющее собой запись по установленным формам необходимой информации.

Докуметооборот – путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив.

Документопоток – движение документов в аппарате управления и его подразделениях.

Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (предположительно в 17 в.) и первоначально означал процесс решения (производства) дела.

Подходы к определению понятия «документационное обеспечение управления»:

1. отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;

2. важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависит скорость и качества принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Организация работы с документами – важная составная часть процессов управления и принятия управленческих решений.

Процесс принятия управленческого решения состоит из:

- получения информации;

- ее переработки;

- анализа, подготовки и принятия решения.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

• Сокращение информационных потоков до оптимального минимума

• Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

• руководство теряет целостную картину происходящего;

• структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

• это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

• приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

• для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

• оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

Организации пытались совершенствовать ДОУ путем частичной автоматизации и создания АРМ – ошибка.

Система информатизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов. Следовательно, руководству необходимо правильно выбирать стратегию автоматизации.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю. В случаях, когда такая служба отсутствует, работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

В практике управления действуют следующие службы ДОУ:

- управление делами (министерства, ведомости РФ). Состав включает: канцелярия, инспекция при министре, секретариат, отдела рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив;

- общий отдел (в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций). Состав: подразделения по учету и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.

- канцелярия (министерства и ведомства автономных Республик, промышленные объединения, научно-исследовательские, проектные, вычислительные центры).

Три категории работников службы ДОУ:

- руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий общим отделом, начальник отдела писем, начальник протокольной части;

- специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор;

- технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка, стенографист.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести:

1. обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации и ее системе в соответствии с действующими нормативами;

2. совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

Функции структурных частей службы ДОУ:

1. Функция экспедиции: прием поступающей корреспонденции, сортировка на регистрируемую и не регистрируемую, распределение по структурным подразделениям учреждения, ведение количественного учета документов, отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.

2. Функция группы по учету и регистрации документов: учет и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.

3. Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений.

4. Функция отдела писем: прием и учет предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству, контроль за сроками их исполнения, извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел и передача их в архив, организация приема посетителей.

5. Функция архива: прием, учет, хранение, использование дел, подлежащих сдаче в архив, контроль за правильным формированием и хранение дел в структурных подразделениях.

6. Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам, организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.