Вопросы для самоконтроля:

1. Какие законодательные и нормативные акты, регламентируют вопросы организации делопроизводства?

2. Какие виды стандартов определяют порядок работы с документами?

3. Каково назначение государственной системы документационного обеспечения управления?

4. Какова цель разработки инструкции по делопроизводству?

Раздел 2. Составление и оформление основных управленческих документов Тема 2.1. Правила составления документов

Цель занятия: ознакомить студентов с общими правилами составления управленческих документов

Задачи:

1. изучить понятия «реквизит», «бланк документа»;

2. рассмотреть правила оформления реквизитов управленческих документов;

3. рассмотреть виды бланков документов.

Изучаемые вопросы: понятие «реквизит документа»; разновидности реквизитов; переменные и постоянные реквизиты; структура документа; расположение реквизитов документа; состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; бланк документа: понятие и виды.

Основные понятия: реквизит документа, бланк документа.

Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) – обязательные сведения, установленные законом или ведомственными положениями, которые должны содержаться в документе для признания его действительным.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д.

Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Расположение реквизитов может быть продольным (вдоль верхней части рабочей зоны) и угловым (в правом верхнем углу). Реквизиты размещаются одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Рис. 2.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 2.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Состав реквизитов.

01 – Государственный герб РФ

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

02 – герб субъекта РФ

На бланке может быть или государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, но не два герба одновременно.

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)‏

Товарный знак действителен, если он зарегистрирован.

На бланке документа не допускается одновременное размещение эмблемы и герба.

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) / код причины постановки на учет (КПП)‏

07 – код формы документа

Проставляется по Общероссийскому классификаторууправленческой документации (ОКУД).

Например, код унифицированной формы Устава – 02112312, где 02 – класс форм документов (УСОРД), 11 – подкласс форм (документация по созданию организации), 231 – регистрационный номер (Устав), 2 – контрольное число.

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

Пример оформления даты: 17.03.2008; 2008.03.17 – в основном в международной переписке; 17 марта 2008 г.

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – место составления или издания документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения документа

17 – резолюция

18 – заголовок к тексту

Заголовок к тексту следует начинать с предлога «О» или «Об».

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – отметка о наличии приложения

Если приложение упомянуто в тексте документа:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если нет, то:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 7 л. в 2 экз.

22 – подпись

Примеры оформления реквизита:

1. Исполнительный директор ЗАО «Пример» Подпись А.Г.Цицин

2. На бухгалтерских и финансовых документах:

Генеральный директор Подпись М.П.Медведев

Главный бухгалтер Подпись О.Р.Логинова

3. При подписании лицами, находящимися на одной управленческой ступени:

Директор фирмы «Энергия» Директор ТД «Модус»

Подпись В.А.Власов Подпись С.Ю.Колвенко

4. В случае оформления документов работающей комиссией.

Председатель комиссии Подпись Н.В.Кулиев

Члены комиссии Подпись Р.П.Петров

Подпись П.В.Сидоров

Подпись С.М.Филатов

Подпись А.В. Светлов

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа

Главный бухгалтер подпись И.М.Петрова

11.10.07

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись М.П.Петрова

11.10.07

27 – отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя ФИО исполнителя и телефона, при это само слово «исполнитель и тел.» не пишется.

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенным на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Рис. 2.3. Бланк письма с продольным и центрированным расположением реквизитов.

Рис. 2.4. Бланк письма с угловым и флаговым расположением реквизитов.

Рис.2.5. Бланк приказа.