Вопросы для самоконтроля:

1. Какими свойствами должна обладать управленческая документация?

2. Какие функции выполняют документы?

3. По каким признакам можно классифицировать управленческие документы?

4. К каким видам документов по различным классификационным признакам относятся устав организации, приказ по основной деятельности, отчет о прибылях и убытках, договор?

5. В чем заключается суть унификации и стандартизации документов?

Тема 1.3. Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления

Цель занятия: ознакомить студентов с нормативно-правовой базой, регламентирующей работу с документами.

Задачи:

1. рассмотреть структуру законодательной и нормативной базы документационного обеспечения управления;

2. изучить положения государственной системы документационного обеспечения управления и типовой инструкции по делопроизводству;

3. рассмотреть стандарты на унифицированные системы документации.

Изучаемые вопросы: структура законодательной и нормативной базы документационного обеспечения управления; государственная система документационного обеспечения управления: общие положения, общие требования к документам и службам документационного обеспечения; стандарты на унифицированные системы документации; типовая инструкция по делопроизводству: общие положения.

Основные понятия: государственная система документационного обеспечения управления, инструкция по делопроизводству.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам.

Законы РФ

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ

Постановления национального органа по стандартизации

Нормативные акты министерств, ведомств, федеральных органов исполнительной власти

Нормативная документация, в соответствии с которой оформляются документы

Нормативная документация по организации делопроизводства

Нормативная документация по организации архивного хранения документов

Нормативно-методические документы организаций, предприятий, местных органов исполнительной власти

Рис. 1.1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства.

Нормативные правовые акты, определяющие порядок делопроизводства подразделяются на акты, регулирующие общее делопроизводство, и акты, регулирующие специальное делопроизводство, например кадровое делопроизводство регламентируется трудовым законодательством РФ.

Документационное обеспечение управления регулируется нормативными актами разного уровня. Основополагающим документом для любой организации на территории РФ является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в т.ч. и локальных нормативных правовых актов организации.

Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами, являются положения о работе с конфиденциальными сведениями, касающимися персонала органов государственной власти и местного самоуправления, - требования соблюдения неприкосновенности частной жизни, личной и семейных тайн, защита чести и доброго имени.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает обязательность документирования информации, определил ряд терминов: «информация», «документированная информация» и т.д., обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

Федеральные законы « Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в РФ», устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов со специально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.

Ряд законодательных актов (ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Закон РФ «О языках народов РФ», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (постановление Правительства РФ «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи»), приданию документам на машинном носителе юридической силы (Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»).

Остановимся на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение.

Государственные стандарты.

Процессы стандартизации в сфере делопроизводства регулируются Федеральным законом от 27.02.02 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании».

Федеральным законом устанавливается принцип добровольного применения стандартов, которым определяется, что национальный стандарт применяется на добровольной основе равным образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции, осуществления процессов производства. Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия.

В соответствии с этими положениями ФЗ стандарты в сфере делопроизводства носят рекомендательный характер.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории РФ, относятся:

- государственные стандарты РФ (ГОСТы), применяемые в установленном порядке международные стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- стандарты отраслей, научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Все государственные стандарты, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации:

- ГОСТ 6.10.3 – 83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированные документов в коммуникативном формате»;

- ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»

- ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственная система документационного обеспечения управления.

Единые нормативные правовые требования к документационному обеспечению государственного управления были систематизированы в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. №33.

Эти требования распространялись на все системы документации государственных органов и учреждений, включая документы, создаваемые с помощью средств вычислительной техники.

ГСДОУ определяла порядок унификации документов, их состав, оформление реквизитов, общие требования к текстам документов; установила принципы организации документооборота, а также контроля исполнения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение. Нормативы ГСДОУ использовались при подготовке государственных стандартов, инструкций, регламентов, перечней в сфере делопроизводства.

Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. №536.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция используется не только федеральными органами власти, она также находит применение в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

Основные правила работы архивов организаций.

Правила освещают в соответствии с действующим Положением об архиве государственного учреждения требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работу с документами в архивах.