5. Иные расходы

Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.

К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:

- расходы по оплате услуг связи;

- дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);

- расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

- расходы на получение визы;

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

- другие расходы.

Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).

Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов.

6. Вычет ндс по командировочным расходам

Осуществление предприятием командировочных расходов затрагивает и налог на добавленную стоимость в части вычета сумм налога, относящихся к командировочным расходам, из общей суммы исчисленного налога.

Так, согласно пункту 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога на добавленную стоимость на налоговые вычеты по командировочным расходам.

Вычетам подлежат суммы НДС по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

В случае если в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ (налог на прибыль организаций) расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. В пределах норм в налоговую базу включаются только суточные. При этом суммы НДС с суточных не рассчитываются и вычету не подлежат. Это обусловлено тем, что выплата суточных регулируется трудовым законодательством, то есть считается добавленной стоимостью, созданной в организации, которая является работодателем для командированного работника (как, например, суммы заработной платы и различных доплат).

Самым эффективным способом ухода от налоговых споров является "профилактика". Всех командированных сотрудников необходимо инструктировать о том, как должны быть оформлены документы. В них либо вообще не должно быть упоминания об НДС, либо должна быть четко выделена сумма налога.

Следует признать, что в отношении покупки билетов на проезд к месту командировки и обратно работнику практически невозможно будет добиться выделения суммы НДС отдельной строкой. Наилучшим выходом в данной ситуации будет заключение договоров с агентствами по продаже билетов. В этом случае при покупке билетов у организации будут и счета-фактуры, и документы, подтверждающие фактическую оплату стоимости билетов. После того как на руках будут все необходимые документы, можно без проблем поставить НДС по расходам на проезд до места командировки и обратно к вычету. Такой вариант документального оформления командировочных расходов на проезд выгоден еще и тем, что при потере билета командированным лицом сумму НДС все равно можно зачесть.

Стоимость проезда к месту загранкомандировки и обратно может быть оплачена как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.

Однако в подпункте 4 пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса РФ сказано, что налогообложение производится по налоговой ставке 0 процентов при реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов.

Таким образом, налог на добавленную стоимость по международным перевозкам просто не начисляется и не платится, следовательно, и принять к вычету этот налог нельзя, поскольку он просто отсутствует.

В то же время предприятие может принять к вычету сумму НДС, уплаченного за услуги по перевозке пассажиров и багажа по Российской Федерации, но при условии что в проездном документе (билете) отдельно выделена сумма НДС.