11. Необходимость, сущность и виды контроля в менеджменте. Организация процесса контроля. Характеристики эффективного контроля. Контроллинг. Менеджмент

Контроль - это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его действия и решения и не нуждаются ли они в определенной корректировке.

Необходимость контроля в организации обусловлена следующими обстоятельствами:

*неопределенностью и изменчивостью внешней и внутренней среды. Это приводит к тому, что планы и структуры, вполне реальные и пригодные в момент их формирования, через определенное время оказываются неприменимыми или малоэффективными. Поэтому надо контролировать (то есть постоянно сопоставлять цели организации с внешними факторами и внутренними возможностями);

*необходимостью предупреждения возникновения кризисных ситуаций - для того, чтобы избежать кризиса или банкротства.

Виды контроля. Различают три вида контроля - предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль - это вид контроля, который осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами его осуществления является разработка правил, процедур и линий поведения. Их наличие создает условия для нормального функционирования организации. Например, разработка должностных инструкций и схемы организационной структуры управления при организации службы маркетинга на предприятии создает условия для функционирования данной службы, ее взаимодействия с другими подразделениями, информационного обеспечения и пр. Предварительный контроль может осуществляться в трех сферах - по отношению к человеческим, финансовым и материальным ресурсам организации.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего он проявляется в том, что руководители контролируют работу своих подчиненных. Текущий контроль - это прерогатива непосредственного начальника. При его организации необходимо учитывать обратную связь, то есть данные о полученных результатах. Они позволяют руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от намеченных целей.

Заключительный контроль - осуществляется после того, как работа выполнена. Многим кажется, что он осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы. Однако заключительный контроль имеет две важные функции:

он дает информацию руководству для планирования на будущее;

он дает информацию о необходимых вознаграждениях и взысканиях.

В современных условиях в организациях появляются новые формы осуществления функции контроля - например, мониторинг и контроллинг.

Мониторинг - это система постоянного наблюдения, сбора, обработки информации за отдельными составляющими внешней или внутренней среды предприятия. Эту функцию, как правило, вменяют определенной должности и ее выполнение вписывают в должностную инструкцию.

Контроллинг - это система непрерывного планирования, контроля и анализа за прибылью организации. Главной целью контроллинга является эффективное управление прибылью организации. Контроллинг определяют как внутренний финансовый контроль, который представляет собой организуемый на предприятии процесс проверки исполнения и обеспечения реализации всех управленческих решений в области финансовой деятельности с целью реализации финансовой стратегии

Организация процесса контроля

Процесс контроля включает три четко различимых этапа: -Выработка стандартов и критериев. -Измерение фактических результатов и их сопоставление с планируемыми. -Принятие необходимых корректирующих действий.

1 этап - установление стандартов. Стандарты - это конкретизация целей, формулировка их в таком виде, который позволяет их измерить, оценить их динамику. То есть стандарт - это цель, прогресс в отношении которой поддается измерению.

2 этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям и насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

Установить масштаб допустимых отклонений - Измерение результатов - Передача и распространение информации – Оценка информации

3этап процесса контроля – действия(ничего не предпринимать; устранить откл-ние; пересмотреть стандарт)

Характеристики эффективного контроля Чтобы процесс контроля был эффективным, при его организации необходимо учитывать ряд требований:

стратегическую направленность контроля–т.е. контролировать надо достижение общих приоритетов организации;

ориентацию на результаты. Это означает, что информация о результатах контроля важна только в отношении тех параметров, по которым можно оценить вклад работника в достижение целей предприятия.

своевременность контроля. Это проявляется во временном интервале между проведением измерений или оценок. Этот интервал зависит от временных рамок плана и скорости изменений в организации.

гибкость контроля - то есть его способность адаптироваться к переменам. простоту контроля. Как правило, чем проще осуществлять контроль, тем он эффективнее, так как требует меньше усилий и более понятен людям. экономичность контроля. Все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые им преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля или внести в нее поправки. Таким образом, эффективный контроль - это контроль, который дает нужную информацию нужным людям .