Глава 2. Ввод в план счетов нового субсчета

При настройке плана счетов чаще всего возникает необходимость вво­дить новые субсчета к уже существующим счетам или субсчетам. В отличие от этого, ввод новых счетов выполняется, как правило, когда законодательно изменяется план счетов в целом, и, хотя бывает это достаточно редко, ниже в этой части нашей книги мы продемонстри­руем, как вводить в план счетов новые счета.

План счетов в «1C:Бухгалтерии 7.7» рассчитан на наиболее общее применение и, естественно, в нем не могут быть учтены специфиче­ские особенности ведения учета. Характерным примером может слу­жить ведение учета на счете 74. В плане счетов типовой конфигурации к счету 74 открыты три субсчета, каждый из которых является груп­пой, то есть не может участвовать в проводках. Правила ведения учета на счете 74 требуют открытия к субсчетам первого уровня субсчетов второго уровня, индивидуальных для каждой организации. Например, для ведения учета договоров простого товарищества предназначен суб­счет 74.1. При заключении договора простого товарищества к субсчету 74.1 открывается субсчет следующего (второго) уровня и на этом суб­счете ведется учет в разрезе контрагентов. Аналогично ведется учет на субсчетах 74.2 и 74.3.

Таким образом, чтобы отражать расчеты по договорам простого то­варищества в «1С:Бухгалтерии 7.7», пользователю потребуется самому вводить необходимые субсчета к субсчету 74.1, который уже задан в плане счетов программы как группа.

Сначала хотелось бы напомнить, что в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» счета и субсчета можно вводить как в режиме «1С:Предприятие» (когда с программой работает конечный пользователь), так и в режиме «Конфигуратор». Поскольку открытие новых субсчетов к субсчету 74.1 происходит в процессе ведения учета и не затрагивает структуры ве­дения учета, выполнять открытие этих субсчетов мы будем в режиме запуска «1С:Предприятие».

Для запуска «1С:Бухгалтерии» можно воспользо­ваться меню Пуск (Start).

Нажмите кнопку Пуск (Start) и последова­тельно выберите пункты Програм­мы (Programs) — 1C Предприятие — 1C Предприятие Монопольно из появляющихся меню.

После этого на экране появляется диалог запуска 1С: Предприятия. В появившемся диалоге установите курсор в списке информационных баз на ту базу, с которой вы хотите работать. Выделим в списке ин­формационных баз строку «1С:Бухгалтерия. Типовая конфигурация (демо)» и нажмем кнопку «ОК».

Если до этого вами или кем-либо еще для данной конфигурации был заведен список пользователей, то при запуске программы будет выдан диалог авторизации, в котором нужно выбрать свое имя из спи­ска пользователей и ввести пароль, если он для вас установлен. Если список пользователей не создавался, то вход в программу выполняется сразу.

Для ускорения запуска программы можно создать на рабочем столе Win­dows ярлык, в поле «Объект» которого указать все параметры, необходи­мые для запуска программы: режим запуска, путь к информационной базе и имя пользователя, если необходимо.

Тогда запуск программы можно будет выполнять, просто дважды щелкнув по этому ярлыку мышью, - никаких дополнительных диалогов появляться уже не будет.

Откройте план счетов. Сейчас мы находимся в режиме запуска «1С:Предприятие». Чтобы открыть план счетов, необходимо открыть меню «Операции» главного меню программы и вы­брать пункт «План счетов».

Часто одно и то же действие в программе можно выполнить нескольки­ми разными способами:

•при помощи главного меню программы

•используя кнопки панелей инструментов

•при помощи контекстного меню (которое вызывается нажатием пра­вой кнопки мыши);

•нажав комбинацию «горячих клавиш».

Наиболее полный список возможных действий в каждом конкретном режиме следует искать в главном меню программы. Поэтому, если вы не знаете, как выполнить какое-либо действие, или хотите узнать, какие действия в данном режиме доступны, рекомендуется посмотреть все ко­лонки главного меню.

Содержимое некоторых колонок главного меню зависит от конкрет­ного режима работы программы. В первую очередь, это касается меню «Действия», в котором выводятся все возможные команды, доступные в текущем режиме работы.

Если вы уже знакомились с программой, то обратили внимание, что большинство пунктов главного меню программы и контекстных ме­ню имеют пиктограммы слева от названия. Это значит, что на ка­кой-либо панели инструментов программы существует кнопка, анало­гичная по назначению выбранному пункту меню. Рисунок на кнопке совпадает с пиктограммой около пункта меню, и такое соответствие по­зволяет легко запомнить назначение кнопок панелей инструментов.

Кроме этого, в правой части того или иного пункта меню выдается также комбинация «горячих клавиш», нажатие на которые равносильно выбору этого пункта меню или нажатию кнопки панели инструментов.

Чтобы ускорить свою работу, для выполнения различных команд используйте комбинации "горячих клавишх" или кнопки панелей инструментов. Отсутствующие на экране панели инструментов можно включить в режиме "Панели инструментов" (меню "Сервис" главного меню программы). В дальнейшем мы будем показывать только один из всех возможных команд главного меню (или при помощи мыши, если для выполнения каких-либо действий не существует подходящих команд в меню).

План счетов представляет собой таблицу, каждая строка которой содержит определенный счет или субсчет бухгалтерского учета. В списке счетов так­же выводятся колонки, отражающие различные характеристики счета.

Колонка «Код» содержит полный код счета (субсчета). Для счета перво­го уровня это будет код счета; для субсчетов код будет состоять из кода счета и кода субсчета, разделенных точкой.

Колонка «Наименование» содержит наименование счета (субсчета). На­именования счетов, входящих в типовую конфигурацию 1С: Бухгалтерии 7.7, соответствуют «Плану счетов бухгалтерского учета,..».

В колонке «Вал» указывается признак того, ведется ли валютный учет по счету (субсчету). Если по счету ведется валютный учет, то в этой колон­ке ставится «+».

В колонке «Кол.» указывается признак того, ведется ли количественный учет по счету (субсчету). Если по счету ведется количественный учет, то в этой колонке ставится «+».

Признаки ведения на счете валютного и (или) количественного учета, фактически, служат для настройки структуры бухгалтерского учета. Так, включение количественного учета дает возможность вести не только де­нежный, но и натуральный учет. В свою очередь, включение признака ва­лютного учета позволяет отражать на счетах бухгалтерского учета суммы не только в рублях, но и в валюте.

В колонке «Заб.» указывается признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе «Заб.» ставится «+».

Если для счета включен признак забалансового счета, счет нельзя будет корреспондировать в бухгалтерских проводках с балансовыми счетами — программа выдаст соответствующее предупреждение. С другой стороны, по забалансовым счетам не контролируется соблюдение принципа двойной записи: забалансовый счет может не иметь корреспондирующего счета в проводке.

Для ввода в план счетов нового субсчета в колонке «Акт.» указывается признак «активности» счета. Этот при­знак определяет, каким образом будет отображаться остаток по счету.

В отличие от других характеристик счета, этот признак может прини­мать одно из 3-х возможных значений: счет (или субсчет) может быть по­мечен как «активный» («А»), «пассивный» («П») или «актив­но-пассивный» («АП»).

У счета, помеченного как «активный», не будет кредитового остатка. Дебетовый остаток на счете будет выводиться (например, в оборот-но-сальдовой ведомости) со знаком «+»; если остаток будет кредитовым, то он все равно будет показываться как дебетовый, но со знаком «-».

Например, в плане счетов «1С:Бухгалтерии 7.7» счет 50 «Касса» обо­значен как «активный». Если в процессе отражения операций по этому счету остаток по какой-либо причине станет кредитовым (например, «зад­ним числом» сначала ввели все выдачи денег из кассы, а затем — все по­ступления), то в оборотно-сальдовой ведомости появится отрицательное число в колонке «Сальдо на конец периода — Дебет» по строке 50 счета.

У счета, помеченного как «пассивный», наоборот, не будет дебетового остатка. Кредитовый остаток на счете будет выводиться со знаком «+», а если остаток будет дебетовым, то он все равно будет показываться как кре­дитовый, но со знаком «-». Дебетового остатка у пассивного счета не будет.

Активно-пассивный счет может иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток. Для такого счета соответствующий остаток всегда будет выдавать­ся со знаком «+».

В колонках «Субконто1»...«СубконтоЗ» указываются виды субконто счета. Значения колонок определяют ведение аналитического учета по дан­ному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке «Субконто1» вида субконто «Материалы» будет определять ведение учета по данному счету в разрезе материалов.

Самая левая колонка плана счетов является служебной. В ней особыми значками, похожими на стилизованную букву «Т», обозначается состояние счета.

Прежде всего, значки отличаются цветом буквы «Т». Желтый цвет бук­вы «Т» означает, что счет является счетом-группой. Такой счет не может использоваться при вводе проводок — проводки можно вводить только по субсчетам этого счета. Обычно, счетами-группами являются счета, для ко­торых требуется знать развернутое сальдо по субсчетам. «Т» голубого пвета обозначает, что этот счет является собственно сче­том и может участвовать как корреспондирующий счет при формировании проводок. «Галочка» красного цвета означает, что данный счет или субсчет введен в Конфигураторе, и не может редактироваться в режиме запуска «1С:Предприятие».

Счета и субсчета, введенные в план счетов в режиме запуска «1С:Предприятие», можно помечать на удаление. При пометке на удаление счета или субсчета значок перечеркивается.

В «1С:Предприятии» имеется возможность показа плана счетов в виде иерар­хического списка. Включение (и выключение) этого режима осуществляется выбором пункта «Иерархический список» из меню «Действия» главного меню программы.

План счетов, отображаемый в виде иерархического списка, содержит только счета первого уровня, без подчиненных им субсчетов. Для просмотра субсчетов какого - либо счета надо дважды щелкнуть мышкой по значку в виде двух «букв Т» — Т. Чтобы увидеть субсчета, например, 10 счета, следует дважды щелк­нуть мышью значок Т в крайней левой колонке плана счетов.

В «1С: Предприятии» можно также установить режим редактирования пла­на счетов в диалоге. В этом режиме для ввода нового счета (субсчета) будет открываться специальный диалог. Включение (и выключение) этого режи­ма осуществляется выбором пункта «Редактировать в диалоге» из меню «Действия» главного меню программы.

Для ввода нового субсчета в план счетов сначала следует ввести новую строку. Для этого выберем пункт «Новый» из меню «Действия» главного меню программы и начнем вводить новый субсчет в по­следней строке таблицы плана счетов. Введите код и наименование субсчета. Сначала необходимо указать код и наименование создаваемого субсчета.

В плане счетов 1С:Бухгалтерии 7.7 (как и в «Плане счетов финансово-хозяйственной деятельно­сти предприятий...») код субсчета может состоять из 3-х частей: кода счета первого уровня и кода счета второго уровня. Поэтому сначала нам необходимо указать код счета верхнего уровня «74», затем нажать «.» и ввести код субсчета «1», сно­ва нажать «.» и ввести код нового субсчета, например, «1». Нажмем клавишу Enter, чтобы завершить ввод кода субсчета, при этом курсор перейдет в следующее поле, предназначенное для ввода наименования субсчета.

Введем наименование нового субсчета, например, «Договор номер 1» и опять нажмем Enter. Курсор переместится в следующую колонку таблицы. Далее будем нажимать клавишу Enter, это позволит нам пе­ремещаться по колонкам таблицы, не изменяя их. В последней колон­ке, содержащей полное название субсчета можно ввести текст, напри­мер, «Расчеты по договору № 1 простого товарищества».

После нажатия Enter в последней колонке плана счетов, введенный нами субсчет занимает свое место в плане счетов в соответствии с за­данным кодом, унаследовав свойства счета 74. Рассмотрим свойства созданного нами субсчета.

Свойствами субсчета (как и счета, конечно), по­мимо уже указанных кода и наименования, в «1С:Бухгалтерии 7.7» являются:

• признак ведения валютного учета;

• признак ведения количественного учета;

• признак забалансового счета;

• признак «активный-пассивный».

В большинстве случаев свойства определяются соответствующими установками, заданными для счета в целом: если для счета задано ведение количественного учета (как, например, это сделано для счета 10 «Материа­лы»), то у всех субсчетов этого счета признак ведения количественного учета будет поставлен автоматически. Однако, если признак для счета в целом не указан, то для субсчетов признак ведения количественного учета может устанавливаться индивидуально и независимо: например, можно указать признак ведения количественного учета только для некоторых суб­счетов счета (хотя сложно придумать какое-либо логичное объяснение для такой настройки субсчетов).

Все, сказанное выше, справедливо и для признака ведения на счете ва­лютного учета: если такой признак установлен для счета в целом, он будет автоматически проставлен при вводе нового субсчета к этому счету; если для счета этот признак отсутствует, его можно установить индивидуально для субсчета.

В отличие от признаков количественного и валютного учета, признак забалансового счета устанавливается в целом для счета: его нельзя устано­вить отдельно для субсчетов, даже если для счета в целом он не установлен.

Порядок назначения счету признака «Активно-пассивный» зависит от того, создаете ли вы новый счет в плане счетов или новый субсчет к уже существующему счету.

Для нового счета этот признак может принимать любое из 3-х значений: «Активный», «Пассивный» или «Активно-пассивный». Конкретное значе­ние признака определяется исключительно потребностями учета. Однако если открывается новый субсчет к уже существующему счету, этот признак определенным образом «наследуется» от счета — это зависит от установки признака у счета.

Так, если для счета в целом выбран признак «Активно-пассивный» («АП»), то для субсчетов этого счета признак можно устанав­ливать индивидуально и независимо друг от друга.

Напротив, если для счета в целом установлен признак «Актив­ный» («А») или «Пассивный» («П»), то для субсчетов этого счета будет автоматически поставлено то же значение признака, которое стоит у счета в целом.

Итак, новый субсчет в плане счетов занял следующую строку после строки субсчета 74.1. Мы видим, что субсчету 74.1.1 уже установлен определенный набор свойств — это те же свойства, которые установ­лены субсчету 74.1 и счету 74. Свойства субсчета можно изменить, для этого надо щелкнуть мышкой в колонке, и с помощью кнопки выбора изменить значение, записанное в колонке.

В колонке «Вал.» плана счетов ставится признак ведения по счету валютного учета. Если этот признак для счета (или субсчета) постав­лен, то при вводе проводок по этому счету потребуется указывать не только сумму в рублях, но и в валюте. Соответственно, остатки и обо­роты этого счета будут выдаваться как в рублях, так и в валюте. Но, в данном случае, исходя из назначения создаваемого субсчета, правиль­ным будет не включать признак валютного учета.

В колонке «Кол.» плана счетов для счета ставится признак ведения количественного учета. Если этот признак включен, то при вводе про­водок можно будет указывать не только сумму, но и количество. Обычно количественный учет применяется на счетах учета товар­но-материальных ценностей, поэтому здесь мы также не будем вклю­чать признак количественного учета.

В колонке «Заб» для счета указывается признак того, что счет яв­ляется «забалансовым». Программа не позволяет корреспондировать такие счета в проводках с балансовыми счетами. Но когда вводится субсчет к уже существующему счету, этот признак будет «наследован» от счета, — то есть для субсчета будет автоматически установлено та­кое же значение этого признака, которое существует у счета.

Теперь следует указать признак «активности» создаваемого субсче­та. Мы ввели новый субсчет для существующего субсчета 74.1, для которого этот признак установлен в «АП» («Активно-пассивный»). Поэтому мы оставим субсчету 74.1.1 назначенный признак «АП». Это полностью отражает суть субсчетов счета 74, остатки на субсчетах могут быть как дебетовыми, так и кредитовыми.

Строго говоря, установка этого признака требует, скажем так, неко­торого навыка, особенно если программу используете не только вы: не всякий бухгалтер сразу правильно воспримет появление числа со зна­ком «-» в колонке оборотно-сальдовой ведомости «Сальдо на конец периода - Дебет» для какого-либо счета. Тем не менее, правильная установка признака «Активно-пассивный» является, своего рода, средством дополнительного контроля за правильностью ведения учета.

Помимо этих свойств, для нового субсчета в типовой конфигурации установлен также признак ведения аналитического учета «Субконто» по виду субконто «Контрагенты». Изменить эту настройку невозмож­но, так как она унаследована от счета 74, то есть если щелкнуть мыш­кой в колонке «Субконто», то никаких действий выполнено не будет.

Теперь еще немного о настройке аналитического учета. Как мы уже говорили, аналитика для нового субсчета унаследована от счета, и если мы попробуем изменить вид субконто, у нас ничего не выйдет.

Однако для нового субсчета можно добавить еще одно измерение аналитики, для этого надо указать наименование вида субконто в ко­лонке «Субконто2» плана счетов. Но для этого только что созданного субсчета это не нужно, и мы просто откажемся от редактирования ана­литики.

Теперь при работе с типовой конфигурацией «1С:Бухгалтерии» вы можете вводить проводки, используя новый субсчет; этот субсчет бу­дет фигурировать во всех стандартных отчетах, то есть, он будет вести себя, как и любой другой счет в плане счетов.