Настройка отчетов о задачах

Отчет о задачах, предлагаемый программой Microsoft Project по умолчанию, может оказаться для вас излишне подробным, сложным для восприятия, недостаточно структурированным или не содержащим нужных сведений. В этом раздел вы узнаете, как создавать и настраивать отчеты о задачах: фильтровать работы устанавливать группировку задач по временным периодам, форматировать текст, сортировать работы.

Сначала создадим отчет, в котором сгруппируем задачи по месяцам.

• Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports) (Рис. 6.3).

• Выберите значок w с надписью Настраиваемые (Custom).

• Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Настраиваемые отчеты (Custom Reports) (Рис. 6.34).

Рис. 6.34. Диалог Настраиваемые отчеты (Custom Reports)

• Нажмите кнопку Создать (New) для создания нового отчета. На экране поя­вится диалог Определение нового отчета(Define New Report) (Рис. 6.35).

Рис. 6.35. Диалог Определение нового отчета (Define New Report)

Данный диалог обеспечивает выбор типа создаваемого отчета.

• В списке Тип отчета (Report type) выберите тип создаваемого отчета Задача (Task).

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Отчет о задачах (Task Re­port) для создания и настройки отчета о задачах.

• Выберите вкладку Определение (Definition) для определения основных па­раметров отчета (Рис. 6.36).

Рис. 6.36. Вкладка Определение (Definition) диалога Отчет о задачах (Task Report)

• В поле ввода Название (Name) введите название создаваемого отчета Помесячный отчет о задачах.

• В открывающемся списке Период (Period) выберите строку Месяцы (Months), чтобы задачи в отчете группировались по месяцам.

• Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Число единиц времени (Count) отображается число 1, чтобы работы группировались по одному месяцу.

• Нажмите кнопку ОК. Диалог Отчет о задачах (Task Report) закроется.

• Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Помесячный отчет о задачах.

• Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с помесячным отчетом о задачах (Рис. 6.37).

В колонке Ид. (ID) отчета отображаются номера задач и месяцы выполнения проекта. В столбце Название задачи (Task Name) представлены названия работ. В колонке Длительность (Duration) выводятся длительности задач, в столбце Начало (Start) - даты начала работ, в колонке Окончание (Finish) - даты завер­шения задач.

Рис. 6.37. Помесячный отчет о задачах

• Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с помесячным отче­том о задачах.

Теперь создадим отчет о задачах с фильтрацией по датам и отформатированным текстом.

• В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку Создать (New). На экране появится диалог Определение нового отчета (Define New Report) (Рис. 6.35).

• В открывающемся списке Тип отчета (Report type) выберите тип создаваемого отчета Задача (Task).

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Отчет о задачах (Task Report) с открытой вкладкой Определение (Definition) (Рис. 6.36).

• В поле ввода Название (Name) введите название создаваемого отчета Отфильтрованный отчет о задачах.

• Установите флажок Показывать суммарные задачи (Show summary tasks), чтобы в отчете отображались суммарные задачи.

• В открывающемся списке Фильтр (Filter) выберите строку Диапазон дат (Date Range) для фильтрации работ по датам.

С помощью флажка Выделяющий фильтр (Highlight) можно потребовать ото­бражение всех задач, но работы, отвечающие условиям фильтра, будут выделены.

• Нажмите кнопку Текст (Text). На экране появится диалог Стили текста (Text Styles) для форматирования текста отчета (Рис. 6.38).

Рис. 6.38. Диалог Стили текста (Text Styles)

• В открывающемся списке Изменяемый элемент (Item to Change) выберите строку Суммарные задачи (Summary tasks), чтобы изменять формат текста для суммарных задач.

• В открывающемся списке Шрифт (Font) выберите шрифт Times New Roman.

• В открывающемся списке Начертание (Font style) выберите строку жирный (Bold), чтобы названия суммарных задач выводились полужирным шрифтом.

• В открывающемся списке Размер (Size) выберите размер шрифта 10 пунктов.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Стили текста (Text Styles).

• В диалоге Отчет о задачах (Task Report) нажмите кнопку ОК. Диалог Отчет о задачах (Task Report) закроется.

• Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Отфильтрованный отчет о задачах.

• Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится первый диалог Диапазон дат (Date Range) (Рис. 6.13).

• В поле ввода Показать задачи, которые начинаются или заканчиваются после (Show tasks that start or finish after) введите дату 01.02.05, после которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть первый диалог Диапазон дат (Date Range). На экране появится второй диалог Диапазон дат (Date Range) (Рис. 6.14).

• В поле ввода И до (And before) введите дату 01.03.05, до которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть второй диалог Диапазон дат (Date Range). На экране появится окно с отфильтрованным по датам отчете о задачах (Рис. 6.39).

Рис. 6.39. Отфильтрованный отчет о задачах

Обратите внимание, что в отчете отображаются только задачи, даты которых соответствуют условию фильтра, при этом суммарные работы представлены по­лужирным шрифтом.

• Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отфильтрованным отчетом о задачах.

Давайте создадим отчет, в котором будут отображаться затраты.

• В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку Создать (New). На экране появится диалог Определение нового отчета (Define New Report) (Рис. 6.35).

• В открывающемся списке Тип отчета (Report type) выберите тип создавае­мого отчета Задача (Task).

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Отчет о задачах (Task Report) с открытой вкладкой Определение (Definition) (Рис. 6.36).

• В поле ввода Название (Name) введите название создаваемого отчета Рас­ширенный отчет о задачах.

• Выберите вкладку Подробности (Details) для отображения дополнительных сведений о работах (Рис. 6.40).

Рис. 6.40. Вкладка Подробности (Details) диалога Отчет о задачах (Task Report)

Группа элементов управления Задача (Task) предназначена для включения в отчет дополнительных сведений о задаче. Флажок Заметки (Notes) позволяет отображать рядом со строкой работы заметки о ней. С помощью флажка Объекты (Objects) можно выводить в отчете связанные с задачей объекты. Флажки Пред­шественники (Predecessors) и Последователи (Successors) используются для отображения рядом со строками работ своих предшественников и последо­вателей.

Группа элементов управления Назначение (Assignment) предназначена для включения в отчет дополнительных сведений о назначениях. При установке лю­бого флажка группы Назначение (Assignment) рядом со строкой работы будут отображаться назначенные ресурсы. Флажок Заметки (Notes) позволяет выво­дить заметки о ресурсах. С помощью флажков Затраты (Cost) и Трудозатраты (Work) можно отображать данные о затратах и трудозатратах.

• В группе элементов управления Назначение (Assignment) установите флажок Затраты (Cost), чтобы рядом с назначениями выводились данные о затратах.

• Установите флажок Границы вокруг сведений (Border around details) для отображения рамок вокруг сведений отчета.

• Установите флажок Линии сетки между сведениями (Gridlines between details), чтобы выводить разделительные горизонтальные линии между ос­новными сведениями отчета.

Флажок Показывать итоги (Show totals) позволяет отображать результат сум­мирования столбцов отчета.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о задачах (Task Report).

• Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Расширенный отчет о задачах.

• Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с расширенным отчетом о задачах (Рис. 6.41).

Рис. 6.41. Расширенный отчет о задачах

Обратите внимание, что наряду с работами в отчете отображаются назначенные ресурсы и данные о затратах.

• Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с расширенным отче­том о задачах.

Попробуем настроить созданный отчет для сортировки работ по длительности.

• Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Расширенный отчет о задачах.

• Нажмите кнопку Изменить (Edit). На экране появится диалог Отчет о задачах (Task Report).

• Выберите вкладку Сортировка (Sort) (Рис. 6.42).

Рис. 6.42. Вкладка Сортировка (Sort) диалога Отчет о задачах (Task Report)

• В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по (Sort by) выберите строку Длительность (Duration), чтобы сортировать работы по длительности.

• Если в группе Сортировать по (Sort by) не установлен переключатель по возрастанию (Ascending), то установите его для сортировки задач по возрастанию длительности.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о задачах (Task Report).

• Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Расширенный отчет о задачах.

• Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с отсортиро­ванным отчетом о задачах (Рис. 6.43).

Рис. 6.43. Отсортированный отчет о задачах

Как легко заметить, работы в отчете отсортированы по возрастанию длительности.

• Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отсортированным отчетом о задачах.

• В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку За­крыть (Close). Диалог Настраиваемые отчеты (Custom Reports) закроется.

• В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалог.

Следует отметить, что вы можете сортировать отчет сразу по не-I скольким признакам, что требует использования групп Затем по (Then I by) на вкладке Сортировка (Sort) диалога Отчет о задачах (Task Report).