Подготовка отчетов о затратах
Финансовая сторона проекта играет особую роль для заказчиков. Например, полезно познакомиться с затратами по проекту во времени, иными словами, с движением денежных средств. В этом разделе вы рассмотрите, как создавать отчеты о затратах: движении денежных средств, бюджете, задачах и ресурсах с превышением бюджета.
Сначала создадим отчет о движении денежных средств.
Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports) (Рис. 6.3).
Выберите значок с надписью Затраты (Costs).
Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о затратах (Cost Reports) (Рис. 6.17).
Рис. 6.17. Диалог Отчеты о затратах (Cost Reports)
Выберите значок с надписью Движение денежных средств (Cash Flow).
Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о движении денежных средств (Рис. 6.18).
Рис. 6.18. Отчет о движении денежных средств
В левой части таблицы отчета отображаются задачи проекта, а в верхней строке таблицы - отрезки времени, по которым показано движение денежных средств. В правой части таблицы выводятся затраты по каждой работе проекта во времени. В строке Итого (Total) представлены суммарные затраты проекта по периодам времени.
Нажмите кнопку ► на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о движении денежных средств (Рис. 6.19).
Рис. 6.79. Вторая часть отчета о движении денежных средств
Нажмите кнопку ► на панели инструментов. В окне появится третья часть отчета о движении денежных средств.
Нажмите кнопку ► на панели инструментов. В окне появится заключительная часть отчета о движении денежных средств (Рис. 6.20).
Рис. 6.20. Заключительная часть отчета о движении денежных средств
В столбце Итого (Total) заключительной части отчета отображаются суммарные затраты по каждой задаче проекта.
Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о движении денежных средств.
Теперь создадим отчет о бюджете.
В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Затраты (Costs).
Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о затратах (Cost Reports) (Рис. 6.17).
Выберите значок с надписью Бюджет (Budget).
Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о бюджете (Рис. 6.21).
В колонке Ид. (ID) отчета отображаются номера задач проекта, в столбце Название задачи (Task Name) - названия работ. В колонке Фиксированные затраты (Fixed Cost) выводятся фиксированные затраты на задачи, а в столбце Начисление фикс, затрат (Fixed Cost Accrual) - способы начисления фиксированных затрат.
Нажмите кнопку ► на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о бюджете (Рис. 6.22).
Рис. 6.21. Отчет о бюджете
Рис. 6.22. Вторая часть отчета о бюджете
В столбце Общие затраты (Total Cost) отображаются затраты на каждую работу, в столбце Базовые (Baseline) - запланированные затраты на задачу, в колонке Фактические (Actual) - фактические стоимости работ, а в столбце Отклонение (Variance) - разности между плановыми и фактическими расходами на задачу.
Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о бюджете.
Сейчас создадим отчет о задачах с превышением бюджета.
В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Затраты (Costs).
Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о затратах (Cost Reports) (Рис. 6.17).
Выберите значок с надписью Задачи с превышением бюджета (Overbudget Tasks).
Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о задачах с превышением бюджета (Рис. 6.23).
В отчете отображается список задач, затраты на которые превышают запланированный на них бюджет. Структура данного отчета совпадает с отчетом о бюджете. Обратите внимание, что в проекте две задачи превышают свой бюджет.
Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о задачах с превышением бюджета (Рис. 6.24).
Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о задачах с превышением бюджета.
Давайте создадим отчет о ресурсах с превышением бюджета.
В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Затраты (Costs).
Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о затратах (Cost Reports) (Рис. 6.17).
Выберите значок с надписью Ресурсы с превышением бюджета (Over-budget Resources).
Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о ресурсах с превышением бюджета (Рис. 6.25).
Структура данного отчета совпадает с отчетом о бюджете. Обратите внимание, что в проекте три ресурса превышают свой бюджет.
Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о ресурсах с превышением бюджета.
В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close). Диалог Отчеты (Reports) закроется.
Заметим, что для создания отчета с данными об освоенном объеме можно воспользоваться значком с надписью Освоенный объем (Earned Value) в диалоге Отчеты о затратах (Cost Reports).