Создание отчетов и вывод на печать

По мере выполнения проекта может возникать необходимость в получении ис­черпывающей информации о ходе проекта. Для подобных целей используются отчеты, которые полезны не только заказчику, но и сотрудникам и руководи­телю проекта.

Отчеты позволяют получить любую необходимую информацию о работах, их стоимости, выполнении, ресурсах. Например, вы можете напечатать календарь, отображающий только работы, которые должны быть выполнены, диаграмму, демонстрирующую критический путь, или отчет, на котором показаны кон­трольные точки, отсортированные по стоимости. Может потребоваться готовить отчеты еженедельно, ежемесячно или с другим периодом. Вы можете распеча­тать отчет или отправить его по электронной почте.

В этой главе мы рассмотрим, как создавать статистику проекта, отчеты о зада­чах, затратах, назначениях, текущей деятельности. Также вы познакомитесь с настройкой отчетов о задачах, ресурсах, календарях. Отдельно будет рассмот­рен вопрос вывода информации о проекте на печать.

Подготовка статистики проекта

После создания плана проекта и начала его выполнения иногда нужно просмот­реть общую информацию обо всем проекте: плановые и фактические даты начала и завершения проекта, отклонения фактических данных от плановых, сводные сведения по длительности, трудозатратам и стоимости. В этом разделе вы узнаете, как получить статистику проекта.

• Выберите команду меню Проект ♦ Сведения о проекте (Project ♦ Project Information). На экране появится диалог Сведения о проекте (Project Infor­mation) (Рис. 6.1).

Рис. 6.1. Диалог Сведения о проекте (Project Information)

В открывающихся списках Дата начала (Start date) и Дата окончания (Finish date) отображаются даты начала и даты завершения проекта.

• Нажмите кнопку Статистика (Statistics). На экране появится диалог Стати­стика проекта (Project Statistics) (Рис. 6.2).

Рис. 6.2. Диалог Статистика проекта (Project Statistics)

В строках Текущее (Current) и Базовое (Baseline) отображаются данные по те­кущему и базовому плану. В строке Фактическое (Actual) представлены факти­ческие данные. В строке Отклонение (Variance) находится отклонение фактиче­ских данных от плановых.

В столбцах Начало (Start) и Окончание (Finish) отображаются даты начала и завершения проекта. В столбцах Длительность (Duration), Трудозатраты (Work) и Затраты (Cost) представлены длительность, трудозатраты и стоимость проекта. В полях Длительность (Duration) и Трудозатраты (Work) группы эле­ментов управления Процент завершения (Percent complete) находятся сведения о проценте завершения проекта по длительности и трудозатратам.

Обратите внимание, что отклонение между плановой и фактической длительно­стями проекта составляет более 1 дня. При этом превышения запланированного бюджета проекта нет.

• Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалог Статистика проекта (Project Statistics).

Теперь отобразим статистику проекта другим способом.

• Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports) (Рис. 6.3).

Рис. 6.3. Диалог Отчеты (Reports)

• Выберите значок с надписью Обзорные (Overview).

• Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Обзорные отчеты (Overview Reports) (Рис. 6.4).

Рис. 6.4. Диалог Обзорные отчеты (Overview Reports)

• Выберите значок с надписью Сводка по проекту (Project Summary).

• Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно со сводными данными о проекте.

• Щелкните мышью примерно в середине верхней части листа, чтобы увели­чить его изображение (Рис. 6.5).

Рис. 6.5. Сводные данные о проекте

В верхней части сводного отчета отображаются название проекта и текущая да­та. Основные сводные показатели сгруппированы. В группе Даты (Dates) выво­дятся данные о датах начала и завершения проекта. В строках Начало (Start), Баз. начало (Baseline Start), Факт, начало (Actual Start) расположены даты на­чала проекта по текущему плану, базовому плану и по факту. В строках Окон­чание (Finish), Баз. окончание (Baseline Finish), Факт, окончание (Actual Finish) представлены даты завершения проекта по текущему плану, базовому плану и по факту. В строках Отклон. начала (Start Variance) и Отклон. оконча­ния (Finish Variance) отображаются расхождения плановых и фактических дат применительно к началу и завершению проекта.

В группе Длительность (Duration) выводятся данные по длительности проекта. В группе Трудозатраты (Work) можно увидеть данные о трудозатратах, а в группе Затраты (Costs) - данные о стоимости проекта. В строках Текущий план (Scheduled) этих групп представлены данные текущего плана, в строках Базовый план (Baseline) - данные базового плана. В строках Фактические (Actual) отображаются фактические данные проекта, а в строках Отклонение (Variance) -расхождения между текущим и базовым планами. В строках Оставшиеся (Remaining) расположены данные об оставшейся длительности, трудозатратах или стоимости, а в строках Процент завершения (Percent Complete) - процент завершения.

В группе Состояние задачи (Task Status) представлены количественные данные о состоянии выполнения работ. В строке Еще не начатые задачи (Tasks not yet started) отображается число работ, которые не начали выполняться, в строке Выполняющиеся задачи (Tasks in progress) - количество задач в стадии вы­полнения. В строке Завершенные задачи (Tasks completed) выводится число завершившихся работ, а в строке Итого задач (Total Tasks) - общее количество задач в проекте.

В группе Состояние ресурса (Resource Status) представлены количественные данные о ресурсах проекта. В строке Трудовые ресурсы (Work Resources) ото­бражается число сотрудников в проекте, в строке Трудовые ресурсы с прев, дост. (Overallocated Work Resources) - количество перегруженных специали­стов. В строке Материальные ресурсы (Material Resources) выводится число материальных ресурсов, а в строке Итого ресурсов (Total Resources) - общее количество ресурсов в проекте. Обратите внимание, что в проекте задействовано 6 сотрудников и 5 материальных ресурсов.

Для вывода отчета на печать следует воспользоваться кнопкой Печать (Print).

• Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно со сводными данными проекте.

• В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close). Диалог Отчеты (Reports) закроется.

Следует отметить, что, как правило, в отчетах нужны более подробные сведения о проекте, например, о задачах или ресурсах, о чем пой\ дет речь в следующих разделах.