Тема 3. Характеристика системы управления персоналом организации

3.1. Сущность организационного проектирования системы управления персоналом организации. Стадии организационного проектирования

Организационное проектирование – процесс разработки проектов организации производственных систем и систем управления. Организационное проектирование позволяет формировать системы с заранее заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации. Целью организационного проектирования является придание процессу создания новых систем или развитию действующих целенаправленности, научной обоснованности.

Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организацией, так как первое включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, но и всех линейных руководителей, выполняющих функции научно-технического, производственного, экономического руководства, руководства внешними хозяйственными связями.

Системный функционально-целевой подход к разработке проектов систем управления всех уровней иерархии позволяет комплексно подойти к решению проблем.

Факторы проектирования организации – параметры внешней и внутренней среды, которые необходимо учитывать при создании проекта организационной структуры. Выделяют четыре группы факторов: внешняя среда; технология работы в организации; стратегический выбор целей организации; поведение работников.

Процесс разработки и внедрения проекта системы управления организации состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение.

1.Стадия предпроектной подготовки включает два этапа: технико-экономическое обоснование целесообразности и необходимости совершенствования системы управления (ТЭО). ТЭО включает характеристику существующей производственной системы и системы управления; задание на оргпроктирование системы управления (ЗО). ЗО является исходным документом для разработки проекта совершенствования системы управления организацией.

2.Стадия проектирования включает два этапа: организационный общий проект системы управления организацией (ООП) разрабатывается на основе утвержденного ЗО на систему управления организацией. Цель рабочего проекта – разработка рабочей документации.

3.Стадия внедрения состоит из одного этапа: этап внедрения проекта совершенствования системы управления включает в себя следующие стадии: материально-техническую подготовку, профессиональную подготовку управленческих кадров, социально-психологическую подготовку работников организации, разработку системы стимулирования внедрения проекта, контроль за ходом внедрения, расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта, проведение приемосдаточных работ.

3.2. Кадровое и документационное обеспечение системы управления

персоналом

Кадровое обеспечение

^{Управление персоналом находит свое конкретное выражение в деятельности соответствующих служб на предприятиях и учреждениях, которые являются необходимым элементом административного и хозяйственного управления.}

^{За последнее время ситуация в управлении персоналом значительно усложнилась, все в большей степени заявляет о себе новая управленческая парадигма. Изменения в некоторой степени обусловлены следующим: жесткая конкуренция во всех ее проявлениях; конъюнктура рынка; значительно усложнилась система мотивации и стимулирования работников; политическая нестабильность и масштабная безработица.}

^{Структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организации, ее традициями, особенностями выпускаемой продукции и другими факторами.}

^{Численность сотрудников службы управления персоналом зависит от множества факторов: размера организации, вида ее деятельности, специфики стоящих перед ней задач, традиций, финансового состояния, стадии развития. Организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.}

^{Расчет численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами: многофакторного корреляционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания.}

^{В российских кадровых службах на одного специалиста по управлению персоналом приходится 100 человек; в Германии на 130 – 150 работающих – один человек; в Японии на 100 работающих – 2,7 работника. Указанные соотношения являются средними и могут существенно различаться по отраслям, секторам и сферам деятельности.}

^{Расчет количественной потребности в специалистах, в том числе и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности них, то есть потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации.}

^{Среди множества качеств, которыми должны обладать специалисты по управлению персоналом, в современных условиях ключевую роль играют знания, умения и навыки в основных сферах их деятельности.}

^{Основными профессионально значимыми качествами личности специалиста службы управления персоналом являются:}

^{-гражданская и эмоциональная зрелость;}

^{-социально-психологическая направленность на работу с людьми;}

^{-развитые познавательные, организаторские и коммуникативные способности;}

^{-профессионально необходимые знания, умения и навыки (при ведущей роли социально-психологических знаний).}

^{Сотрудники отдела управления персоналом должны иметь четкое представление о потребностях организации, специфике и сфере деятельности.}

^{Работа с персоналом требует сегодня высокого профессионализма. Именно поэтому в настоящее время принимаются организационные меры для повышения уровня подготовки работников служб управления персоналом.}

^{В кадровых службах должны работать различные специалисты – психологи, экономисты, управленцы, юристы, педагоги (методисты) в области обучения, ориентированные именно на работу с персоналом и обладающие специфическими знаниями.}

^{Менеджер по персоналу должен обладать знаниями в области управления персоналом в организационном, управленческом, правовом, учетно-документационном, педагогическом, социально-бытовом, психологическом, социологическом аспектах, которые позволяют ему осуществлять весь цикл работ с персоналом: от изучения рынка труда и найма персонала до ухода на пенсию и увольнения.}

^{Специалисты по управлению персоналом должны выполнять следующие функции:}

^{-разработка стратегии управления персоналом;}

^{-разработка кадровой политики и планирование работы с персоналом;}

^{-обеспечение человеческими ресурсами требуемой квалификации, необходимого уровня и направленности подготовки;}

^{-анализ потенциала персонала, прогнозирование и определение потребности в различного рода специалистах, маркетинг персонала;}

^{-поддержание и налаживание деловых связей со службами занятости;}

^{-планирование, организация и контроль подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала;}

^{-изучение профессиональных, деловых и личностных качеств работников с целью рационального их использования;}

^{-создание условий для наиболее полного использования и планомерного роста работников, планирование карьеры и служебно-профессионального продвижения персонала;}

^{-участие в разработке организационной структуры, штатного расписания организации и предложений по расстановке специалистов;}

^{-организация учета и движения персонала, изучение причин текучести кадров и поиска оптимального соотношения стабильности и текучести;}

^{-управление занятостью персонала;}

^{-оформление приема, перевода и увольнения работников;}

^{-мотивация труда персонала;}

^{-участие в разработке и внедрении планов социального развития организации;}

^{-работа по профориентации;}

^{-организация профессиональной, социально-психологической трудовой адаптации;}

^{-организация работы по оценке персонала, формированию резерва, аттестации;}

^{-разработка и применение новых методов и методик управления персоналом;}

^{-использование компьютерной техники и технологий при обработке периодической отчетности и анализе выполнения планов по работе с персоналом;}

^{-соблюдение и применение законов о труде, решение правовых вопросов трудовых отношений;}

^{-управление социальными и производственными конфликтами и стрессами;}

^{-участие в обеспечении психофизиологии, эргономики и эстетики труда;}

^{-участие в обеспечении безопасных условий труда, экономической и информационной безопасности;}

^{-организация работы с увольняющимся персоналом.}

Документационное обеспечение системы управления персоналом

Документационное обеспечение системы управления персоналом – организация работы с документами системе управления персоналом; это совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и их создание, обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив.

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов, методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологии обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Структура законодательной и нормативной базы кадрового делопроизводства:

1.Законы РФ.

2.Указы Президента РФ, постановления правительства РФ: нормативная документация, в соответствии с которой оформляются документы; нормативная документация по организации делопроизводства; нормативная документация по организации архивного хранения документов; методические документы местных органов исполнительной власти по кадровому делопроизводству.

3.Нормативные акты Госстандарта РФ, министерств, ведомств, федеральных органов исполнительной власти.

4.Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ № 68 от 27.11.2000г.

5.ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов.

Основными делопроизводственными функциями службы управления персоналом организации являются: разработка и оформление необходимой кадровой документации; своевременная обработка поступающей документации по персоналу; регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу; разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам; доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения; контроль за исполнением документов; размножение документов по кадровым вопросам; подготовка кадровых документов к сдачи в архивы.