3. Некоторые виды писем
Письма могут классифицироваться по функциональному признаку:
письма, требующие письма-ответа:
письмо-просьба;
письмо-обращение;
письмо-предложение;
письмо-запрос;
письмо-требование.
письма, не требующие ответа:
письмо-предупреждение;
письмо-напоминание;
письмо-приглашение;
письмо-подтверждение;
письмо-отказ;
сопроводительное письмо;
письмо-извещение;
гарантийное письмо;
информационное письмо;
письмо-распоряжение.
Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит..." и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.
В письмах-просьбах адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма.
В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.
Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
повторение просьбы, на которую составляется ответ;
обоснование причины-отказа (если письмо отказ);
констатация отказа.
В претензионных письмах адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.
Циркуляры - письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения. Они носят чаще всего распорядительный характер.
Сопроводительные письма. Составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если прилагаемые документы включают несколько листов.
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.
Письмо-напоминание. Следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в данном письме являются формы глагола "напоминать".
Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия.
Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.
Письма-приглашения. Могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.
Письма-предложения. Может представлять собой, например, заявления предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.
Письма-разрешения. Содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.
Письма-подтверждения. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) либо о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Письма, исходящие из вышестоящих учреждений, организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Учреждения обмениваются письмами, содержащими просьбы, приглашения, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и т.д.
4. Разновидности служебных писем
Разновидностью служебных писем являются телеграммы, телексы, факсы, телефонограммы.
Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Они передаются по телеграфу через отделения связи. Телеграммы визируются, подписываются и регистрируются по правилам оформления служебных писем.
Реквизиты телеграммы:
наименование вида документа;
отметка о категории телеграммы – определяет срочность обработки, передачи и доставки телеграммы адресату («шторм», «воздух», «авария», «правительственная», «срочная»). В первую очередь обрабатываются телеграммы, касающиеся безопасности человеческой жизни.
отметка о виде телеграммы – «с уведомлением о вручении», «с доставкой на художественном бланке», «с оплаченным ответом», «заверенная»;
адрес – может быть полным, сокращенным или условным;
текст – не употребляют союзов, предлогов, местоимений;
регистрационный номер;
ссылка на номер входящего документа;
подпись – должна соответствовать напечатанной фамилии, заверяется печатью организации;
наименование организации-автора;
наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ;
дата.
Телексы передают по специальным аппаратам – телетайпам по сети абонентского обслуживания. Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.
Телексы имеют следующие составные части:
номер телекса;
адрес получателя;
дата отправления;
текст;
подпись;
наименование и адрес отправителя.
Оформление телексов несколько отличается от оформления телеграмм. Часто язык телексов мало чем отличается от языка письма. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная формула вежливости, как правило, сохраняются точки и запятые.
Телефакс (факс) – это устройство, позволяющее передавать любую информацию с бумажного носителя (тексты, таблицы, фотографии, чертежи) и получать эту информацию в виде факсимильной копии по телефонным каналам связи или радиоканалам. Для передачи информации по телефаксу необходимо знать номер и код получателя.
Если организация имеет телефакс, то его номер проставляется на бланке служебного письма.
Современные факсимильные аппараты используют обычную бумагу. Получаемые копии – факсимиле (факсы) обладают юридической силой. Поэтому документы, предаваемые с помощью факсимильной связи, должны быть оформлены в соответствии с правилами оформления вида документа.
Телефонограмма – это разновидность служебного письма, переданного по телефону; могут оформляться на чистых листах бумаги, на специальных бланках, в журналах.
Датой телефонограммы является дата ее передачи, номер в телефонограмме может быть только исходящим, текст не должен превышать 50 слов, не должен содержать трудно выговариваемых слов и сложных оборотов.
Подписываются телефонограммы руководителем организации или ответственными исполнителями.
При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируется информация о передающем и принимающем (фамилия, должность, номер телефона).
ЛЕКЦИЯ 6.
«ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»
План:
1. Объяснительные и докладные записки
2. Справки
3. Акты
Объяснительные и докладные записки
Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия, организации, учреждения объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения правил.
Различаются также объяснительные записки, которые в соответствии со своим названием прилагают к некоторым документам, например, к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае - дать пояснение каким-либо фактам в указанных документах.
Объяснительные записки оформляются рукописным способом на чистом листе бумаги в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, они имеют унифицированную форму. На объяснительной записке проставляют только дату ее подписания. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные.
Реквизиты объяснительной записки:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
адресат.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки бывают:
- внутренние;
- внешние.
Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она оформляется рукописным способом на чистом листе бумаги и подписывается составителем. На внутренней докладной записке проставляют дату подписания, а индекс не проставляют.
Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения или структурного подразделения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем учреждения (структурного подразделения), имеет дату и исходящий номер, заголовок к тексту.
Реквизиты докладной записки:
наименование организации;
наименование вида документа;
место составления;
дата;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
адресат.
2. СПРАВКИ
Справка – документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких-либо фактов, событий.
Справки составляют по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений по ней.
Справки, составляемые внутри учреждения, подписывает составитель, а справки, составляемые по требованию вышестоящего органа, подписывает руководитель учреждения.
Справки оформляются на общих бланках в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Правила их оформления и состав реквизитов сходны с оформлением докладных записок.
Если справка содержит несколько вопросов, то текст рекомендуется расчленить на подразделы. Число подразделов определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки может быть оформлен таблицей.
Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер, кроме того, ставится печать.
Справки личного характера (о факте работы, занимаемой должности, прописки, учебы и т.п.) оформляются, как правило, на трафаретных бланках, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером, заверяются гербовой печатью.
Основные реквизиты справки:
1) наименование учреждения;
2) адресат;
3) название вида документа;
4) дата;
5) индекс;
6) место составления;
7) заголовок;
8) текст;
9) отметка о наличии приложения (если есть);
10) подпись.
АКТЫ
Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В большинстве случаев этот вид документа составляется несколькими лицами с целью объективного фиксирования фактов или определенной ситуации (авария, хищения и т.п.) Однако возможно составление акта и одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор).
Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, экспертизе на новизну рационализаторских предложений или изобретений, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т.д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению вышестоящими организациями.
Характерной особенностью текста актов является то, что акты содержат выводы и предложения по фиксируемому факту. В них указываются документы, определяющие полномочия лиц-составителей.
Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.
Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно указать ниже подписей лиц, составивших акт.
В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю, который расписывается об ознакомлении с содержанием акта.
Для некоторых видов актов (акты государственной приемочной комиссии, акты о выделении к уничтожению документальных материалов и т.д.) нормативными документами закреплена специальная форма, изменять которую нельзя. Акт имеет унифицированную форму.
Акт является основанием для издания администрацией учреждения, организации, предприятия соответствующих распорядительных документов.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
Основные реквизиты акта:
1) наименование предприятия;
2) код предприятия по ОКПО;
3) код формы документа по ОКУД;
4) название вида документа;
5) дата;
6) индекс;
7) заголовок к тексту;
8) гриф утверждения;
9) текст;
10) отметка о наличии приложения (если оно имеется);
11) подпись председателя и членов комиссии;
12) отметка о визировании;
13) отметка о контроле;
14) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст акта имеет сложную структуру, которая состоит из:
вводной части;
констатирующей части.
Вводная часть строится по схеме:
1. Основание:
2. Составлен комиссией в составе:
3. Присутствовали:
Если акт составлен комиссией, то вместо слова «Присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.
Как правило, акт составляют в трех экземплярах: первый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело. Оформляется на общем бланке как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Предпочтительным является угловой вариант бланка.
ЛЕКЦИЯ 7.
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН»
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.
Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.
Предложения, заявления и жалобы граждан являются одной из важных форм участия населения в управлении государственными делами, средством выражения общественного мнения, источником информации о жизни государства и общества.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач (например, о совершенствовании деятельности государственных и общественных органов в области экономики и культуры, об улучшении работы государственного аппарата, организаций и предприятий, развитии законодательства).
ЗАЯВЛЕНИЕ – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
ЖАЛОБА – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. В жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Например, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа.
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства (административного, кадрового и т.д.) специально назначенным должностным лицом. Личную ответственность за состояние этого вида делопроизводства несут руководители учреждений, организаций и предприятий, которые обязаны проверять его постановку и принимать меры к совершенствованию этой работы.
Все предложения, заявления и жалобы граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются в день поступления. Это же относится к предложениям, заявлениям и жалобам, поданным при личном приеме. В необходимых случаях сохраняются конверты. Регистрация осуществляется на регистрационно-контрольных карточках, заполняется аннотационный лист. Число экземпляров регистрационно-контрольных карточек и картотек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и их анализа.
Картотеки формируются в алфавитном порядке фамилий заявителей, либо по тематике вопросов, затронутых в предложениях, заявлениях и жалобах граждан.
Регистрационный индекс предложения, заявления или жалобы слагается из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа (например, А-503, К-410). Он может быть дополнен другими обозначениями, необходимыми для систематизации, поиска, анализа и сохранности предложений, заявлений и жалоб граждан, например, буквами П (предложение), З (заявление) и Ж (жалоба).
Повторным предложениям, заявлениям и жалобам присваивается очередной регистрационный индекс (он указывается в графе «Дата, индекс поступления» регистрационно-контрольной карточки), а в графе «Предыдущие обращения от ______ N ________» указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб, а также на регистрационно-контрольной карточке делается пометка «Повторно». К этим документам подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными являются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Нельзя считать повторными предложения, заявления и жалобы, в которых поднимаются новые вопросы, даже если их автором является одно и то же лицо. Не являются повторными и документы, в которых содержатся дополнительные сведения.
Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в один и тот же государственный орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставленного через дробь. Например, повторное заявление гражданина Дубова А.В. должно иметь индекс Д-405/2.
Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителям в соответствии с действующим законодательством.
Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан могут даваться в устной и письменной форме. Их дают руководители учреждений и предприятий и другие уполномоченные должностные лица.
Если ответ дан в устной форме, в регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая запись. Такая же запись делается и при письменном ответе.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое будет помещена переписка по данному заявлению, предложению или жалобе. Например, А-231/05-24.
Своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан, а также исполнение принятых по ним решений контролируются. Контроль возлагается на назначенных для этой цели должностных лиц.
Письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан берутся на особый контроль.
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Промежуточным следует считать ответ, который не исчерпывает существо вопроса, поставленного в предложении, заявлении или жалобе, а лишь информирует автора о ходе рассмотрения и решения заявления, предложения или жалобы.
Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений, жалоб граждан принимают руководители и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.
В государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях систематически осуществляются анализ и обобщение предложений, заявлений и жалоб граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Эту работу осуществляют руководители или по их поручению другие должностные лица.
Материалы для анализа и обобщения готовят лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, и оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям к 15 января текущего года.
Дела, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан и все относящиеся к ним материалы, формируются централизованно должностным лицом, ведущим делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Это же лицо формирует картотеки регистрационно-контрольных карт. Формирование и хранение дел у исполнителей з а п р е щ а ю т с я.
На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Предложения, заявления и жалобы граждан, все документы, связанные с их решением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Формирование дел осуществляется на основе соответствующих положений ЕГСД.
Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на руководителей государственных органов, учреждений, предприятий и организаций и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан определяются перечнями документов, образующихся в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения этих документов. Экспертная комиссия может принять решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений, заявлений и жалоб граждан. Такие решения комиссии утверждаются руководителем учреждения или предприятия.
Прием граждан, обращающихся с предложениями, заявлениями и жалобами, проводится в установленные дни и часы, информация о которых должна находиться на видном месте. Лицо, осуществляющее запись на прием, ведет карточки (журнал) учета личного приема граждан.
ЛЕКЦИЯ 8.
«СНАБЖЕНЧЕСКО-СБЫТОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»
План:
1. Общая характеристика системы документации
2. Хозяйственные договоры
3. Претензионные письма
1. Общая характеристика системы документации
Значительное место в общегосударственной документальной системе занимает документация материально-технического снабжения и сбыта. Ее особенность заключается в том, что большое количество документов материально-технического снабжения является одновременно составной частью других систем документации, например плановой, статистической. Так, планы материально-технического снабжения (материальные балансы, планы распределения продукции производственно-технического назначения и т.д.) являются одновременно и плановой документацией. В ее составлении принимают участие как плановые, так и снабженческо-сбытовые органы. Часть документов, например различные письма, акты и др., одновременно входит в состав организационно-распорядительной документации.
Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту (УСД МТС) должна обеспечить:
унификацию форм документов данной системы;
информационную совместимость документации в автоматизированных системах управления;
стабильность форм документов.
Большую группу документации материально-технического снабжения составляют документы, отражающие договорные связи по снабжению и сбыту продукции, а также переписка между снабженческо-сбытовыми организациями и коммерческими службами предприятий.
Быстрая и экономически выгодная отгрузка и транспортировка продукции от поставщиков к потребителям во многом зависят от качества документации, правильности и своевременности ее составления и оформления. Для этих целей используются следующие документы:
транспортные накладные;
кипные карты поставщиков;
квитанции транспортных организаций;
коммерческие акты;
акты приемки и завеса тары;
другие документы, многие из которых выполняют роль первичных документов в бухгалтерском учете.
Особую группу документации по снабжению и сбыту составляют претензионные письма, рекламации, исковые заявления и кассационные жалобы, возникающие в связи с невыполнением одной из сторон предусмотренных договорами обязательств.
2. Хозяйственные договоры
Договор - это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
Договор может быть заключен:
между отдельными гражданами;
между гражданами и организациями;
между организациями.
Договоры бывают разнообразными. Гражданский кодекс предусматривает такие договоры, как поставка, купля-продажа, мена, государственная закупка сельскохозяйственной продукции у колхозов, заем, наем жилого помещения и т.д. Наиболее распространенными договорами между предприятиями и организациями являются договоры поставки, аренды помещений, подряда.
Договоры составляются в 2-3 экземплярах, подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями организаций, их заключающих.
Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы.
Каждая часть, включая абзацы, должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления.
Договор поставки является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по поставке всех видов продукции. Плановое задание по поставке продукции находит в договоре конкретное выражение, т.к. при этом уточняются количество поставляемой продукции, ее качество, ассортимент, сроки поставки и т.д.
Конкретная структура договорных связей определяется, как правило, органами, прикрепляющими покупателей к поставщикам. Опыт показал, что прямые связи наиболее эффективны при переходе на них предприятий с материальным производством стабильного, массового и крупносерийного характера.
Протоколы разногласий к договорам составляются в случае возникновения споров по тексту договора и прилагаемой к нему спецификации. Часто возникают споры, связанные со сроками отгрузки или поставки продукции, по сумме договора, по формам расчетных отношений и т.д.
Проект договора поставки обычно составляет поставщик и передает его покупателю. Если же покупатель не согласен с каким-либо пунктом или с несколькими пунктами договора, то он обязан составить протокол разногласий.
Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан включить в него все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.
Коммерческие акты. Транспортные организации несут имущественную ответственность за сохранность принятого к перевозке груза с момента его принятия к перевозке и до момента выдачи грузополучателю.
По прибытии груза на станцию назначения грузополучатель обязан произвести его осмотр, обследовать, были ли соблюдены правила транспортировки груза, обеспечивающие его сохранность, проверить исправность тары, соответствие наименования груза, веса, количества перевозимых мест данным, содержащимся в транспортном документе. При обнаружении нарушений грузополучатель обязан потребовать составления коммерческого акта.
Коммерческие акты составляются для удостоверения следующих обстоятельств:
несоответствие между наименованием, весом или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозочном документе;
порчи и повреждения груза;
обнаружения груза без документов или документов без груза;
возвращения железной дорогой похищенного груза;
непередачи железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления документов о выдаче груза в товарной конторе (кассе). В этом случае коммерческий акт составляется по требованию грузополучателя.
Коммерческие акты составляются:
при выгрузке груза на местах общего пользования - в день разгрузки, а в соответствующих случаях - в день выдачи груза получателю;
при выгрузке на местах необщего пользования - в день выгрузки груза, при этом проверка груза должна производиться в процессе выгрузки или непосредственно после нее;
в пути следования груза - в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению коммерческим актом.
Коммерческий акт подписывают: начальник станции (его заместитель), заведующий грузовым двором, приемосдатчик станции, грузополучатель, если он участвовал в проверке.
3. Претензионные письма
Письма, оформляющие обоснованные и подтвержденные документами требования одних предприятий к другим или к транспортным организациям в связи с необходимостью восстановления нарушенных имущественных прав и законных интересов, предусмотренных договорными обязательствами, называются претензионными.
Согласно действующему законодательству претензионные письма должны выполнять функцию урегулирования разногласий на добровольных началах, и поэтому их составление является обязательным этапом перед направлением иска в арбитраж. Следует иметь в виду, что предъявление претензий предприятиями, чьи имущественные права и законные интересы нарушены, является не только их правом, но и обязанностью.
Претензии могут быть предъявлены в отношении количества и качества продукции, расчетов, просрочки в поставке товаров, порчи и утраты грузов и других нарушений договорных условий.
Особое внимание должно быть уделено документированию доказательной части претензии. Так, к рекламации на качество продукции необходимо прилагать акт государственной экспертизы о недоброкачественности товара, расчет суммы уценки и штрафа с указанием количества и стоимости забракованного товара, транспортные накладные, коммерческие акты и другие документы, обосновывающие требование.
Претензии подписываются руководителем организации или его заместителем. Заявления о претензии предъявляются в установленные сроки.
Поставщик продукции, получив претензионное письмо, обязан своевременно рассмотреть его и в письменной форме сообщить покупателю о согласии удовлетворить претензию или об отказе это сделать с указанием мотивов. Претензии по количеству, качеству и комплектности продукции рассматриваются в течение одного месяца, а по другим основаниям - в течение двух месяцев. При этом предприятие-поставщик тщательно проверяет законность и обоснованность предъявленного требования. В необходимых случаях поставщик может производить выверку расчетов, экспертизу и другие действия. Непредставление заявителем дополнительной документации в срок не является основанием для отказа от рассмотрения претензии.
К претензионным письмам, связанным с утратой, недостачей, порчей или повреждением грузов, должны быть приложены:
накладные и коммерческие акты (при частичной утрате или повреждении грузов);
квитанции о приеме груза к перевозке с отметкой станции назначения о его прибытии (при полной утрате груза);
документы, подтверждающие количество и стоимость отправленных и оплаченных грузов (счета поставщиков);
расчет суммы претензии (при отсутствии такового в письме);
другие документы, подтверждающие претензию.
Если претензия не может быть урегулирована сторонами на добровольных началах, то дело передается в арбитражный или народный суд. Основным документом в этих случаях является исковое заявление. Исковое заявление содержит следующие реквизиты:
1. наименование государственного арбитража, в который подается заявление;
2. полное наименование и адреса спорящих организаций;
3. цену иска, если иск подлежит оценке;
4. название документа и его номер;
5. текст заявления;
6. приложения;
7. подписи и дату.
Текст заявления включает следующие элементы:
- описание обстоятельств, на основании которых истец основывает свое требование, и доказательств, подтверждающих эти обстоятельства;
- обоснованный расчет взыскиваемой или оспариваемой сумм;
- точное указание нормативных актов, на основании которых предъявляется иск;
- информацию о принятых истцом мерах для урегулирования разногласий между спорящими на добровольных началах (с указанием содержания и даты отправления другой стороне своих предложений) и их результаты (с указанием содержания и даты полученного ответа);
- содержание требований истца к ответчику.
В приложении должен содержаться перечень документов, подтверждающих:
обоснованность иска;
принятие истцом мер к непосредственному урегулированию спора с ответчиком;
направление ответчику копии искового заявления и приложенных к нему документов;
уплату государственной пошлины в установленном порядке.
Истец может указать в заявлении и другие сведения, если считает, что они необходимы для правильного решения споров. Исковое заявление подписывается руководителем организации или его заместителем. Ответчик вправе до принятия решения по хозяйственному спору арбитражем предъявить к истцу встречный иск для рассмотрения его совместно с первоначальным иском. При этом встречный иск должен быть связан с первоначальным.
ЛЕКЦИЯ 9.
«ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»
План:
1. Общие положения
2. Прием и обработка входящих документов
3. Распределение поступивших документов
4. Рассмотрение и исполнение документов
5. Прохождение и обработка исходящих и внутренних документов
6. Учет объема документооборота
7. Организация доставки документов
1. Общие положения
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. При этом документы не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а постоянно учитываются, обрабатываются, с ними совершаются определенные делопроизводственные операции.
Основные принципы организации документооборота заключаются в следующем:
прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;
порядок прохождения и процесс обработки основных категорий документов должны быть максимально единообразными.
Таким образом, основная задача в рациональной организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
В документообороте выделяются три документопотока:
входящие документы;
внутренние документы;
исходящие документы.
Для упорядочения документооборота и выбора оптимальных маршрутов движения документов в учреждении или на предприятии разрабатываются маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных групп и видов документов. Схемы позволяют установить маршруты документов, определить места операций по их обработке.
2. Прием и обработка входящих документов.
Это первый этап работы с полученными документами.
Во многих учреждениях, организациях и на предприятиях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях) либо секретарем. Централизация приема документов позволяет ускорить доставку документов к месту их исполнения, автоматизировать участок приема и обработки документов.
Задача первичной обработки поступившей корреспонденции - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Получив почту, экспедиция или секретарь начинает ее обработку с проверки правильности доставки. Затем проверяется целостность принятых конвертов; все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес общественных организаций. После вскрытия конверта нужно проверить, все ли вложения, указанные в документе, на месте. Кроме того, следует проверить, не содержится ли в поступлении документов, направленных не по адресу (т.е. ошибочным является адрес, указанный не на конверте, а на самом документе), все ли количество указанных в приложении документов имеется в наличии, а также комплектны ли документы в общем конверте, обозначения для которых указаны на внешней стороне отдельных конвертов или упаковок.
Конверт сохраняется только в следующих случаях:
если на документе отсутствует дата;
если налицо несоответствие между записью на конверте и его содержимым;
если на конверте имеются служебные отметки (секретно, ценные, заказные, срочные и с извещением о вручении);
значительного повреждения конвертов;
когда документ-вложение имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично»;
если адрес отправителя есть только на конверте.
Учет входящих документов начинается с проставления регистрационного штампа.
Заканчивается обработка документов в экспедиции их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Последние раскладываются в сортировочном устройстве по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
3. Распределение поступивших документов.
Основная задача предварительного рассмотрения - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут особенно тщательному анализу.
При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие необходимую квалификацию и полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть референты или помощники руководителя, заведующие делопроизводственной службой, референты по делопроизводству, секретари.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Радиограммы, телеграммы и другие срочные документы предаются в первую очередь.
4. Рассмотрение и исполнение документов
Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Последующие резолюции должны детализировать порядок исполнения документа или уточнять его исполнителя.
С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом и сокращения срока его исполнения с него изготавливаются копии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
Резолюция, проставленная руководителем на документе, должна быть отражена в регистрационных карточках для информации делопроизводственной и контрольной служб.
Поступив к исполнителю, документ находится у него в работе до полного решения вопроса. В это время он хранится в рабочей папке исполнителя. Когда работа над документом полностью завершена и, если требуется, составлен ответный документ, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
5. Прохождение и обработка исходящих и внутренних документов
Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций.
Начинается работа над исходящим документом с составления его проекта. На этой стадии исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования ГОСТов к оформлению документов. Перепечатанный и сверенный проект документа передается исполнителю для дальнейшего оформления - согласования, визирования, подписания.
Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов и, следовательно, подписания соответствующих документов. Право подписания таких документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличия всех приложений, необходимых виз. После подписания документы передаются на отправку.
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Они проходят следующие стадии:
подготовка проекта документа;
перепечатка;
согласование;
визирование;
подписание;
исполнение.
Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
Однако различные виды внутренних документов будут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) проходят через юридический отдел; протокол не требует составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к тому руководителю, на имя которого они написаны и т.д. Внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (протоколы, приказы), часто требуют размножения и рассылки в структурные подразделения.
6. Учет объема документооборота
Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. В учреждении должны учитываться все документы, независимо от авторства, содержания, объема, количества копий.
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции (секретарь). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ должен быть учтен только один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет составлять таблицы, показывающие динамику его роста по годам, месяцам, дням недели, объемы потоков документов, поступающих в структурное подразделение. Анализ этих данных используется при определении штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.
7. Организация доставки документов
Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях при большом объеме документооборота целесообразно использовать технические средства.
Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день (в крупных учреждения до четырех, в остальных - не менее двух), сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок, реестров для доставки корреспонденции и т.д.)
Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. Такие делопроизводственные подразделения, как экспедиция, канцелярия, машбюро, копировально-множительная служба, входят в каждый маршрут.
ЛЕКЦИЯ 10.
«РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»
План:
1. Задачи и общие правила регистрации документов
2. Систематизация документов
3. Формирование дел
4. Подготовка документов к архивному хранению
Задачи и общие правила регистрации документов
Важнейшей составной частью делопроизводства является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в специальной учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.
Непременным условием рациональной организации учета документов является соблюдение принципа однократной регистрации. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте. Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций, снижает затраты на оборудование, позволяет подготовить высококвалифицирован-ный делопроизводственный персонал.
Основным руководящим документом, определяющим работу делопроизводителя, является должностная инструкция.
В индивидуальную должностную инструкцию целесообразно включить следующие разделы: общая часть, функции, обязанности, права работника, взаимоотношения, ответственность работника, оценка работы. Формулировки инструкции должны быть четкими, исключающими возможность различных толкований.
В общей части излагаются: основная задача работника, порядок его назначения и освобождения от должности, профессиональные требования к нему (образование, стаж работы), непосредственная подчиненность, нормативные документы, которыми он обязан руководствоваться в своей работе.
В разделе «Функции» указывается закрепленный за работником участок работы и приводится перечень видов выполняемых им работ при осуществлении возложенных на него функций. Например, организация текущего хранения документов слагается из: подшивки документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформления обложек дел, организации хранения дел в шкафу, выдачи во временное пользование документов и дел и т.д.
В разделе «Обязанности» перечисляются: порядок, сроки, методы выполнения конкретных действий, поручений. Например, работник обязан подшивку документов в дела производить в день сдачи документа исполнителем.
Разделы «Функции» и «Обязанности» должны содержать как можно больше материала методического характера с указанием того, как выполняется та или иная операция.
В разделе «Права» перечисляются права работников для реализации порученных им функций. Например, в каком виде секретарь получает документ для перепечатки и в каких случаях может вернуть его для доработки.
В разделе «Взаимоотношения» указывается, от каких подразделений или конкретных работников и в какие сроки исполнитель получает информацию и документы и кому и в какой срок передает, с кем согласовывает и т.д.
Завершает должностную инструкцию раздел «Оценка работы». В нем даются критерии, позволяющие оценить, как работник выполняет свои функции. Основные критерии - качество работы и своевременность выполнения. Здесь же определяется ответственность работника за некачественное выполнение своих обязанностей.
Должностную инструкцию утверждает руководитель.
2. Систематизация документов
Для обеспечения правильного формирования и учета дел в организации должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.
Состав заголовка дела образуют следующие элементы:
название вида (переписка или журнал) или разновидности документов (приказы, протоколы);
название организации или ее структурного подразделения;
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов дела;
название территории, с которой связано содержание документов дела;
даты, к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
Номенклатура дел организации должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:
номер структурного подразделения организации по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих ОРД, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
3. Формирование дел
Формирование дел - это группировка, распределение документов в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
номинальный признак - название разновидности документов (приказ, протоколы, указания и т.д.);
предметно-вопросный - за основу берется содержание документа (например, «Документы по управлению»);
авторский - предполагает группировку в дела документов одного автора;
корреспондентский - в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса;
географический - в случае объединения в одном деле документов нескольких корреспондентов;
хронологический - группировка документов за какой-либо определенный период.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
копии отделять от подлинников;
годовые планы и отчеты - от проектов;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
4. Подготовка документов к архивному хранению
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводится ежегодно.
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию.
Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела, составление заверительной надписи дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела на авторские свидетельства и т.д.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
На обложке дела постоянного, временного хранения указываются: наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск.
ЛЕКЦИЯ 11.
«ДОКУМЕНТЫ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА»
Все документы организации никогда не бывают нужны всем ее сотрудникам. Исключением являются устав организации, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор администрации с сотрудниками. Остальные документы имеют ограниченный круг распространения среди тех сотрудников, которым они нужны для выполнения своих должностных обязанностей. Но в любой организации есть документы, утечка информации из которых нежелательна. Эти документы и сведения считаются конфиденциальными.
Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность организации.
Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно массовый носитель защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее утечки (разглашения), обязательный объект защиты, т.е. конфиденциальна информация, а затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.
Обеспечение конфиденциальности документной информации содержит три аспекта:
определение состава информации, которую целесообразно отнести к категории конфиденциальной;
определение круга сотрудников, которые должны иметь доступ к той или иной конфиденциальной информации и оформление с ними соответствующих взаимоотношений;
организация делопроизводства с конфиденциальными документами.
Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения (коммерческую тайну), в организации должен быть составлен «Перечень сведений, составляющих конфиденциальные сведения». Перечень вводится в действие приказом руководителя в виде приложения к нему. На основании перечня составляется список документов, подлежащих защите информации и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа.
Сотрудники организации должны под расписку ознакомиться с этим приказом, самим перечнем и списком документов. Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, они должны пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации, быть предупреждены об ответственности за ее утечку. При этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и с другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией. С сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать секреты организации и в течение определенного времени после увольнения.
Делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при этом целесообразно использовать утвержденное правительством в 1994 году «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» или более раннюю, 1973 года, инструкцию о порядке учета, обращения и хранения конфиденциальных документов и дел.
Инструкция должна начинаться с уточнения о том, кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности. Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет этих документов, как и их хранение, следует централизовать.
Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:
фиксирование факта поступления или издания документа;
фиксирование местонахождения документа;
справочно-информационную и контрольную работу по документу;
предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.
Для решения этих задач целесообразно вести помимо учета поступающих документов, а также исходящих и внутренних, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией.
В учетных формах не разрешается делать какие-либо подчистки. Исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая запись, росписью. Выдача документов сотрудникам осуществляется с распиской за получение и возврат документов.
При пересылке конфиденциальных документов по внутренней компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа.
При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:
все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии таковых);
черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;
документы, послужившие основанием для составления данного документа.
В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо выполнить следующее:
не пропустить в организацию конфиденциальные документы других предприятий, присланные по ошибке;
убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались по пути следования от отправителя до адресата;
удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;
предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;
исключить возможность ознакомления сотрудников организации с не предназначенными им конфиденциальными документами.
Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на конвертах не ставится гриф конфиденциальности из-за нежелания отправителя обращать на корреспонденцию внимание посторонних лиц. Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции следует поручать доверенным квалифицированным сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации.
Конфиденциальные документы могут приходить по факсимильной, телеграфной и телетайпной связи, электронной почте. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, также должны просматриваться этими сотрудниками с целью определения возможной их конфиденциальности.
Все поступившие конфиденциальные документы подлежат обязательному учету. Номер поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении дополнительно проставляется число листов основного документа и приложений. При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.
В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов необходимо решить следующие задачи:
исключить возможность вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату;
ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;
подтвердить факт отправки документа и его учет;
исключить ошибочную отправку документа, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.
Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета (конверта). На внутреннем пакете указываются гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, может ставиться пометка «Лично», внутренний пакет опечатывается по склейкам.
Внешний конверт оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся. Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача документов курьером фиксируется в специальной разносной книге или расписке. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа следует зашифровать.
При работе с документами, содержащими информацию, связанную с государственными секретами, Указом Президента РФ № 20 от 14.10.92 г. определено, что до издания новых законодательных актов, регламентирующих обеспечение защиты государственных секретов, следует руководствоваться ранее принятыми нормативными актами по этому вопросу.