3. Систематизация и унификация документации
Документирование - это создание документов.
Документирование управленческой деятельности (ДОУ) представляет систему операций, направленных на решение следующих задач:
1) создание документов, определение их формы и содержания;
2) обслуживание работников управления предприятия документированной информацией.
Делопроизводство - это особый вид управленческой деятельности, направленный на организацию и осуществление документационного обеспечения управления.
Для наведения порядка в работе с документами большое значение придается их систематизации и унификации.
Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Формирование систем и их официальное закрепление составляет основу систематизации.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГС ДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
ГС ДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления,
Предусмотрено, что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут разрабатываться нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства (ДОУ):
межотраслевые – Росархивом и Госстандартом;
отраслевые – министерствами и ведомствами;
территориальные – правительствами и администрациями субъектов РФ.
Таким образом, в настоящее время основы ДОУ регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе – Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной руководителем Государственной архивной службы по распоряжению правительства и зарегистрированной в Министерстве юстиции (1993 г.).
Поскольку в государственном аппарате продолжает сохраняться сформировавшийся еще в XIX в. командно-административный стиль управления, основанный на личной ответственности руководителей, то и система работы с документами в основе своей восходит к исполнительному делопроизводству. Естественно, что порядок работы с документами был по возможности упрощен технологически и адаптирован под новые реалии системы управления.
В целом понизились уровень и глубина регламентации делопроизводственных правил. Нормативный статус ГС ДОУ значительно ниже, чем нормативных актов XVIII и XIX вв., соответственно сама ГС ДОУ является по содержанию не законом, а скорее методическими рекомендациями. Только разделы, связанные с оформлением и хранением документов, имеют нормативный характер, но именно они продублированы в стандартах и правилах работы Государственной архивной службы.
Хотя учреждения в своей основе остались с той же административной структурой, изменив только наименования этих структур – департаментов на управления, а столов на отделы, значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией.
В ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполняет никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за канцелярией в ГС ДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях организации, в филиалах и подведомственных управленческих структурах.
Унификация документов - установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.
Унифицированная система документоведения (УСД) - система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Работа по унификации включает:
разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедшие в УСД, а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
В 1980-х гг. в нашей стране было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации общегосударственного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общегосударственных классификаторов технико-экономической информации.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
4. Группировка документов по отдельным признакам однородности
Документная информация, циркулирующая на предприятии, группируется по отдельным признакам однородности.
1. По порядку оформления документы подразделяются на:
общие (индивидуальные) документы - оформляются по усмотрению работников с учетом установленных правил и требований (заявления, служебные письма, протоколы, приказы и т.д.);
стандартные (трафаретные) - оформляются в определенной последовательности по строго обязательным правилам (доверенность, командировочное удостоверение и т.д.);
типовые - строго оформляются не только по форме, но и по содержанию (типовые договоры).
2. По содержанию документы могут быть:
простые - содержат информацию по одному вопросу, факту, событию, явлению;
сложные - отражают несколько вопросов, затрагивают несколько исполнителей, подразделений (положение, устав и т.д.).
3. По направленности движения документы подразделяют:
входящие - поступают в данное предприятие от других организаций, учреждений, предприятий, от лиц, не являющихся работниками данного предприятия;
исходящие - направляются из предприятия;
внутренние - оформляются и используются на самом предприятии.
4. По происхождению различают:
служебные документы (официальные) – затрагивают интересы предприятия, организации;
личные документы (заявления, письма, жалобы и т.д.) – касаются конкретного лица, являются именными.
5. По степени гласности документы бывают:
несекретные;
секретные, конфиденциальные;
для служебного пользования.
Для документов двух последних групп существуют особые правила использования и хранения.
6. По срокам исполнения документы подразделяются на:
срочные - устанавливается срок исполнения или действия (например, приказ, предписывающий лицу выполнить определенные действия к определенной дате). К ним также следует отнести документы с отметкой "срочно", телеграммы, телефонограммы, документы с определенным сроком действия (например, доверенности, командировочные удостоверения и т.д.). Срок исполнения документов может быть предопределен резолюцией руководителя, существующими предписаниями.
несрочные - должны исполняться в порядке общей очередности в минимально короткий срок.
7. По наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.
8. По стадии образования документы делят на следующие:
подлинник (оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа;
копия - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть;
дубликат - это повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника;
выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;
отпуск - полная копия отосланных документов, подшитая в дело предприятия-отправителя, удостоверенная отметкой "Верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.
9. По средствам фиксации: письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.
ЛЕКЦИЯ 3.
«УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»
План:
1. Классификация ОРД
2. Распорядительные документы
3. Стадии подготовки распорядительных документов
4. Организационные документы
1. Классификация ОРД
Унифицированная система ОРД включает около 30 видов документов, которые можно разделить следующим образом:
1. Организационные - положения, уставы, инструкции, правила, структура и штатная численность, штатное расписание.
2. Распорядительные - постановления, решения, приказы, указания, распоряжения.
3. Справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, заключения, письма, представления, протоколы, справки, телефонограммы, телеграммы и т.д.
4. Документы по личному составу - заявления, приказы по личному составу, характеристики, справки, личные карточки.
В составе ОРД также учитывают предложения, заявления, жалобы граждан.
Требования и оформление ОРД содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документов».
2. Распорядительные документы
ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения (например, Постановление Правительства РФ «О государственных нормативных требованиях по охране труда в РФ». Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему, при необходимости могут оформляться как выписки из протокола.
РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый местными органами государственной власти и государственного управления, оформляющий результаты деятельности коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных и др. советов и т.д. Например, Решение Законодательного собрания Ростовской области «О выборах в представительные органы местного самоуправления».
РАСПОРЯЖЕНИЕ – документ, издаваемый по указанию председателя коллегиального органа или самостоятельно в пределах предоставленных ему прав по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжения делятся на:
1) распоряжения общего, длительного действия;
2) распоряжения разового (единовременного) случая, касающиеся конкретного узкого вопроса.
ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителями органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие отдельные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.
Издается в следующих случаях:
по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;
по вопросам утверждения положений, инструкций, правил;
по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия;
по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.
Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.
3. Стадии подготовки распорядительных документов
1. Изучение существа вопроса.
1.1. Определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.
1.2. Сбор необходимой информации по существу поставленного вопроса (для этого используются информационно-справочные документы - отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка).
2. Подготовка проекта документа - проводится одним или несколькими структурными подразделениями или отдельным должностным лицом.
3. Согласование документа.
4. Подписание документа.
Текст распорядительного документа состоит из 2-х частей:
констатирующая - введение в существо рассматриваемого вопроса (могут быть перечислены факты, события, дана оценка; иногда приводят пересказ акта вышестоящего органа - указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок, номер и дата). Эта часть необязательна в ряде случаев;
распорядительная - излагается в повелительной форме (постановляет, решает, приказываю, предлагаю и т.д.)
В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.
Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительного документа самостоятельно не оформляется.
Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения можно вносить поправки и дополнения. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителями. Постановления и решения имеют 2 подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.
4. Организационные документы
УСТАВ – это юридический акт, которым оформляется образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение. Устав после его утверждения подлежит обязательной регистрации в органах; после регистрации вновь созданная организация может начать свою деятельность (например, Ветеринарный устав, Дисциплинарный устав).
Текст устава структурно разбивается на разделы:
общие положения (определяются задачи и цели создаваемой организации);
регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
отчетность и ревизионная деятельность;
порядок ликвидации и ответственности по делам организации.
ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о ГАИ), структурного подразделения.
Положения разрабатываются индивидуальные и типовые:
индивидуальные – о всех отделах, о цехах, а также о других самостоятельных инженерно-технических или управленческих подразделениях, включенных в утвержденную схему организационной структуры управления предприятием;
типовые – о цехах основного производства, о структурных подразделениях.
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Положение об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях).
Положения утверждаются в установленном порядке. Датой введения положения в действие является дата его утверждения, если в тексте не указана другая дата.
ИНСТРУКЦИЯ – организационно-распорядительный документ длительного действия, в котором определяются правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и должностных лиц. Например, «Должностная инструкция инспектора по контролю».
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие несколько исполнителей (подразделений или должностных лиц);
должностные инструкции, которые регламентируют деятельность одного должностного лица, принимающего участие в осуществлении одного или нескольких процессов.
Начинается инструкция разделом «Общая часть», где формулируется цель, для достижения которой разрабатывается данная инструкция, и указывается, что послужило основанием для ее создания.
За общей частью должны следовать разделы (один или несколько), в которых в логической последовательности излагается основное содержание, т.е. описывается порядок выполнения регламентируемого процесса. При этом по каждому этапу (операции) указывается:
что необходимо сделать (т.е. содержание работы);
кто должен выполнять эту работу (подразделение или должностное лицо);
срок выполнения работы;
какой документ при этом используется (с указанием количества экземпляров).
При необходимости в конце инструкции может быть выделен раздел, в котором определяются права и ответственность исполнителей, участвующих в выполнении работ.
Текст инструкции носит указующий характер с четкими формулировками типа «должен», «следует», «необходимо» и т.д.; излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения, если в тексте не указана другая дата.
ПРОТОКОЛ - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова «председатель», «секретарь», «присутствовали». Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих.
Фамилии членов коллегиальных органов и приглашенных располагают в алфавитном порядке.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы нужно располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные из них стояли первыми.
Основная часть протокола строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» - отдельно по каждому вопросу повестки дня.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагаться к протоколу.
Датой протокола является дата проведения заседания, а не дата оформления или подписания протокола.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Протоколы бывают:
краткой формы - указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения;
сокращенной формы - после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок доклада. Пункт повестки дня подчеркивается и под чертой печатают ФИО докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
ЛЕКЦИЯ 4.
«ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»
План:
1. Документация по личному составу
2. Состав и последовательность расположения документов в личном деле
3. Доверенности, расписки
4. Трудовые книжки
1. Документация по личному составу
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.
К таким документам относятся:
приказы по личному составу;
заявления;
характеристики;
трудовые книжки;
личные карточки;
все документы, входящие в состав личного дела.
Документация по личному составу ведется с момента поступления трудящихся на предприятие. Она выделена в самостоятельную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и рядом особенностей документирования.
В настоящее время разработана и применяется подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления. Эта подсистема входит составной частью в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации и рекомендована для использования на всех уровнях управления.
В состав подсистемы входят унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приему, переводу, увольнению, поощрению, предоставлению отпусков, оформлению дисциплинарных взысканий, а также инструкция по применению унифицированных форм документов.
В учреждениях, где отсутствует отдел кадров, все операции, связанные с приемом, перемещением, расстановкой и увольнением сотрудников, выполняет руководитель.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом на бумаге формата А4.
Для заявления характерны следующие реквизиты:
адресат (кому адресуется заявление);
заявитель (ФИО указывается полностью);
место проживания заявителя;
наименование вида документа (заявление);
текст;
подпись заявителя;
дата составления.
В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы типа «весьма убедительно», «прошу не отказать», «заранее Вам признателен» и т.п.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).
Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействий к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.
Приказы по личному составу оформляют на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении и т.д. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.
Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д.
Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа.
Основным документом по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих (заполняется после издания приказа о приеме на работу конкретного гражданина). Форма карточки типовая (форма Т2), все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, гражданство, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.
Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.
По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляется дата и номер приказа и причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.
Трудовой контракт – это договор, фиксирующий письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирующих эти отношения.
Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй – у работника.
Реквизиты трудового контракта:
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер документа;
место составления;
текст;
подписи;
печать.
Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).
Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.
Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения - повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
В автобиографии обычно указывают:
имя, отчество и фамилию автора;
число, месяц и год рождения, место рождения;
сведения о родителях (ФИО, место работы);
образование и специальность по образованию;
вид трудовой деятельности;
последнее место работы и должность;
награды и поощрения;
участие в общественной жизни;
семейное положение и состав семьи;
домашний адрес и телефон;
дату;
12 личную подпись.
В настоящее время при устройстве на работу оформляется резюме, которое является визитной карточкой работника. Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. В отличие от автобиографии, где приводятся сведения биографического характера в хронологической последовательности, в резюме его автор может указать свои пожелания: на какую должность он претендует, сферу деятельности, в которой хотел бы себя реализовать и т.д.
В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи). Следующий пункт – образование. Необходимо указать учебное заведение, где получено образование, сроки обучения в нем, название полученной специальности. Если соискатель закончил несколько учебных заведений, то их указывают в хронологической последовательности. Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы (обычно в обратном хронологическом порядке): когда и в какой организации работал, занимаемая должность и должностные обязанности. В резюме можно указать, какими навыками владеет соискатель (знание компьютера, иностранных языков, водительские права и т.п.).
2. Состав и последовательность расположения документов в личном деле
На каждого сотрудника учреждения, организации, предприятия в отделе кадров заводится личное дело.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника. Личные дела являются важным источником для изучения деятельности учреждений, организаций и предприятий.
В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:
1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2) заявление о приеме на работу, направление или представление;
3) анкета или личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании;
6) выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении);
7) дополнение к личному листку по учету кадров;
8) дополнение к личному делу по учету поощрений;
9) справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного характера группируются отдельно от личных дел. Не помещаются в личное дело также выписки из приказов о наложении взысканий, о поощрениях, об изменении фамилии в связи с тем, что эти записи делают в дополнение к личному листку по учету кадров и в дополнение к личному делу по учету поощрений.
Личные листки по учету кадров, помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др.
В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел – сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй – данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, награждениях и др. сведения.
При формировании личных дел учреждению разрешается изготовлять копии необходимых документов. Снимать копию можно только с подлинника. В нотариальных конторах имеются бланки для снятия копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан.
3. Доверенности, расписки
К документам по личному составу относят и такие документы личного характера, как доверенность и расписка.
Доверенность - документ, который организация или предприятие выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей.
Доверенности оформляются на трафаретных бланках, подразделяются на официальные и личные.
Реквизиты официальной доверенности:
название вида документа;
полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;
дата выдачи доверенности;
номер;
срок действия доверенности;
должность, ФИО лица, которому доверяется получить ценности;
серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товароматериальные ценности, и документ, являющийся основанием;
перечень и количество товароматериальных ценностей;
образцы подписи получателя доверенности;
подписи руководителя организации и главного бухгалтера;
печать организации.
Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.
Реквизиты личной доверенности:
название вида документа;
ФИО лица, выдавшего доверенность;
ФИО лица, которому выдана доверенность;
содержание доверенности;
наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;
подпись лица, выдавшего доверенность;
дата выдачи доверенности;
должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
дата удостоверения подписи;
печать.
Для юридической полноценности документа следует указывать срок действия доверенности. В противном случае этот документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи.
При получении денег или материальных ценностей по доверенности необходимо предъявить паспорт или заменяющий его документ.
Расписка - письменный документ, подтверждающий какое-либо совершившееся действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждения или частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения:
наименование документа;
должность, ФИО лица, дающего расписку;
сумму денег или наименование материальных ценностей;
дату;
подпись автора.
Полученную сумму в расписке указывают цифрами, а в скобках - прописью (словами). В этом документе категорически не допускается каких-либо исправлений или подчисток. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.
4. Трудовые книжки
Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность рабочих и служащих. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. Порядок заполнения этого документа регламентируется КЗоТ и другими нормативными актами.
Если до поступления на работу в данную организацию гражданин не имел трудового стажа, то трудовая книжка заводится впервые (не позднее недельного срока начала его работы); если же он работал, то обязан предоставить трудовую книжку администрации. Трудовая книжка заводится только один раз. Законом запрещается передача трудовых книжек в пользование другим лицам, запрещается также иметь несколько трудовых книжек. Это уголовно наказуемые правонарушения.
Трудовая книжка выдается работнику при увольнении под расписку. В случае утери трудовой книжки ее дубликат выдается по последнему месту работы.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
В том случае, если работник предварительно решает вопрос о переходе на другую работу, а также при оформлении на работу по совместительству, ему выдается заверенная выписка из его трудовой книжки (заверяется подписями руководителя, начальника отдела кадров и гербовой печатью учреждения).
Все записи в трудовой книжке следует производить в строгом соответствии с формулировками приказов по личному составу, на основании которых записи вносятся. В трудовой книжке нельзя допускать помарок, подчисток и других исправлений. Если все же возникает необходимость исправления записи, то эти исправления специально оговариваются и удостоверяются подписью и печатью.
В трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);
сведения о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение).
В трудовую книжку вносятся также сведения о награждениях, поощрениях и т.д. Взыскания в трудовые книжки не записываются.
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, о назначении, перемещении, увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки.
В том случае, если трудовая книжка (особенно раздел «Сведения о работе») заполнена, выдается вкладыш, в котором продолжается ведение записей. На самой книжке делается надпись «Выдан вкладыш серия ______ № ________».
При увольнении все записи, вносимые в трудовую книжку, должны быть заверены подписью руководителя учреждения или специально уполномоченного лица и печатью.
Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.
ЛЕКЦИЯ 5.
«Служебная переписка»
План:
1. Введение
2. Правила оформления служебных писем
3. Некоторые виды писем
4. Разновидности служебных писем
1. Введение
Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Посредством письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает "код-молния". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах мира письма составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.
Письмо - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).