МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ДЕПАРТАМЕНТ НАУЧНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ
И ОБРАЗОВАНИЯ
ФГОУ ВПО ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра статистики и
экономического анализа
И.Г. Крюкова
Краткий курс лекций по дисциплине
«Документирование управленческой деятельности»
п. Персиановский, 2008
ЛЕКЦИЯ 1.
«РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ТРЕБОВАНИЙ К ДОКУМЕНТАМ»
План:
Введение
Приказное делопроизводство
Коллежское делопроизводство
Исполнительное делопроизводство
Российские технологии делопроизводства в ХХ веке
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.
Документы, иначе официальные документы, или «бумаги», сопровождают человека с самого начала жизни.
Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы не были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.
ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений ещё не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления, явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников.
Однако письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показываю, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов (договоры с Византией).
В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Тогда же возникают и достаточно крупные, ещё не разделённые на документные архивы и книжные библиотеки, собрания письменных материалов.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения (обычно центральные храмы). Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу.
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счёт церковных псаломщиков и диаконов.
В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей.
С образованием центрального государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться аппарат государственного управления. Одновременно на основе обычаев формируется система документационного обеспечения этого аппарата.
Высшим государственным учреждением стала Боярская Дума.
В целом управленческий аппарат того времени носил название «приказные избы» или «приказы», которые формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления.
Поэтому период становления и развития государственного делопроизводства с XV по XVII вв. принято называть приказным.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
поступление документа на рассмотрение;
подготовка дела к «докладу»;
рассмотрение и решение дела;
оформление документа, содержащего решение.
В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства»: собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец. При необходимости вставить документ столбец расклеивался.
Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться книжная (тетрадная) форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.
В тот период сформировались системы бухгалтерской, военной, дипломатической, статистической и других обосабливающихся систем документации. Все остальные документы, не сформированные ни в столбцы, ни в тетради, собирались в связки, где порой вместе оказывались самые разнообразные документы.
Таким образом, история делопроизводства в XVI – XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создаётся и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приёмы их составления, хранения и учёта.
КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.
Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утверждённый Петром I в 1720 г.
«Генеральный регламент» ввёл систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой входили президент, вице-президент, 3 советника, асессоры.
С изданием «Генерального регламента» делопроизводство становится на твёрдую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь.
«Генеральный регламент» установил процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала в себя:
вступление дела;
подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению);
слушание дела и принятие решения;
оформления решения и доведение его до исполнителя;
контроль за исполнением решения;
архивное хранение дел.
Вопросы регистрации полученных и «отпущенных» документов были разработаны с особой тщательностью. Основной целью регистрации была их охрана, но одновременно регистрационные массивы представляли собой систему научно-справочного аппарата как для контроля за исполнением документов, так и для наведения необходимых справок.
Существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало их составлять.
В целом делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.
XVIII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В 1801-1811 гг. Российская империя проводит реформы высшего и центрального аппарата государственного управления.
Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено всё «письмоводство» (т.е. делопроизводство).
Для решения общих дел, относившихся ко всем департаментам, а также дел, подлежавших непосредственно разрешению министра, в каждом министерстве была создана канцелярия. Она делилась на отделения и столы, управлялась директором.
«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях.
Весь процесс делопроизводства делится на следующие этапы:
порядок вступления дел;
движение их; или собственно так называемое производство;
отправление дел;
ревизия;
отчёты.
Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами:
организация приёма документов;
направление на исполнение и исполнение;
регистрация документов и контроль за их исполнением;
отправка документов.
В 1858 г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России. Оно даёт яркое представление о порядке исполнения документов в государственных учреждениях царской России. Например, в одной из низших инстанций – земском суде – документ в процессе исполнения проходил 26 инстанций, в губернском правлении над документом производилось 54 операции, в департаменте – 34, в совете министра - 45 операций.
Порядок составления документов и оформления реквизитов документов каждой разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько от инстанции государственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.
В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи» наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок документу. Бланки в начале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.
В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.
При ревизии дел должно было проверяться:
в порядке ли дела содержатся;
верно ли составляются им заглавия;
нет ли медленности в делопроизводстве;
не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.
В исполнительном делопроизводстве устанавливается более чёткая организация хранения документов.
Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.
РОССИЙСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ХХ ВЕКЕ
Современные российские технологии делопроизводства развивались постепенно.
Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в Государственном институте техники управления (1926 г.).
Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах:
организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощённой форме;
отказ, где возможно, от регистрации вообще;
число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;
наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определённое лицо.
В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нём был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных учёных.
В 1941 г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике.
Однако вопросы, рассматриваемые на этом совещании, реально были воплощены в жизнь спустя почти 20 лет, в 1960 г.
В 1973 г. были одобрены «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства». Документ был комплексным и включал не только вопросы делопроизводства, но и содержал рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.
В 1988 г. была утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления, основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», которая до настоящего времени остаётся основным нормативным документом по организации делопроизводства в России.
В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путём внесения их в табель форм, утверждаемый руководителем организации.
Традиционная российская технология процессов ДОУ (делопроизводства) имеет следующие особенности:
четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;
отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства и т.д.;
ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек, журналов);
для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб;
относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
основы технологии делопроизводства закреплены в государственных нормативно-методических документах.
Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, т.к. эта технология требует как получения современной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек.
При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Традиции западной системы ДОУ (делопроизводства) существенно отличны от российской и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников и большей демократичности.
К особенностям западной технологии процессов ДОУ (делопроизводства) можно отнести следующие:
характер движения документов преимущественно горизонтальный, с правом подписи документов, направляемых должностному лицу, имеющему равный статус;
обработка получаемой корреспонденции предусматривает возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручатель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются;
отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
до согласования проекта документа с высшей должностной инстанцией проект содержит все варианты правки, перепечатка и подписание одобренного варианта становится технической операцией и может исполняться без участия исполнителя;
широкое использование бланков с рукописным внесением переменной информации;
использование пакетов бланков на цветной бумаге, что практически исключает неправильное адресование каждого экземпляра;
в иерархических системах управления руководитель каждого уровня имеет должностные обязанности по самостоятельной личной подготовке ряда документов, в основном отчетного и распорядительного характера;
специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как правило, не создается;
в обязанности секретаря входит хранение локального архива руководителя (в подлинниках или копиях документов).
Внедрение в офисы новых информационных технологий в общегосударственном масштабе связывалось не с комплексным совершенствованием ДОУ, а с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) и подгонки под них делопроизводства.
Концепция ОГАС была в 1980-х гг. реализована в народном хозяйстве лишь частично. В 1990-х гг. та же участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Существенная разница заключается в том, что идеи ОГАС были хотя бы частично реализованы, а последняя концепция до настоящего времени даже окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.
Особенно наглядно отставание в технологиях ДОУ (делопроизводства) выявилось в 1980-1990-е гг., когда теоретические изыскания в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели в ведущих странах к широкой информатизации, внедрению в реальную управленческую деятельность организаций новых технологий, к разработке концепций «безбумажного офиса».
ЛЕКЦИЯ 2.
«ДОКУМЕНТАЦИЯ, ЕЕ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
План:
Роль делопроизводства в управлении
Структура и функции делопроизводственных служб предприятий
3. Систематизация и унификация документации
Группировка документов по отдельным признакам однородности
1. РОЛЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап - 1970-1980 гг. В это время многие авторы считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в середине 80-х годов выясняется, что, несмотря на обилие компьютеров, "бумажный" поток увеличивается, и делается вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных носителях с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и т.д.)
К недокументированной информации относятся:
устные сообщения, передаваемые непосредственно или средствами связи;
нефиксируемые визуальные сообщения.
Преобладающей формой и носителем информации является документ.
ДОКУМЕНТ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Документ может быть получен различными способами:
посредством письма;
рисунка;
графика;
фотографии;
звукозаписи.
Зафиксировав информацию, он (документ) тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.
Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т.д., называют документацией.
Условно весь массив документации делится на 2 больших класса:
1-й класс - техническая документация (конструкторская, технологическая, проектная по капитальному строительству, нормативно-техническая, по стандартизации и т.д.)
2-й класс - управленческая документация (документы, применяемые при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства).
Многие формы управленческой деятельности выражаются соответствующими документами:
планирование - посредством подготовки различных планов;
учет - в виде составления и обработки бухгалтерской, статистической и оперативно-технической документации;
координация - изданием приказов, распоряжений, письменных указаний;
контроль - сбором сведений в письменном виде и т.д.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - это комплекс работ по созданию, оформлению, изготовлению, движению, контролю за исполнением документов, формированию их в дела для текущего использования и хранения в архивах.
Характер делопроизводства зависит от существа работы того или иного учреждения. Например, в народном суде делопроизводство отличается от делопроизводства в сельском хозяйстве, в отделе народного образования - от делопроизводства в больнице и т.д. В связи с этим создано много систем документирования:
судебная;
финансовая;
медицинская и т.д.
Однако для всех учреждений, предприятий и организаций характерна административная функция. Документирование этой стороны деятельности учреждений образует административное делопроизводство или, иными словами, "общее" делопроизводство.
2. Структура и функции делопроизводственных служб предприятий
Основной задачей делопроизводственных служб является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации.
Факторами, определяющими организационное построение службы, являются:
основные функции;
объем работ по каждой функции;
размеры предприятия.
В практике управления действуют следующие службы документационного обеспечения:
управление делами - в министерствах и ведомствах РФ. В состав управления делами включаются канцелярии, инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем и центральный архив;
общий отдел - в местных органах власти. В его состав включаются подразделения по учету и регистрации документов, группа контроля, протокольная часть, копировально-множительная служба и архив.
канцелярия - в большинстве предприятий и организаций.
В организациях, не имеющих в структуре службы делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое, специально выделенное должностное лицо.
Функции службы делопроизводства:
1) функции экспедиции - прием поступающей корреспонденции, сортировка ее на регистрируемую и нерегистрируемую и распределение ее по подразделениям; количественный учет документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в подразделения и адресатам.
2) функции по учету и регистрации корреспонденции - учет и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиска информации; проверка правильности составления и оформления исходящих и внутренних документов.
3) функции контроля - контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководителей; анализ исполнительской дисциплины.
4) функции архива - прием, учет, хранение и использование дел; оказание методической помощи в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив.
5) функция печатания и размножения документов.
Номенклатура должностей работников служб делопроизводства включает начальников канцелярий, их заместителей, референтов, инспекторов, секретарей, делопроизводителей, машинисток, стенографисток, операторов, курьеров, экспедиторов. Состав и количество работников делопроизводства определяется штатным расписанием.
Права, обязанности и ответственность служащих фиксируются в нормативно-должностных инструкциях.