2.2. Апостиляція

Другим та найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією 1961 року.

Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з договірних держав і мають бути представлені на території іншої договірної держави.

Відповідно до Конвенції посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, яким скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах країн-учасниць Гаазької конвенції. Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі-учасниці Конвенції.

Для цілей цієї Конвенції офіційними документами вважаються: документи, які виходять від органу або посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця; адміністративні документи; нотаріальні акти; офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.

Однак ця Конвенція не поширюється: на документи, складені дипломатичними або консульськими агентами; на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Згідно зі ст. 6 Конвенції кожна Договірна держава призначає, зазначаючи їхні офіційні функції, ті органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля, згаданого в ч. 1 ст. 3. Вона повідомляє про таке призначення міністерство закордонних справ Нідерландів під час передачі на зберігання свого документа про ратифікацію чи приєднання або заяви про поширення дії цієї Конвенції.

Компетентними органами, які уповноважені проставляти апостиль на документах для дії за кордоном, в країнах, які приєдналися до вказаної Конвенції, у більшості випадків є центральні органи виконавчої або судової влади (Міністерства закордонних справ, Міністерства внутрішніх справ, Міністерства юстиції, Реєстратори Верховного суду тощо).

Апостиль на документі проставляється компетентним органом тієї держави, в якій документ був виданий чи складений. Тобто якщо документ був виданий на території Португалії, то і апостиль проставляється компетентним органом Португалії. Лише після цього він буде дійсним на території України або на території іншої держави-учасниці Конвенції.

Відповідно до статей 3, 4 і 6 Конвенції постановою кабінету Міністрів України від 18.01.2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (із змінами і доповненнями) повноваження на проставлення апостиля, що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ, у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюються документ, надаються:

Міністерству освіти і науки – на офіційних документах, виданий навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосується сфери освіти і науки;

Міністерству юстиції – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України;

Державній реєстраційній службі – на документах, що видаються цією Службою та структурними підрозділами територіальних органів міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби;

Міністерству закордонних справ – на всіх інших видах документів [+].

Посадові особи компетентних органів повинні мати зразки посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах.

Посадові особи компетентних органів звіряють підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними в них зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.

У разі відсутності в компетентного органу зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа апостиль може бути проставлений тільки після отримання такого зразка.

Порядок проставлення спеціального штампа «Apostille» (далі – апостиль) на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до ст. 5 Конвенції засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ, регулюється Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі – Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав), затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5 [+].

З метою реалізації вищевказаних Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113 [+], розроблений Порядок проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, затверджений наказом Міністерства юстиції України 25.09.2012 № 1418/5 [+].

Цей Порядок визначає процедуру проставлення апостиля в міністерстві юстиції України на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України, та підготовку Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації.

Відповідно до Положення про Державну реєстраційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 № 401 [+], та Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав наказом Міністерства юстиції України від 19.01.2012 № 94/5 «Про встановлення порядку роботи по проставленню апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану (із змінами та доповненнями) [+] було затверджено Порядок роботи по проставленню апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.

Згідно з п. 2 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, апостиль проставляється: на документах, які виходять від органів судової влади України; на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції; на адміністративних документах; на документах про освіту та вчені звання; на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних копіях засвідчених підписів.

Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, не поширюються: на документи, які видані закордонними дипломатичними установами України; на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на оригіналах та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Слід звернути увагу, що оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР (видані до 1991 року), не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Копії свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану України після 1991 року, вірність яких засвідчена нотаріусами України, можуть бути прийняті для подальшого проставлення апостиля тільки у разі попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Крім того, Україна не проставляє апостиль на документах, виданих після 11.08.2014 року в Криму.

Проставлення апостиля на офіційних документах про освіту та вчені звання, які були складені на території України, регулюється також наказом Міністерства освіти і науки України від 10.03.2009 № 220 «Про затвердження Порядку проставлення в Міністерстві освіти і науки України апостиля на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки» [+].

Слід зазначити, що п. 10 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, передбачено ряд вимог до документів, які подаються на проставлення апостиля. У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо: документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до ст. 12 Конвенції; текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку; у документі є незастережені виправлення або дописки; до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі; компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Апостиль повинен мати форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрів. Він проставляється у формі відбитка штампа безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.

У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.

Листок з апостилем повинен бути скріплений з документом указаним вище способом також у тому разі, коли документи мають тверду обкладинку, наприклад, документи, видані державними органами реєстрації актів громадянського стану, дипломи тощо.

На аркуші з апостилем проставляється печатка компетентного органу так, щоб одна її частина була на аркуші з апостилем, а інша – на останній сторінці документа.

Згідно з Конвенцією апостиль складається офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також іншою мовою. Заголовок «Apostille» (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» повинен бути викладений французькою мовою.

Різноманітність засобів для прикріплення апостиля до офіційних документів не можу бути підставою для неприйняття апостиля.

Усі пункти апостиля заповнюються українською мовою. Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.

У разі, якщо документ підписали кілька осіб, у пунктах 2 і 3 апостиля вказуються прізвищ і посада особи, яка вища з них за посадою. Якщо в документі не передбачені підпис конкретної особи та її прізвища, а документ видано органом влади, установою, організацією тощо, у пункті 2 апостиля зазначається: «підпис не передбачений», а в пунктах 3 і 4 записується офіційна назва установи, яка видала документ. У реєстраційному журналі зазначається інформація про цю установу.

Проставлення апостиля реєструється в окремому журналі.

Плата за проставлення апостиля перераховується до загального фонду державного бюджету.

Отже, якщо країна, в яку спрямовується документ, приєдналась до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів, то процедура легалізації закінчиться лише проставленням апостиля, якщо ні – необхідно проходити весь цикл консульської легалізації.

Проаналізувавши законодавчу, нормативно-правову базу таких країн як Литва, Латвія, Російська Федерація, Угорщина тощо вбачається, що процедура легалізації офіційних документів (консульська легалізація та апостилювання) в цих країнах не має особливих відмінностей від процедури легалізації офіційних документів в Україні. Це можна пояснити наступним чином, деякі з цих країн є правонступницями законотворчості СРСР та несуть зобов’язання, що випливають з відповідних міжнародних договорів про надання правової допомоги у цивільних, сімейних і кримінальних справах на території цих країн, укладених у різний час. Правила, закладені в цих договорах, передбачають взаємну правову допомогу органів юстиції сторін через свої центральні органи.

Країни, з якими були укладені такі договори, в основному, знаходилися у сфері впливу СРСР. Країни СНД тривалий час знаходилися у складі єдиної держави, були тісні зв’язки між республіками, державними органами, громадянами. Керуючись політичними, економічними міркуваннями, а також прагнучи полегшити бюрократичні перепони по якнайшвидшому прийняттю документів до розгляду і було прийнято рішення про прийняття документів між країнами СНД без легалізації.