Шановні панове!

Як і було домовлено, надсилаємо Вам такі документи:

рахунок-фактуру в двох примірниках;

страховий поліс на суму рахунку плюс 10%, що покривають інфляційний ризик;

повний комплекс коносамента, оформленого на розпорядника з бланковим індосаментом і з позначкою “фрахт оплачено” на суму ______________.

Просимо підтвердити їх отримання.

Залишаємося з повагою _________________

При написанні супровідного листа рекомендується використовувати такі мовні звороти:

1. На Ваше прохання надсилаємо рахунок-фактуру за партію відвантаженого товару.

2. Додаємо перелік нашої нової продукції.

3. Надсилаємо Вам страховий сертифікат.

4. Надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких минув.

5. Сподіваємося, що ви зацікавитеся ___________.

6. Розраховуємо на початок переговорів (співпраці) між нашими фірмами.

7. Будемо раді налагодженню взаємовигідних контактів з Вашою фірмою.

8. Дозвольте запропонувати Вам переглянути рекламні проспекти й каталоги, в яких подано останні зразки виробленого нашою фірмою обладнання.

Протокол – це один із найпоширеніших документів колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету і результати проведення зборів, конференцій, засідань та ін. У протоколі записують склад присутніх і відсутніх, зміст заслуханих доповідей та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів – об’єктивний опис певного факту чи події.

Протокол пише секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова і секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяються на три групи:

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою “СЛУХАЛИ”) та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою “УХВАЛИЛИ”).

Повні, в тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, в яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, питання, обговорення та увесь хід засідання або зборів.

Протоколи мають такі реквізити:

1. Назва виду документа (посередині).

2. Порядковий номер протоколу.

3. Дата проведення засідання (ліворуч).

4. Назва зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, конференція, нарада тощо).

5. Назва установи, організації, закладу чи їхнього структурного підрозділу, де відбувається захід.

5. Текст, в якому зазначається:

• посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

• посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

• склад учасників заходу зазначається за таким принципом: посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є); якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за абеткою); якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за абеткою).

• відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутніх понад 10 осіб.

• порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у називному відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

• текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ” (ці слова подають з нового рядка великими літерами).

6. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

7. Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але повинен містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Вислів “протокольна точність” відображає суть даного документа з обов’язковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін в усіх розділах і пунктах протоколу.

Зразок повного протоколу

ПРОТОКОЛ № 6

загальних зборів студентів гр. СОВВ-08-2 будівельного факультету

Криворізького технічного університету

20.09.2009 м. Кривий Ріг

Голова: Пархоменко С.В.

Секретар: Шульга М.В.

Присутні: декан факультету доц. Астахов В.І., доц. Смірнова Н.В., асистент Курганов І.П., студенти ІІ курсу.

Порядок денний:

1. Результати успішності студентів.

1. Робота з опорядження навколишньої території.

І СЛУХАЛИ: інформацію старости Шевчука В.С. про результати успішності студентів за 1 курс.

ВИСТУПИЛИ:

Курганов І.П., куратор групи, який звернув увагу окремих студентів на несвоєчасне складання іспитів та заліків деяких студентів.

Астахов В.І. довів до відома студентів наказ ректора університету про заходи, які будуть застосовуватися до тих студентів, які мають багато пропусків занять і не встигають у навчанні.

УХВАЛИЛИ:

1. Попередити студентів про наслідки щодо несвоєчасного складання заліково-екзаменаційної сесії.

2. Кураторові групи Курганову І.П. проконтролювати виконання пункту1.

2 СЛУХАЛИ: Смірнову Н.В., яка довела до відома студентів графік роботи з опорядження навколишньої території.

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Голова зборів підпис С.В.Пархоменко

Секретар підпис М.В.Шульга

Витяг з протоколу – один із найпоширеніших видів документації. Він є стислою формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, з якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Витяг з протоколу має такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Номер документа, з якого робиться витяг.

3. Назва організації, яка проводила засідання.

4. Дата проведення зборів або засідання.

5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано в протоколі).

6. Підписи.

Зразок

Витяг з протоколу № 5

засідання профспілкового комітету будівельного факультету

09.09.2009

Присутні: декан факультету доц. Астахов В.І., доц. Смірнова Н.В., асистент Курганов І.П., студенти ІІ курсу.

2. СЛУХАЛИ: заяву ст. гр. ПЦБ – 08-2 Грачова П.М. про виділення путівки до профілакторію університету на жовтень 2009 р.

УХВАЛИЛИ: виділити Грачову П.М. путівку до профілакторію з 02.10.2009 року.

Оригінал підписали:

Голова Я.В.Зінов’єв

Секретар О.Г.Олексієнко

До групи обліково-фінансових документів належать: акт, доручення, розписка.

Акт – це офіційний документ, що складається однією або кількома особами і підтверджує факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведення випробувань нової техніки, за нещасних випадків, при здаванні об’єктів.

Текст акта складається з двох частин:

• вступної, де зазначаються підстави для складання акта, перераховують осіб, які склали цей документ, а також тих, хто був присутній під час складання;

• констатуючої, де викладається мета й завдання акта, характер проведеної роботи, перераховують установлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляють кількість примірників акта й вказується місце їх зберігання. Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Акт має такі реквізити:

1. Назва організації.

2. Гриф затвердження.

3. Назва документа.

4. Номер.

5. Дата.

6. Місце складання.

7. Заголовок до тексту.

8. Текст.

9. Підписи.

Доручення – найпоширеніший обліково-фінансовий документ. Відповідно до Цивільного кодексу України доручення – це двостороння угода, за якою одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії.

У договорі доручення можуть бути встановлені строк його дії та територія, у межах якої є чинним виняткове право повіреного.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові). Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, офіційні доручення поділяються на три види:

• разові - на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей, пенсії, поштового переказу, посилки тощо);

• спеціальні - на здійснення приватною чи службовою особою однотипних вчинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій у межах певного терміну тощо);

• загальні - на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов’язаних з управлінням і володінням нерухомим та рухомим майном, банківських операцій, одержання і надсилання кореспонденції, представницьких функцій у суді та ін. з правом передоручення третій особі).

Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) й літерами (загальне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо строк дії доручення не зазначено, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення не має юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення, може в будь-який час скасувати його, а особа, якій видано доручення, – відмовитися від нього.

Текст особистого доручення пишеться в довільній формі, але є обов’язковими такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Місце укладання.

3. Дата (число, місяць і рік).

4. Текст.

5. Підпис особи, яка видає доручення (праворуч).

6. Дата укладання документа.

7. Завірення (засвідчення) підпису особи, яка передає свої права іншій, може бути здійснене підприємством, де вона працює, закладом, де навчається, ЖЕК за місцем її проживання або будь-якою нотаріальною конторою.

8. Посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач.

9. Печатка організації, закладу, де працює засвідчувач.

Для багатьох доручень є друковані бланки, куди від руки вписують прізвище, ім’я та по батькові того, кому доручається, що саме, де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою.

Зразок особистого доручення

Доручення

Я, Горбачевська Ольга Кіндратівна, паспорт серія АК № 124150, виданий 11.03.99 Дзержинським РВ Криворізького МУ УМВС України в Дніпропетровській області, доручаю Альохіну Івану Миколайовичу, паспорт серія АЕ № 174050, виданий 11.03.95 Дзержинським РВ Криворізького МУ УМВС України в Дніпропетровській області, отримати у відділенні зв’язку № 55 бандероль.

26.08.2009 підпис

Підпис Горбачевської О.К. засвідчую

Начальник ЖЕК № 7 підпис О.П.Бондаренко

27.08.2009

М.П.

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передавання та отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей.

За походженням розписки бувають особисті й службові.

Особисту розписку складають тоді, коли одна особа отримує якісь матеріальні цінності або гроші від іншої, службову – коли представник установи одержує документи чи товарно-матеріальні цінності від іншої організації.

Розписка пишеться лише в одному примірнику, жодні виправлення в ній неприпустимі.

Якщо передається сума грошей, у розписці вказують адресу, номер і серію паспорта того, хто їх отримує. Грошова сума пишеться словами, а в дужках – цифрами: в сумі п’ять тисяч шістсот двадцять (5620) гривень. Підпис особи, яка дає розписку, засвідчується нотаріальною конторою.

Зразок

Розписка

Мною, студентом будівельного факультету Криворізького технічного університету М.П.Майбородою, отримано від зав. бібліотеки В.І.Тесленко для тимчасового користування на заняттях з української мови 10 (десять) журналів «Будівництво України».

10 вересня 2009 р. (підпис)

Документи з господарсько-договірної діяльності використовуються в державних та недержавних підприємствах або організаціях. Господарська діяльність ґрунтується на договірних зобов’язаннях та передбачає в умовах цих договорів шляхи розв’язання певних суперечок, пов’язаних чи з термінами виконання робіт, чи з постачанням продукції, чи з порушенням розрахункових відносин.

До цієї групи документів належать різні типи договорів відповідно до цивільного кодексу, контракт і трудова угода.

Договір – це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків. Договір може бути укладено між окремими громадянами, між громадянами та організаціями і між організаціями.

Існують договори різних видів. Цивільний кодекс передбачає такі договори: купівлі-продажу, постачання, підряду, про матеріальну відповідальність, про спільну діяльність, щодо створення нових форм господарювання, установчий договір, договір оренди та ін.

Договір купівлі-продажу – це договір, за яким продавець зобов’язується передати певне майно у власність покупця, а той – прийняти вказане майно та оплатити за нього певну грошову суму. Важливою особливістю цього типу договору є те, що продавцем може бути лише власник товару, а покупцем – будь-яка юридична чи фізична особа.

Зразок

ДОГОВІР КУПІВЛІ-ПРОДАЖУ № 54

м. Кривий Ріг 14 вересня 2009 р.

__________________________________________________________________

(найменування підприємства, організації, установи)

(у подальшому Продавець) в особі ____________________________________ , (посада, прізвище, ім’я по батькові)

який діє на підставі _______________________________________________,

(статуту, довіреності)

з однієї сторони, та____________________________________________ _______________________________________________________

(найменування підприємства, організації, установи)

(у подальшому Покупець) в особі _____________________________________

__________________________________________________________________,

(посада, прізвище, ім’я, по батькові)

що діє на підставі __________________________________________________, (статуту, довіреності)

з іншої сторони, уклали цей договір: