Тема 3. Типи документів за призначенням.

За призначенням документи поділяються на: документи щодо особового складу, розпорядчі документи, організаційні документи, довідково-інформаційні, обліково-фінансові та господарсько-договірні.

До документації щодо особового складу належать такі документи: заява, резюме, автобіографія, характеристика, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка, наказ щодо особового складу.

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне та соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють такі основні види заяв:

1. Службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Службова заява може бути відтворена механічним способом у декількох примірниках і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

2. Особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику.

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні:

а) особисті, в яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового квитка, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреси підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов’язковими викладені вище вимоги.

Заява має такі реквізити:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення –ові (-еві, -єві) з –у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додано до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Зразок

Ректорові Криворізького технічного

університету

проф. Темченку А.Г.

студента групи ДВО-08

Тоцького Владислава Васильовича

Заява

Прошу надати мені академічну відпустку з 26 листопада 2009 року через тривалу хворобу.

До заяви додаю:

1. Довідку про стан здоров’я.

20.11.2009 (підпис)

Резюме – це документ, в якому подаються стислі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. Основна вимога до такого документа – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. Резюме не має якихось суворих вимог до складання, але при його написанні рекомендують дотримуватися таких правил:

1. Формулювати мету потрібно зрозуміло, чітко, дохідливо, наприклад: заміщення вакантної посади асистента у відділі маркетингу, менеджера з реклами та маркетингу тощо.

2. Намагайтеся вживати якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти. Слід пам’ятати, що під час комп’ютерного вивчення вашого резюме дієслова не читаються, а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.

3. Намагайтеся не вживати такі слова, як “я”, “ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організовував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

4. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

5. Для друкування резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.

Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередити увагу на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Зразок

Резюме

Шевченка Юрія Івановича

Мета: заміщення вакантної посади менеджера.

Досвід роботи:

Упродовж 2003 - 2005 років працював на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу у ВАТ «ЦГЗК».

Маю досвід: 1) вивчення та аналізу ринку продажу руди в Україні; 2)вивчення та аналізу попиту на руду за межами України (країни СНД та далекого зарубіжжя); 3) розроблення та подальшої реалізації комплексних рекламних кампаній з продажу.

Набув досвіду співробітництва із засобами масової інформації (розроблення макетів рекламних оголошень).

На початку 2006 року переведений на посаду менеджера з питань маркетингу ВАТ “ЦГЗК”. Обізнаний з 1) дослідженням та аналізом ринку продажу рудної продукції; 2) розробленням та втіленням іміджу кожної з фірм (логотипи, представницька продукція).

Працюю на комп’ютері.

Освіта:

1999 - 2004 рр. – навчання на економічному факультеті Криворізького технічного університету. Кваліфікація: менеджер зовнішньоекономічної діяльності.

Знання мов: вільно володію англійською, українською та російською мовами.

Контактний телефон:

Резюме має такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

Автобіографія – це документ, в якому особа подає опис свого життя та діяльності. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Автобіографія типового формуляра не має і складається довільно. Все ж практика виробила певні вимоги до оформлення цього особистого офіційного документа. Форма викладу – розповідна (від першої особи). Усі відомості подаються у хронологічному порядку і з таким розрахунком, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію та громадську діяльність людини. Автобіографія має такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначають:

• прізвище, ім’я, по батькові (у Н. відмінку однини);

• дата народження: число, місяць (літерами), рік;

• місце народження: місто, село, селище, район, область, країна. Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження;

• відомості про навчання: повне найменування усіх навчальних закладів, в яких довелося вчитися (як вони називалися в час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом);

• відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи та посад);

• відомості про громадську роботу;

• стислі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

3. Дата укладання (ліворуч).

4. Підпис укладача (праворуч).

Заголовок “Автобіографія” пишеться посередині рядка. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу.

Зразок автобіографії

Автобіографія

Я, Комарчук Ольга Петрівна, народилась 17 листопада 1983 року в м. Кривий Ріг Дніпропетровської області.

У 1990 році пішла в перший клас середньої школи № 66 м. Кривого Рогу. Після закінчення 9 класів у 1999 році вступила до Криворізького будівельного технікуму, який закінчила в 2004 р.

У 2004 році вступила на економічний факультет Криворізького технічного університету, де зараз і навчаюсь.

На громадських засадах є членом студради факультету.

Склад сім’ї:

батько – Сергієнко Петро Станіславович, старший майстер сортопрокатного цеху № 2 ВАТ “Криворіжсталь”;

мати – Сергієнко Марія Олегівна, вчителька історії середньої школи № 56 м.Кривого Рогу;

чоловік – Комарчук В’ячеслав Іванович, електрик ЖКК № 5 м. Кривого Рогу.

18 вересня 2004 р. Підпис

Характеристика - це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві. Характеристика вимагається при висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один з яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири логічно пов’язані між собою складові частини.

Перша – це анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де вказують прізвище, ім’я та ім’я по батькові, посаду (науковий ступінь і звання, якщо такі є), рік народження, національність, освіту, котрі прийнято розташовувати праворуч стовпчиком.

Друга – дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.).

Третя – власне характеристика, тобто оцінка ділових якостей: ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, поведінка в побуті, ставлення до колег. Тут же містяться відомості про державні нагороди й заохочення.

Четверта, заключна частина, - висновок, в якому вказується призначення характеристики.

Текст характеристики викладається у формі третьої особи. Підписують цей документ, як правило, керівник і голова профкому. Підписи завіряються круглою гербовою печаткою.

Зразок

АТЕСТАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА

Титової Марії Федорівни,

бухгалтера планового відділу

Криворізького технічного

університету, 1975 р. нар., освіта

вища.

Пані Титова М.Ф. працює на посаді бухгалтера з 2001 р. після закінчення Криворізького технічного університету.

Службові інструкції та доручення виконує сумлінно. Має високий професійний рівень із питань нарахування коштів, оплати праці та бухгалтерського обліку.

Пані Титова М.Ф. користується повагою й авторитетом серед співробітників університету. У спілкуванні ввічлива, у побуті скромна. Бере участь у роботі профкому, членом якого є з 2002 року.

Пані Титовій М.Ф. рекомендується більше уваги приділити питанням господарсько-фінансової діяльності та опанувати роботу та ПЕОМ.

Характеристика видання для подання до атестаційної комісії університету.

Ректор КТУ (підпис) А.Г.Темченко

Головний бухгалтер (підпис) З.А. Шпилька

10.09.2009

М.П.

Характеристика має такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

3. Підписи.

4. Печатка.

5. Дата укладання.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації або підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції або з кадрових питань.

Накази охоплюють широке коло питань виробничої і навчальної діяльності: організації праці (навчання), добору і розстановки кадрів, трудової (навчальної) дисципліни, заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні, з питань виробничої діяльності).

У наказах щодо особового складу оформлюють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Цей тип наказу має такі реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа.

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва виду документа.

4. Дата укладання (ліворуч).

5. Номер наказу (посередині).

6. Назва населеного пункту, де розташовано підприємство або установа (праворуч).

7. Заголовок до тексту (короткий зміст наказу) “Про...”.

8. Текст.

9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).

10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

Окрім обов’язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами:

1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного підрозділу (відділу);

в) вид прийняття (переведення, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);

г) особливі умови (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем та ін.);

г) умови платні (відповідно до штатного розкладу).

2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:

а) з якої посади на яку;

б) вид, термін (постійно, тимчасово);

в) мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).

3. У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

- основна, тарифна;

- додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв’язку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємства; як винагорода чи заохочення;

- навчальна, академічна;

- у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуванням; післяопераційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

- без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок;

б) загальна тривалість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року, до якого числа, місяця, року включно);

г) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної і додаткової).

4. У наказах про звільнення зазначають:

а) дату звільнення;

б) мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов’язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті повинні розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, підприємства.

Зразок

Міністерство освіти і науки України

Криворізький технічний університет

Наказ № 94-к

11.09.2009 м. Кривий Ріг

Щодо особового складу

ПРИЗНАЧИТИ:

Литвака Юрія Федоровича на посаду ст. лаборанта кафедри історії з 14.09.2009 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава: заява Литвака Ю.Ф.

ПЕРЕВЕСТИ:

Вітренко Надію Іллівну, ст. лаборанта кафедри історії, на посаду викладача цієї ж кафедри з 15.09.2009 у зв’язку з додатковою штатною одиницею на кафедрі.

Підстава: заява Вітренко Н.І.

Ректор (підпис) А.Г.Темченко

До групи розпорядчих документів належать накази з питань виробничої (організаційної, основної) діяльності підприємства або організації та розпорядження.

Серед організаційних наказів розрізняють:

а) ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства);

б) на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Текст такого наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин:

• констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (вказується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу, то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передається зміст певного розділу документа вищого органу, який є підставою для видання конкретного наказу;

• розпорядча частина починається словами “Наказую”, “Зобов’язую”, “Пропоную”, “Доручаю” та ін. Вона складається з пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськимицифрами.

Текст наказу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі. Якщо ж факту надається більше значення, ніж особі, тоді вживається пасивна форма (“Грубі порушення виявлено...”); активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (“...начальник відділу кадрів зобов’язаний ...”).

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії). Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання.

Проект наказу погоджується:

- із заступником керівника установи;

- з куратором питань, розглянутих у документі;

- з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

- з юристом організації, який засвідчує погодження наказу з чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.

Організаційні накази мають такі реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація.

2. Повна назва організації.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Номер наказу.

6. Місце укладання.

7. Заголовок до тексту.

8. Текст.

9. Посада керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

10. Візи (якщо є) “Проект наказу внесено...”, “Проект наказу погоджено...”.

Однак у наказах, що видаються на виконання ухвал керівних (вищих) органів, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа. Констатуючої частини може також не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують роз’яснень. У таких випадках текст наказу складається з параграфів.

Зразок

Трест «Криворіжіндустрбуд»

НАКАЗ № 57

01.09.2009 м. Кривий Ріг

Про перехід діловодства

тресту на українську мову

Згідно із Законом України «Про мову» та постановою Кабінету Міністрів України № 1546 «Про затвердження Державної програми розвитку у функціонуванні української мови на 2004 – 2010 роки» діловодство на підприємстві буде вестися лише українською мовою. У зв’язку з цим

НАКАЗУЮ:

1. Усю систему документації у тресті з 01.10.2009 вести державною мовою.

2. Заст. директора Білоцерківському В.С., завідувачеві канцелярією Пархоменко Н.П., начальникові відділу стандартизації Петренко М.П. організувати проведення занять із документознавства українською мовою з працівниками, що зайняті підготовкою та оформленням документів, а також з управлінським персоналом у термін до 30.09.2009.

3. Заступникові директора Білоцерківському В.С., зав. канцелярією Пархоменко Н.П. забезпечити розроблення бланків розпорядчих, інформаційних, обліково-фінансових документів у термін до 25.09.2009 і подати до друкарні тресту. Бланки документації погодити з відділом стандартизації.

4. Начальникові друкарні Савченко Л.В. друкування бланків виконувати лише за наявності макетів, складених українською мовою.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора Білоцерківського В.С.

Генеральний директор підпис Ю.І.Кононенко

тресту «Криворіжіндустрбуд»

Розпорядження – це правовий акт, що видається одноосібно керівником для вирішення оперативних питань. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядження видаються головою Кабінету Міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти. Ряд питань, що містять зазначені документи, перелічені у відповідних нормативних актах (інструкції, положення та ін.).

Розпорядження, що видають організації або установи, можуть бути загальними для всього колективу або стосуватися окремих ділянок його роботи.

Зразок

Криворізький машинобудівний завод

Розпорядження

17.09.2009 № 23 м. Кривий Ріг

Про підвищення рівня знань

керівного персоналу заводу

Відповідно до наказу директора заводу від 15.09.2009 № 128 і для підвищення рівня знань керівного персоналу заводу

ПРОПОНУЮ:

1. Відділу технічного навчання з 01.10.2009 організувати семінар для керівного персоналу заводу за 20-годинною програмою.

2. Проводити заняття щопонеділка та щочетверга о 16.00 у кімнаті №205 відділу технічного навчання.

3. Заступникові директора з кадрових питань п. Овсієнку С.М. забезпечити присутність на семінарі всіх начальників цехів, їх заступників, завідуючих відділами заводу.

Заступник директора

заводу (підпис) О.В.Сіренко

Розпорядження має такі реквізити:

1. Назва установи.

2. Назва документа.

3. Номер документа.

4. Дата.

5. Місце укладання.

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис.

Організаційні документи – це умовна назва окремої групи документів, призначених забезпечувати виконання організаційних функцій управління. До цієї групи належать статути, положення, інструкції.

Статут

Статут – це нормативно-правовий акт, за допомогою якого оформлюється створення установи, організації, підприємства будь-якої форми власності та визначається їх структура, функції, правовий статус.

Статути господарських організацій мають свої особливості.

Статути поділяються на типові та індивідуальні. Типовий статут розробляється для системи однотипових установ, а індивідуальний – для конкретної організації на основі типового. Цей документ складається з таких основних розділів:

1. Загальні положення (розкриваються головні завдання, найважливіші функції, дія статуту).

2. Мета і предмет діяльності установи.

3. Юридичний статус установи.

4. Органи управління.

5. Трудовий колектив.

6. Майно установи.

7. Фонди установи.

8. Облік і фінансова звітність.

9. Розподілення прибутків і відшкодування збитків.

10. Зовнішньоекономічна діяльність.

11. Реорганізація та припинення діяльності установи.

12. Зміни та доповнення до статуту.

Для чіткості викладу та зручності читання текст статуту членують на статті (пункти), які групують у розділи (позначаються арабськими цифрами).

Проект статуту зазвичай готує юридична служба, а не служба діловодства. Статут друкують на чистих аркушах паперу формату А4. Після остаточного оформлення статуту всі його аркуші прошивають і скріплюють печаткою.

Титульна сторінка статуту має такі реквізити:

• запис про державну реєстрацію;

• гриф затвердження;

• назва установи;

• назва виду документа;

• рік складання та місце видання;

• відбиток печаток і штампів відповідних установ (місцевого органу державної влади, пенсійного фонду, податкової інспекції, управління статистики).

Один примірник статуту зберігається на підприємстві. На підставі статуту розробляють положення про структурні підрозділи, посадові інструкції та інші організаційні документи.

Положення

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності, функції, права й обов’язки державних органів, установ та їхніх структурних підрозділів. Вони поділяються на: а) типові, що розробляються для системи установ, організацій; б) індивідуальні, що створюються на основі типових.

Проект положення про структурний підрозділ готує керівник цього підрозділу або інший працівник за дорученням керівника. Підготовлений проект обов’язково погоджується з юридичною або кадровою службою установи. Остаточно оформлене й погоджене з усіма відповідними службами положення підписує керівник структурного підрозділу й затверджує керівник установи.

Текст положення про структурний підрозділ складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов’язки.

5. Керівництво.

6. Організація роботи.

7. Контроль, перевірка і ревізія діяльності.

Положення оформлюють на загальному чи спеціальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4 відповідно до ДСТУ 4163 – 2003.

Положення має такі реквізити:

1. Державний Герб.

2. Код форми документа.

3. Гриф затвердження.

4. Назва організації.

5. Назва структурного підрозділу організації.

6. Назва виду документа.

7. Дата.

8. Реєстраційний індекс документа.

9. Місце видання або складання документа.

10. Текст.

11. Підпис.

12. Гриф погодження.

13. Візи.

14. Печатка.

Індивідуальне положення про організацію затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності від дати його затвердження, а не від дати складання.