Тема 2. Сучасна українська мова. Діловий документ, призначення, класифікація, державний стандарт на оформлення документів.

Сучасна українська літературна мова функціонує в писемній та усній формах. Обидві форми підлягають загальномовним нормам. Однак реалізація цих норм має свою специфіку.

Мова обслуговує людей у всіх сферах їхньої виробничої та інтелектуальної діяльності. Тому в ній своєрідно використовуються ті або інші слова та звороти, синтаксичні конструкції і речення, ритм та інтонація. Унаслідок цього утворюються певні різновиди мови, що називаються стилями.

В обох своїх формах – писемній і усній – сучасна українська літературна мова має розвинену систему стилів. Досконале знання специфіки кожного стилю, його різновидів, особливостей – надійна запорука успіхів у будь-якій сфері спілкування.

Розрізняють такі основні стилі сучасної української літературної мови: розмовний (розмовно-побутовий), художній, науковий, публіцистичний, офіційно-діловий.

Офіційно-діловий стиль – це стиль, який задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між державами, організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування.

Соціальна функція писемного ділового мовлення дуже важлива: ділове мовлення обслуговує суспільні відносини людей, служить для зв’язку органів влади з населенням, для взаємозв’язку в політичній, економічній, соціальній і культурній сферах.

Цілком очевидно, що ці завдання не може виконувати якесь однотипне мовлення, тому в межах ділового стилю виділяються такі підстилі:

Законодавчий підстиль використовується в законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується в конституції, законах, указах, статутах, постановах та ін.

Дипломатичний підстиль використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури, він регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Цей підстиль реалізується в конвенціях (міжнародних угодах), комюніке (повідомленнях), нотах (зверненнях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах тощо.

Юридичний підстиль використовується в юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж). Цей підстиль обслуговує правові та конфліктні стосунки:

а) між державою та підприємствами всіх форм власності;

б) між підприємствами, установами та організаціями;

в) між державою та приватними особами;

г) між підприємствами усіх форм власності та приватними особами;

д) між приватними особами.

Адміністративно-канцелярський підстиль використовується в професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві. Адміністративно-канцелярську документацію можна поділити на планово-звітну, розпорядчу, директивну, облікову та ділове листування.

Основний тон ділового мовлення – нейтральний. Цей стиль відзначається всезростаючою стандартизацією мови. Найхарактерніші прояви стандартизації такі:

а) широке вживання усталених словесних формул: з метою, у зв’язку, відповідно до, згідно з та ін. Їх уживання в ділових паперах цілком закономірне, оскільки набагато спрощує і полегшує складання окремих видів документів;

б) велика повторюваність тих самих слів, зворотів, конструкцій – як результат прагнення до однотипності способів вираження думки в однотипних ситуаціях.

До лексики офіційно-ділового підстилю висуваються суворі вимоги:

а) відсутність діалектизмів, жаргонізмів та просторічної лексики;

б) широке тематично зумовлене використання професійної термінології (юридичної, економічної та ін.), скорочених слів, зокрема скорочених назв різних організацій та установ;

в) мінімальне використання вигуків, часток, іменників з суфіксами суб’єктивної оцінки, що пояснюється завданням нейтрального ставлення до повідомлюваних явищ.

Діловий папір має, як правило, розповідний характер, тому питальні, а особливо окличні речення в документах майже не трапляються.

Щодо структури речень ділових паперів, то майже всі присудки вживаються у теперішньому часі: Рекламне агентство телерадіокомпанії “Рудана” пропонує свої послуги з виготовлення та розміщення реклами. Великого поширення набули пасивні конструкції: прибуток одержується, проект плану розробляється.

Синтаксис ділової документації характеризується наявністю інфінітивних конструкцій у реченнях резолютивного змісту. У розпорядчій документації рекомендується вживати дієслова інфінітивної форми: затвердити, зобов’язати.

З метою економності вислову та точності відтворення думки в документах часто використовуються дієприкметникові та дієприслівникові звороти.

Віддієслівні іменники є необхідним і виправданим мовним засобом ділового стилю. Саме вони забезпечують однозначність, дають загальне уявлення про дію. Заміна всіх віддієслівних іменників дієслівними формами неможлива. Наприклад: подати звіт – звітувати, давати вказівки – вказувати.

Для того щоб процес управління був стабільним, а управлінський апарат діяв оперативно й результативно, необхідне безперервне одержання інформації. Усю цю інформацію містить службова документація, яка охоплює всі сторони виробничої діяльності людей. Якість службового документа безпосередньо впливає на характер цієї діяльності та її результати.

Документ (лат. documentum – свідоцтво, взірець, повчальний приклад, спосіб доказу) – це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Розрізняють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, диску, дискеті. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також бути джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом – рукописним або друкарським.

До оформлення документа висуваються такі вимоги:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою відповідно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити діючому законодавству та директивним вказівкам вищих органів.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ складають лише за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

У соціальному плані будь-який офіційний документ одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

• інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;

• соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

• комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;

• культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

• управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів, які спеціально створюються для реалізації завдань управління;

• правова – документ є засобом закріплення й змін правових норм та правовзаємин у суспільстві; ця функція є визначальною у законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ);

• історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

На підприємствах та в установах створюється значна кількість найрізноманітніших документів, які групуються за кількома ознаками:

1. За найменуванням автобіографія, заява, довідка та ін.

2. За походженням службові (офіційні) й особисті.

3. За місцем виникнення внутрішні та зовнішні.

4. За призначенням щодо особового складу;

розпорядчі;

організаційні;

обліково-фінансові;

довідково-інформаційні;

господарсько-договірні.

5. За напрямком вхідні та вихідні.

6. За формою стандартні й індивідуальні.

7. За строками виконання звичайні безстрокові;

термінові й дуже термінові.

8. За складністю прості та складні.

9. За стадіями створення оригінали; копії і витяги, дублікати.

10. За ступенем гласності загальні, таємні;

для службового користування.

11. За технікою відтворення рукописні;

відтворені механічним способом.

12. За строками зберігання постійного;

тривалого (понад 10 років);

тимчасового (до 10 років).

13. За носієм інформації оформлені на папері, диску;

фотоплівці, магнітній стрічці.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють.

Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Кількість документів, що надійшли в організацію, установу й створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів (написання й розташування на бланку реквізитів). У справочинстві діє ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Цей стандарт установлює склад реквізитів документів, вимоги до змісту і до бланків документів.

Організаційно-розпорядчі документі (ОРД) укладають на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х 210 мм). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідно до формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. Реквізити мають бути розташовані у межах, які встановлює формуляр-зразок: ліворуч залишають вільний берег (поле) довжиною 35 мм для збереження тексту в разі підшивання, затискування документа, праворуч – не менше 8 мм; зверху і знизу – 20 мм.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим.

02 - зображення емблеми організації або товарного знака.

03 - зображення нагород.

04 - код організації.

05 - код форми документа.

06 - назва організації вищого рівня.

07 - назва організації.

08 - назва структурного підрозділу організації.

09 – довідкові дані про організацію.

10 - назва виду документа.

11 – дата документа.

12 – реєстраційний індекс документа.

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

14 - місце складання або видання документа.

15 - гриф обмеження доступу до документа.

16 - адресат.

17 - гриф затвердження документа.

18 - резолюція.

19 - заголовок до тексту документа.

20 - відмітка про контроль.

21 – текст документа.

22 - відмітка про наявність додатка.

23 - підпис.

24 - гриф погодження документа.

25 - візи документа.

26 - відбиток печатки.

27 - відмітка про засвідчення копії.

28 - прізвище виконавця і номер його телефону.

29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи.

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі.

31 - відмітка про надходження документа до організації від адресата.

32 – запис про державну реєстрацію.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання). Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським способом виготовляють бланки, що містять трафаретний текст.

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Реквізити на бланку можуть розташовуватися одним із способів:

• центровим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

• прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої зони розташованості реквізитів).

Використання бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.