8. Службова нарада

 

  Ділова нарада (збори) - усна комунікативна взаємодія групи людей (колективу). У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри: ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступиучасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговорення ідей при «мозковій атаці»), дискусія.

   Виділяють такі основні задачі ділових нарад:

1)З'ясувати, проаналізувати стан справи (як виконується намічене, що відбувається в колективі ...); обмінятися інформацією з обговорюваних питань , скоординувати зусилля і зробити організаційні висновки. Цим задачам відповідає інформаційний тип зборів.

2)Проінформувати колектив про пошуки в рішенні проблем, про новий досвіді можливості його впровадження, переконати співробітників у правильності проведеної господарської політики. Для рішення цих задач призначенеі роз'яснювальні збори чи збори - інструктаж.

3)Знайти колективне рішення проблеми,  зібрати ідеї. Це тип зборів - проблемні чи «мозкова атака».

4)Відібрати і прийняти конструктивні рішення. Це задача зборів –прийняття  рішення.

5)Дати учасникам необхідні знання, підвищити їхню кваліфікацію. Цей тип називається конференція чи навчальні збори.

Відповідно до мети виділяють види нарад.

   Інструктивна нарада. Мета такої наради - передавання її учасникам вказівок і розпоряджень, роз’яснення і деталізація їх щодо конкретних умов роботи, встановлення методів і строків виконання вказівок, визначення завдань підрозділів і виконавців.

  Слід пам’ятати, що передавання інформації у письмовому вигляді скорочує витрати часу на її сприйняття, знижує вірогідність неправильного розуміння, дає змогу зосередитися на окремих питаннях, зрозуміти формулювання, терміни, визначення.

   Оперативна нарада (п’ятихвилинка). Ця нарада відрізняється від інших стабільним складом учасників, постійним місцем і часом проведення, відсутністю заздалегідь підготовленого порядку денного, відносною нетривалістю (20-30 хв.). Основне завдання такої наради - одержання інформації “знизу” про стан справ. За мірою надходження і обговорення її керівник приймає оперативні рішення безпосередньо на нараді. Здебільшого вони стосуються перерозподілу ресурсів, погодження дій, вибору пріоритетів і розв’язання інших питань господарської діяльності організацій.

  На оперативній нараді керівник може запропонувати виступити будь-кому з присутніх, вимагати докладної інформації, зобов’язати діяти негайно і тільки запропонованим шляхом, замінити виконавця, перервати того, хто виступає, та ін.

Якщо керівник зацікавлений у постійних контактах з колективом, він організує регулярні наради.

 Для регулярних нарад відводять визначений день тижня. Місцем проведення, як правило, є кабінет керівника організації. Однак краще скликати наради в спеціально обладнаному приміщенні

 

Закріплення

 

 1. Перекласти українською мовою(письмово). Скажіть, як перекладаються підкреслені слова. Пригадайте основні правила підготовки виступу.

 

  А) Особенностью вступления является то, что аудитория по нему очень быстро составит впечатление о вас, и это впечатление будет доминировать на протяжении всего выступления. Если во вступительной части допустить ошибки, их тяжело будет исправить. Важно с самого начала заинтересовать публику удачностьювашего первого выстрела. Для этого во вступительной части можно использовать какую-либо остроумнуюшутку, рассказать интересный факт или вспомнить выдающееся историческое событие, обязательно связываяих с темой выступления.

 

  Б) Заключительная часть публичного выступления предусматривает подведение итогов. В окончании нужно напомнить ключевые проблемы, затронутые в речи.Главный ваш контролер — время. Помните, что внимательно слушать и воспринимать ваши идеи публика может  ограниченный срок (обычно не более 15-20 минут, потом внимание аудитории начинает слабеть). От вас ожидают коротких, четких, понятных,убедительных и доступных фраз.  Учитывайте темпоритм вашей речи. Самая благоприятная скорость для восприятия — приблизительно 100 слов за минуту.

 

2. Прочитайте цінні поради з книги Дейла Карнегі розділу «Як набувати друзів і впливати на людей» (роздруковано кожному)

Який найбільший секрет спілкування з людьми?

Назвіть шість способів привернути до себе людей.

Висловіть свої міркування з приводу прочитаного

 

  З 1912 р. Д. Карнегі проводив курси для бізнесменів. Спочатку це були тільки курси ораторського мистецтва, метою яких було навчити людей, як мислити і виражати свої ідеї з більшою ясністю і більшим ефектом і на ділових зустрічах, і перед суспільством. Але потім стало зрозуміло, яку потребу ці дорослі люди мали в ораторському мистецтві, а ще більше вони потребували мистецтва жити в злагоді з людьми в своїх щоденних ділових контактах.

  Уміння поводитися з людьми – дуже важлива проблема, особливо якщо ви ділова людина. Дослідженнями виявлено, що близько 15 % фінансового успіху потрібно віднести на рахунок фахових знань і близько 85 % - на рахунок особливостей характеру людини та здатності керувати людьми. Джон Рокфеллер стверджував, що вміння спілкуватися з людьми – товар, що купується за гроші, як цукор або кава. «Я готовий платити за це уміння більше, ніж за будь-який інший товар у цьому світі», - говорив він.

Основні прийоми зближення з людьми

1. Якщо хочете дістати мед, не перекидайте вулика.

 Досвід переконує, що в 99 випадках зі 100 людина ні в чому не засуджує себе, незалежно  від того, наскільки вона права або неправа. Критика некорисна, бо вона ставить людину в позицію оборони і спонукає її шукати для себе виправдання. Критика небезпечна, бо вона ранить почуття власної гідності і збуджує почуття образи й обурення. Перед вами – людська натура в дії: винний звинуватить будь-кого, але не себе. Ми всі такі. Замість того, щоб засуджувати людей, слід постаратися їх зрозуміти. Треба зрозуміти, чому вони чинять саме так, а не інакше. Це породжує розуміння, терпимість і великодушність. Все зрозуміти – значить все пробачити. Сам Бог не судить людини, поки не скінчаться її дні. Чому ж ми повинні з вами судити її?

2. Найбільший секрет спілкування з людьми

Є один шлях переконати будь-кого – це примусити іншого захотіти зробити це. Майже всі нормальні дорослі люди хочуть: здоров’я, безпеки, їжі, сну, грошей і того, що на них можна придбати, упевненості в майбутньому, сексуального задоволення, благополуччя для своїх дітей, почуття своєї значності.

  Майже всі ці бажання можна задовольнити, за винятком одного – бажання бути великим, бути значним. Потреба в свідомості своєї значності – одна з головних відмінностей між людиною і твариною.

  Головний секрет спілкування з людьми – це визнання її цінності. Ніщо так легко не вбиває честолюбство, як критика з боку вищих чинів. І тому треба дати людині спонукальний мотив до праці. Не бійтеся знайти в людині те, за що  можна її похвалити. Ми даємо їжу нашим дітям, друзям, службовцям, але, на жаль, через свою недбалість забуваємо їм дати добре слово визнання їх високої людської цінності. А в чому ж відмінність між високою оцінкою і лестощами? Вона не складна. Лестощі нещирі, не від серця, вони фальшиві. Спробуйте зрозуміти достоїнства людини, і потреби в лестощах не буде. Визнавайте хороші риси в людях.

Шість способів привертати до себе людей.

1. Виявляйте цікавість до людей, і за два місяці ви можете придбати друзів більше, як за два роки. Хочете завести друзів – будьте готові витратити на це час, енергію, уважність до інших. Зустрічайтесь з людьми привітно і душевно. Коли вам телефонують, говоріть «Алло» тоном, що виражає радість з приводу того, що вам подзвонили. Привітайте людину в день її народження, просто любіть її, і вам відповідатимуть тим самим.

2. Ви повинні зустрічати людей з радістю, якщо хочете, щоб вони раділи зустрічі з вами. Примусьте себе усміхатися. Якщо ви в самотності, насвистуйте якусь собі мелодію або пісню. Дійте так, ніби ви вже щасливі. Дійте так, ніби ви щасливі, і це приведе вас до щастя.

3. Якщо ви хочете викликати прихильність до себе людей, пам’ятайте, що для людини звук її імені є найсолодшим і найважливішим звуком людської мови.

4. Будьте хорошим слухачем, заохочуйте людей розповідати їх про себе.

5. Прямий шлях до серця людини – це розмова з нею про предмети, найбільш близькі її серцю. Ведіть розмову в колі інтересів вашого співрозмовника.

6. Дайте людям відчути їхню значущість – і робіть це щиро. 

 

3. Перекласти українською мовою (усно чи письмово).

 А) Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого количества людей – 40-45 минут. Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 минут оглашают десятиминутный перерыв. Регламент устанавливается в начале совещания. Обычно вступительное и заключительное слово ведущего. Во вступительной речи нужно ясно и четко изложить обсуждаемые проблемы и еще раз обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания.

Б) Должность, как правило, придает словам руководителя особенной значимости и те из работников, которые придерживаются противоположных взглядов, могут просто не отважиться их высказать, чтобы не перечить начальству. Нужно постараться занять нейтральную позицию, изложить свои мысли от 3-го лица или сформулировать их в виде вопроса… При уточнении предмета обсуждения руководитель отвечает на вопросы, дает необходимые разъяснения и справки.

 

4. Сформулюйте кілька тем для нарад – оперативної та інструкційної,  враховуючи ваш профіль навчання. Візьміть участьу цій нараді.

 

 

 

 

 

Домашнє завдання

1. Лекційний матеріал. 2.  Виконати завдання для самостійної роботи за темою, опрацювавши  питання «Правила ділового спілкування між начальником і підлеглим» склавши відповідний діалог

 

 

 

 

 

 

 

 

Тема. 7 Правила спілкування при переговорах та телефонній розмові

 

Вид заняття: лекційно-практичне

 

Знати: способи застосування у своїй діяльності правил спілкування; суть і функції переговорів; правила телефонної ділової розмови

Уміти: спілкуватися по телефону, вести ділові переговори згідно з  правилами ділового спілкування

 

Питання, що розглядаються