Тема 1.8. Документирование коллегиальной деятельности.

Состав документации и правила оформления

Вопросы:

1. Какой вид управленческой деятельности документируется протоколами?

2. Что понимается под кворумом на заседании коллегиального органа?

3. Как влияет на юридическую силу протоколов вводная часть текста?

4. По какой схеме строится основная часть текста протокола?

5. Чем отличается оформление краткого протокола от полного?

6. Какие реквизиты протокола остаются при подготовке выписки из протокола?

Упражнение 1.

I. Составить протокол заседания совета института, используя следующие данные:

- наименование организации: ФГУН «Научно-исследовательский институт кристаллографии»;

- место издания Москва;

- дата 11.04.2011; регистрационный № 15;

- председатель заседания – Краснов А.М., секретарь – Дымченко О.М.;

- присутствовали – 20 человек (список прилагается);

- повестка дня включает следующие вопросы: 1. Об организации экспериментальной лаборатории и утверждение Положения о ней (выступление зам. Директора института Попова А.К.); 2. О назначении директора экспериментальной лаборатории (выступление Краснова А.М.);

- по первому вопросу слушали Попова А.К., который обосновал целесообразность создания экспериментальной лаборатории и изложил проект положения о лаборатории;

- по второму вопросу слушали Краснова А.М., который предложил руководство лабораторией поручить профессору В.В. Максимову;

- на заседании постановили: по первому вопросу – создать в структуре института экспериментальную лабораторию и утвердить Положение о ней; по второму вопросу - назначить директором экспериментальной лаборатории Максимова В.В.;

- к протоколу прилагается Положение об экспериментальной лаборатории на 8 листах в одном экземпляре;

- протокол подписан председателем заседания и секретарем заседания;

- протокол направлен в дело № 01-07 сотрудницей канцелярии института Тимошиной 12.04.2011.

II. Сделать выписку пункта 2 из данного протокола. Выписку заверила секретарь Дымченко О.М. 14 апреля 2011 года.

Упражнение 2. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела ЗАО «Зенит», на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке финансового плана на 2012 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать финансовый план на 10 дней раньше установленного срока. Остальные данные и реквизиты укажите самостоятельно.

Упражнение 3. Найдите ошибки в тексте протокола, охарактеризуйте и исправьте их.

ПРОТОКОЛ УЧРЕДИТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ ПРИМЭКС Присутствовали: Зотов Н.С. Егоров В.А. Остальные Утвердили повестку дня собрания: Об учреждении ООО «Примэкс» По вопросам повестки дня: Выступил Зотов Николай Сергеевич, который предложил учредить Общество с Ограниченной Ответственностью «Примэкс». РЕШИЛИ: Учредить Общество с Ограниченной Ответственностью «Примэкс»; Что нужно срочно заняться разработкой должностных инструкций; Эту ношу на себя должен взять не кто иной, как А.А. Иванов.

Нормативные правовые акты

Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета, 24 июня 2009 г.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 2003

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России.2003

Литература

Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. М: КНОРУС, 2006

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: ИНФА-М, 2008

Практическое домашнее задание

Составьте протокол производственного совещания у директора ОАО «Электроприбор», расположенного в г. Люберцы Московской области. На совещании председательствовал директор А.И. Петров, протокол вела секретарь В.О. Егорова, присутствовали: начальник производственного отдела Н.Б. Сидоров, начальник отдела сбыта В.М. Максимов, главный бухгалтер С.П. Краснова, главный инженер А.Ю. Калашников. На совещание был приглашен председатель профкома К.А. Орлов.

Обсуждался вопрос о выполнении плана I квартала 2012 г. С основным сообщением выступил начальник производственного отдела, в прениях – главный бухгалтер, главный инженер и председатель профкома. По итогам обсуждения было принято решение внести корректировки в производственный план II квартала 2012 г. в срок до 10.04.2012. Ответственным за проведение этой работы был назначен зам. директора Ю.В. Никитин. Голосование было единогласным.

Совещание состоялось 02.04.2012. (протокол № 10). С протоколом был ознакомлен заместитель директора Ю.В. Никитин (виза ознакомления проставлена 03.04.2012).

04.04.2012 секретарь В.О. Егорова подшила протокол в дело № 01-09.

7. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)