Тема 1.6. Организационные документы. Состав документации

и правила оформления

Вопросы:

1. Назовите организационные документы, входящие в УСОРД.

2. Где закреплены требования к оформлению и структуре текста положения, должностной инструкции?

3. Какими документами регламентируется деятельность структурных подразделений?

4. Кто разрабатывает, подписывает и утверждает положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников?

5. Почему для согласования документов используются два разных реквизита: гриф согласования и виза согласования?

6. Необходимо ли организационные документы доводить до работников под расписку?

7. Каким образом вносятся изменения в организационные документы?

8. Как должна быть оформлена дата в реквизите «Гриф утверждения» при личном утверждении руководителя организации?

Упражнение 1. Найдите ошибки в формуляре (схеме) положения о канцелярии ОАО «Медсервис».

ОАО «Медсервис» УТВЕРЖДАЮ ПОЛОЖЕНИЕ Директор ОАО 00.00.000 № 00 личная подпись И.О.Фамилия о канцелярии Структура текста 1. Общие положения 2. Основные задачи 3. Функции 4. Права и обязанности 5. Ответственность Зав. канцелярией личная подпись И.О. Фамилия Юрисконсульт Личная И.О. Фамилия подпись Дата С положением ознакомлены: Делопроизводитель личная И.О. Фамилия подпись Курьер личная И.О. Фамилия

Упражнение 2. Найдите ошибки в формуляре (схеме) должностной инструкции работника ОАО «Медсервис»

УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Директор ОАО «Медсервис» 00.00.000 № 00 личная подпись И.О.Фамилия дата Москва Структура текста 1. Общие положения 2. Функции 3. Должностные обязанности 4. Права 5. Ответственность Зав. канцелярией личная подпись И.О. Фамилия Юрисконсульт Личная И.О. Фамилия подпись Дата С инструкцией ознакомлена: личная И.О. Фамилия подпись

Упражнение 3. Составьте Положение об отделе документационного обеспечения управления, используя следующие данные:

- наименование организации: ЗАО «Техпроект»;

- дата 23 марта 2012 года;

- регистрационный номер: № 1/1;

- место издания: Москва;

- Положение утверждено директором ЗАО «Техпроект» Семеновым В. И.

22 марта 2012 года;

- Текст Положения содержит следующие разделы: 1. Общие положения;

2. Цели и задачи отдела ДОУ; 3. Функции отдела ДОУ; 4. Права и обязанности отдела ДОУ; 5. Взаимоотношения отдела ДОУ с другими структурными подразделениями;

- Положение подписано заведующим общим отделом Ивановым Г.П.;

- Положение согласовано: 1) с начальником отдела кадров П.С. Григорьевым 16 марта 2012 г. ; 2) с начальником юридического отдела О.В. Даниловой

19 марта 2012 г.;

- С Положением ознакомлены: 1) начальник отдела ДОУ Петрова А.В. 24.03.2012; 2) гл. специалист отдела ДОУ Архипова Н.М. 24.03.2012;

3) специалист отдела ДОУ Краснова И.В. 24.03.2012;

- Положение направлено в дело № 01-08 Тереховой М.А. 26 марта 2012 г..

Нормативные правовые акты

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1993

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. М.: Минтруда России, 2001

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 2003

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России. 2003

Литература

Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. 3-е издание, переработанное и дополненное. М.: Проспект, 2008

Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. М: Омега-Л, 2008

Практическое домашнее задание

Составьте Должностную инструкцию секретаря организации, используя следующие данные:

- наименование организации: ООО «Континент»;

- дата 31 мая 2012 г.;

- регистрационный номер: № 3-01;

- место издания: Москва;

- Инструкция утверждена генеральным директором ООО «Континент» Скворцовым Н.М. 30 мая 2012;

- Текст Инструкции содержит следующие разделы: 1. Общие положения;

2. Функции; 3. Должностные обязанности; 4. Права; 5. Ответственность; 6. Взаимоотношения по должности; 7. Организация и оценка работы;

- Инструкция подписана заведующей канцелярией Н.И. Богдановой;

- Инструкция согласована: 1) с начальником отдела кадров Бричевой О.И. 24.05.2012; 2) с юрисконсультом Матвеевым И.А. 25.05.2012;

- С Инструкцией ознакомлена: секретарь Наниева Д.И. 01.06.2012;

- Инструкция направлена в дело № 01-15 Гончаровой Т.М. 02.06.2012.

5. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)