Тема 1.7. Распорядительные документы. Состав документации

и правила оформления

Вопросы:

1. Какую роль в управленческой деятельности играют распорядительные документы?

2. Какие виды распорядительных документов Вы знаете?

3. По каким вопросам составляются приказы, отнесенные к группе приказов по основной деятельности?

4. Из каких частей состоит текст приказа по основной деятельности?

5. Какая информация содержится в констатирующей части текста приказа?

6. Какая информация содержится в распорядительной части текста приказа?

7. В чем заключаются особенности применения распоряжения?

Упражнение 1. Найдите ошибки в оформлении приказа по основной деятельности:

ЗАО «Сталь» ПРИКАЗ 03.04.2012 № 15 о внедрении новой автоматической линии ПРИКАЗЫВАЮ: Текст каждого пункта приказа. 3. Директор ЗАО «Сталь» Филиппов И.О. Фамилия Зам.директора Морозов М.А. Морозов С приказом ознакомлен: Начальник общего отдела личная В.Д.. Акимов подпись 04.04.2012 В дело № 04-03 05.04.2012

Упражнение 2.

I. Составьте приказ о введении в действие Инструкции по делопроизводству в организации используя следующие данные:

- наименование организации: Открытое акционерное общество «Авангард»;

- дата 12.01.2011; - регистрационный номер № 1; - место издания приказа Москва;

- в констатирующей части укажите, что приказ издается в целях совершенствования работы с документами в ОАО «Авангард» и обеспечения сохранности документов;

- распорядительная часть приказа содержит следующие предписания:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате ОАО «Авангард». 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.2011. Ответственный – секретарь-референт Петрова Анна Семеновна. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.02.2011 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные – начальники структурных подразделений. 4. Секретарю-референту Петровой Анне Семеновне совместно с заведующим копировальным бюро Иванченко Сергеем Александровичем обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 01.02.2011. 5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Каримова Тимура Андреевича.

- приказ подписан директором Степановым Алексеем Юрьевичем;

- приказ согласован с заместителем директора Каримовым Тимуром Андреевичем 12.01.2011 и начальником юридического отдела Одинцовым Евгением Павловичем 12.01.2011; - с приказом ознакомлены: секретарь-референт Петрова А.С. 13.01.2011 и заведующий копировальным бюро Иванченко С.А. 13.01.2011;

- текст приказа составила Карпова Наталья Дмитриевна, ее служебный телефон (495) 621-1215; - приказ направлен в дело № 08-01 секретарем-референтом Петровой А.С. 14.01.2011.

II. Сделать выписку п. 4 из данного приказа.

Выписку заверила 14.01.2011 секретарь-референт Петрова А.С.

Упражнение 3. Составить Приказ ОАО «Красноярский завод машиностроения» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003 Канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части «утвердите» инструкцию и «поручите» заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции. Другие данные в Приказе и реквизиты укажите самостоятельно.

Упражнение 4. Состарьте приказ директора ООО «Трибуна» о премировании работников технического отдела за разработку проекта реконструкции цеха №1. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 80% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

Упражнение 5. Составьте Приказ об увольнении работника. Проставьте в Приказе визы согласования, отметку об ознакомлении, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Нормативные правовые акты

Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета, 24 июня 2009 г.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 2003

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России.2003

Литература

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: ИНФА-М, 2008

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления. Учебник. М: МЦФЭР, 2007

Практическое домашнее задание

I. Составьте приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии общества:

- наименование организации: ЗАО «Ренессанс»;

- дата 12.07.2012; - регистрационный номер № 21; - место издания приказа Москва;

- в констатирующей части укажите, что приказ издается в целях улучшения сохранности документов, образующихся в деятельности общества;

- распорядительная часть приказа содержит следующие предписания: 1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе: Председатель комиссии – заместитель генерального директора Матвеев А.С.; члены комиссии: управляющий делами Ветров К.Н., заведующая канцелярией Петрова М.П., заведующая архивом Иванникова П.О., начальник секретариата Дементьева У.И.. 2. Председателю комиссии в срок с 20.08 2012 представить на утверждение доработанный проект Положения о постоянно действующей экспертной комиссии ЗАО «Ренессанс». 3. Комиссии в срок до 25.08.2012 разработать и представить на согласование заместителя генерального директора Москвитину Г.П. план первоочередных мероприятий по проведению экспертизы ценности документации общества. 4. Контроль за исполнение приказа возложить на заместителя директора Москвина Г.П.

- приказ подписан генеральным директором Красильниковым Алексеем Алексеевичем;

- приказ согласован юрисконсультом Альтовым Михаилом Викторовичем 10.07.2012;

- с приказом ознакомлен: заместитель генерального директора Матвеев А.С. 13.07.2012;

- текст приказа составила Калугина Наталья Андреевна, ее служебный телефон (495) 432-8612;

- приказ направлен в дело № 05-04 Скворцовой И.Е. 14.07.2012.

II. Сделать выписку п. 1 из данного приказа.

Выписку заверила 15.07.2012 секретарь Виноградова Т.Б.

6. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)