Тема 1.5. Состав и оформление реквизитов организационно-распорядительных документов (2.Ч.)

Вопросы:

1. Какие технические требования предъявляются к изготовлению документов?

2. Что такое реквизит документа и формуляр документа»?

3. Каким документом регулируется оформление и расположение реквизитов?

4. Из скольких структурных частей состоит документ, и какие реквизиты относятся к каждой структурной части?

5. Что означает процедура придания документу юридической силы?

6. Как составляется заголовок к тексту документа?

7. Как связаны между собой заголовок к тексту документа и наименование вида документа?

8. Какая форма адресования служебных писем считается предпочтительной?

9. Каков смысл реквизита резолюция?

10. Какие части обычно включает текст документа?

11. Почему при отправке письма с приложенными к нему документами на письме проставляют отметку о наличии приложения? Можно ли обойтись без этой отметки?

12. Как правильно оформляется расшифровка подписи руководителя в реквизите «подпись»?

13. Какую роль в документах играет отметка об исполнителе?

14. Какую информацию можно получить из отметки об исполнении документа и направлении его в дело?

15. Какими способами проставляется в письмах отметка о поступлении документа в организацию?

16. Какие реквизиты проставляются на входящем документе во время его движения в организации?

17. Какие реквизиты проставляются на исходящих и внутренних документах в процессе их оформления и движения в организации?

Упражнение 1. Найдите ошибки в оформлении следующих реквизитов:

1. 2.03.2012 г.

2. ЗАО «Электрон»

Директору Петрову В.Н.

3. Володину

Прошу подготовить ответ к 01.04.2012

4. Начальнику отдела маркетинга

ЗАО «Прогресс»

М.И. Фролову

5) Директор Серов (Серов Н.А.)

6) В дело

Зайцева 20.08.2012

Упражнение 2. Составить и оформить письмо из ООО «Экспо-Центр» в ЗАО «Сфера» о рассмотрении заявки на участие в выставке используя следующие данные реквизитов:

- «Экспо-Центр» находится по адресу: Донская ул., 118, Москва, 110002; тел. 459-56-98; факс: 467-9976; E-mail: mail@ecspo.ru

ОКПО 00000000; ОГРН 0000000000000; ИНН/КПП 0000000000/000000000;

- Директором ООО «Экспо-Центр» является Семенов Виктор Петрович;

- ЗАО «Сфера» находится по адресу: Зеленая ул., 28, Москва, 115218;

- Директором ЗАО «Сфера» является Новиков Валентин Иванович;

- Письмо отправлено в ЗАО «Сфера» 21 января 2011 г. (его регистрационный № 63/10-07) в ответ на письмо из ЗАО «Сфера» от 12 января 2011 г. № 25/08-15;

- В письме сообщается, что заявка ЗАО «Сфера» на участие в весенней выставке Выставочного центра рассмотрена и отборочным советом принята к исполнению. Для подготовки выставочной экспозиции ЗАО «Сфера» необходимо командировать в ООО «Экспо-Центр» не позднее 01 марта 2011 г. и сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке;

- Письмо составила Василькова Татьяна Петровна, ее служебный телефон 215-1130;

- Письмо поступило в ЗАО «Сфера» 27 января 2011 г., ему присвоен регистрационный № 48/08-15;

- Директор ЗАО «Сфера» написал на письме резолюцию 28 января 2011 г., в которой поручил Колосову Андрею Николаевичу разработать план организационно-технических мероприятий по подготовке к выставке, включая командирование сотрудника в ООО «Экспо-Центр», в срок до 25 февраля 2011 г.;

- Данное письмо, как исполненное, направлено в дело № 08-15 сотрудницей ЗАО «Сфера» Сергеевой Ольгой Александровной 06 марта 2011 г.

Нормативные правовые акты

Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета, 24 июня 2009 г.

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России.2003

Литература

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления. Учебник. М: МЦФЭР, 2007

Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности. М. МГИУ. 2008

Стенюков М.В. Основы документоведения и делопроизводства. Учебное пособие. М. А-Приор.2007

Практическое домашнее задание

Составить и оформить письмо на основании следующих данных реквизитов:

- Из компании ООО «Партнер» в юридическую компанию ЗАО «Бизнес-аудит» поступило письмо об участии в совещании.

- Адрес ООО «Партнер»: Большая Черемушкинская ул., д. 13, Москва, 117009.

- Исходящий номер письма: 123/09-08; Дата отправки: 03 октября 2011 г.

- справочные данные ООО «Партнер»: тел. (495)123-6749, факс (495) 123-6749, адрес электронной почты: business@mail.ru; ОКПО 03487654; ОГРН 1087654568762; ИНН/КПП 7707654645/770786509

- Текст письма: приглашение принять участие в деловом совещании по теме: «Трудовое законодательство в условиях конкурентного рынка», данное совещание состоится 26 октября 2011 года в Бизнес-Центре на Моховой по адресу: Моховая ул., д. 9, Москва, конференц-зал: Восточный.

- Письмо было адресовано Директору ЗАО «Бизнес аудит» Данилину Сергею Алексеевичу.

- К данному письму прилагается программа совещания на двух листах в одном экземпляре и список участников на пяти страницах в одном экземпляре.

- Письмо подписано Генеральным директором Сидоровым Т.Д.

- Текст письма составил руководитель проекта Соколов Иван Петрович (его служебный телефон (495) 123-9565.

- письмо было получено в ЗАО «Бизнес-аудит» 10 октября 2011 г.;

- входящий номер письма: 199/02-05

- прочитав письмо, Директор ЗАО «Бизнес-аудит» 11 октября 2010 г. дал распоряжение начальнику юридического отдела компании Ивлеву К.Л. подготовить в срок до 17 октября 2011 г. приказ об участии в совещании юрисконсульта компании Воликова О.М.

- данное письмо, как исполненное, направлено в дело № 05-10 Назаровой Галиной Сергеевной 19 октября 2011 г.

4. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)