Записки

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи:

1. Звітні.

2. Інформаційні.

3. Ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

адресат, прізвище, ініціали посадової особи та назва посади, назва виду документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Формуляр -зразок:

Назва структурного підрозділу Адресат

Доповідна записка

10.04.03 м. Київ

Про призначення...

Структура тексту

1. Загальна частина.

2. Описова частина.

3. Висновки.

Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

Пояснювальні записки

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Група	Як відтворюється текст
Службові Особисті	На бланку На аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Формуляр-зразок:

Відділ науково-технічної інформації

Директорові Укр НДІНТІ п. Литовченку О. О.

Пояснювальна записка

18.07.03 № 34-15/178

Про порушення... Структура тексту

1. Вступ.

2. Доказова частина.

3. Висновки,

(підпис) Розшифрування підпису

ЗВІТИ

Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Група	Характер оформлення
Статистичні (цифрові)	На бланках
Текстові	На звичайному папері за встановленою формою

Реквізити:

назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження¹ (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор комбінату

_______________________

(підпис, прізвище, ініціали)

“____”____________ 2003 р.

ЗВІТ

про роботу профспілкового комітету за 2003 р.

(Текст)

Голова профкому (підпис) Розшифрування підпису

Секретар (підпис) Розшифрування підпису

15.12.03

Протокол засідання профкому № 8 від 10.12.03.

ОГОЛОШЕННЯ

Оголошення — це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

заголовок; дата; час та місце проведення заходу, його назва; порядок денний.

За необхідності вказують адресу та способи приїзду; підпис від імені організації, що проводить захід.

Зразок:

ОГОЛОШЕННЯ

12 квітня 2003 року об 11-й годині в приміщенні Будинку вчених відбудеться зустріч із народними цілителями Наталею та Данилом Зубицькими.

Запрошуємо всіх бажаючих.

Адміністрація

Отже, формулювання в тексті оголошення стислі. В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано виділяти іншим шрифтом (чи кольором).

ПЛАНИ РОБІТ

План роботи — документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Групи:

1. Перспективні (розраховані на кілька років).

2. Річні.

3. Піврічні.

4. Квартальні.

5. Місячні.

6. Тижневі.

7. Денні.

Форми:

графіки, таблиці, тексти.

Реквізити:

гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням посади особи, її підпису та його розшифрування); назва виду документа (план роботи), зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання.

Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповідають за їх виконання, а індивідуальні - ті, хто їх складає із наступним затвердженням керівником.

Формуляр-зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор інституту

^{(підприємства, організації тощо)}

___________________________

^{(назва установи)}

___________________________

^{(прізвище, ім'я, по батькові керівника)}

“——“__________2003 р.