Додаток 8

1.1. Оформлення документа1 Як адресувати кореспонденцію?

а) конкретній посадовій особі:

Сватівський маслоекстракційний

завод

Головному бухгалтеру

п. Солотцю А.І.

^{(адреса)}

б) керівникові підприємства, установи:

Директорові Лисичанського

нафтопереробного заводу

п. Тищенку С. Г.

(адреса)

в) кільком посадовим особам (керівникам) — не більше 4-х адресатів:

Президентові АТ «Тисмениця-хутро»

Директорові з комерційних питань

Начальникам виробничих відділів

г) коли адресатів більше 4 осіб — додають список розсилки;

ґ) відповідь на скарги, заяви тощо може адресуватися із зазначенням лише прізвища, якому передує поштова адреса.

Розділові знаки між окремими елементами адреси не ставляться.

Не пишуть прийменник в у адресі типу:

Верховний суд України

252025, м. Київ,

вул. П. Орлика, буд. 5

Як датувати документ?

Дата — день написання листа або наказу;

— день затвердження плану, звіту, інструкції;

— день фіксації вчинків у протоколах, актах;

— день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює)

Способи датування:

10.05.03; 10 травня 2003 р.

У фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.

Місце датування:

а) на бланку:

№_____

“02” лютого 2003 р.

б) не на бланку — після тексту перед або під підписом:

Завідувач відділу програмування

25.09.03 (підпис) О.Н.Огиря

Або:

Головний інженер Головний механік

(підпис) (підпис)

Симонов М. С. Олексієнко В. Г.

18.04.03 18.04.03

Хто і як повинен підписувати документ?

Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування, наприклад:

Директор фабрики _____________ В. О. Малин

(підпис)

При оформленні документа на офіційному бланку зазначати назву підприємства при назві посади того, хто підписує, не треба, а лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однією посадою розташовують на одному рівні:

Директор фабрики Директор магазину

________І.В. Сиваш _______ Г. А. Іванова

(підпис) (підпис)

_______(дата) ________(дата)

Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

Директор видавництва ____________. А. В. Коваль

(підпис)

Головний бухгалтер _______________В. Н. Олексієнко

(підпис)

Де розташувати ініціали того, хто підписує документ?

а) на адресуванні — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г.; б) при підписуванні документа, його затвердженні — перед прізвищем, напр.: С.П.Балакін;

в) на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів, напр.: Симоненко; Йолкіну М. Ю.

г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищунові Ю.Е. науковий ступінь...»

ґ) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.