Де поставити печатку?

Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка підписала документ, та сам підпис. У фінансових документах — тільки найменування посади.

На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

Як затвердити документ?

Якщо вимагається затвердження документа (акта приймання-здавання матеріальних цінностей, звіту про відрядження тощо), то його підписують виконавці розпорядження, наказу, той, хто був у відрядженні, а затверджує — директор, начальник, голова правління, генеральний директор. Гриф затвердження ставиться у верхньому правому куті перед назвою документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ

___________________________

(посада, підпис, ініціали та прізвище)

«____»______________рік

Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, то:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

08.05.03 №20

Або:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу

21.02.03 № 2

Як зазначити погодження змісту документа?

Це роблять для зовнішнього й внутрішнього погодження з метою оцінки документа — його попереднього розгляду (наприклад, звернення адміністрації до колективу через профком) чи оцінки проекту документа перед його поширенням, виходом із установи.

Оформляють цей реквізит під текстом документа:

ПОГОДЖЕНО:

Директор шахти

(підпис)

08.09.03 : О.М.Юрін

Головний бухгалтер

(підпис)

08.09.03 С.М. Білоус

Головний інженер

з техніки безпеки

(підпис)

08.09.03 О.І.Андрухів

Або — колегіальним органом:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профкому

15.10.03 № 7

Як зазначити наявність додатків?

Наявність додатків до документа зазначають так:

а) Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

б) Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

в) Додаток: лист Міністерства освіти і науки України від 14.05.03 № 5 - 5/128 на 8 арк.

г) Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на іншу адресу

Як зазначається проходження і виконання документів?

а) резолюції: На дошку оголошень

До відома

До виконання

До керівництва

Задовольнити прохання

Головному бухгалтеру

Зав. відділу...

Терміново вирішити...

Передати Тарасенку тощо

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті);

б) про виконання зазначають внизу документа зліва:

До справи 63/02. Відповідь дана 12—03/48 від 24.03.03.

С.Лебедєва

25.03.03

в) про виконавця зазначають зліва внизу прізвище та службовий телефон:

Климчук 221-14-68

г) про розмноження документа — також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища); кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Климчук 221-14-68 ТГ 8. 10.07.03

Як нумерувати сторінки?

Неправильно: Правильно:

-2-; 51.; 14 с.

Починаючи з другого аркуша вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв: 3; 15

Як написати адресу?

У межах України 1. Ім’я, по батькові, прізвище 2. вул. №буд, №кв 3. населений пункт 4. район, область 5. індекс 6. держава

Для країн зарубіжжя 1. Ім’я, прізвище 2. №кв, №буд, вул. 3. місто 4. штат 5. індекс 6. держава

Марія Антонівна Карпенко

вул.Сковороди, буд.18, кв.24.

м.Дунаївці

Хмельницька обл.

29000

Україна

1.2. Розпорядчі документи

Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

ПОСТАНОВА

Постанова — це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цим органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови приймаються Президією Верховної Ради України Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: констатаційної і розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту постанови); підписи.

Формуляр-зразок:

Герб України

Міністерство фінансів

України