3.2. Первичный учет

Под первичным учётом понимается предварительная регистрация данных бухгалтерского и оперативного учёта.

Совокупность хозяйственных операций, связанных со сбытом и реализацией продукции, называется процессом продаж. Его планирование начинается с обеспечения предприятия заказами, на основе которых составляется план продаж, который ложится в основу планирования поставок продукции для реализации.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы), код формы, дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

При продаже товара составляет товарную накладную (№ТОРГ-12)(Приложение В). Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-продавца. Кладовщик отпускает товары со склада на основании накладной и доверенности, выписанной на имя получателя. Товарная накладная является основанием для списания себестоимости проданных товаров. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для принятия к учету этих ценностей.

На товарной накладной ставится печать. Покупатель должен поставить свою печать в случае, если его представитель получил товар без доверенности.

Поступающие на склад товары принимает комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входит не менее трех человек.

Если количество и качество поступивших товаров совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, комиссия составляет акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1) (Приложение Г). В противном случае составляются акт о приемке товаров и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей. Если товары являются импортированными, составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству по приемке импортных товаров .

Комиссия, принимающая товары, проверяет их качество, количество (массу) и комплектность в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Количество составляемых актов о приемке товаров и наличие прилагаемых документов (сертификаты, ветеринарные свидетельства и т.д.) зависит от ситуации. Акт составляют в одном экземпляре в день поступления товаров. Подписывают его члены комиссии, кладовщик, главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.

При реализации товара заявка на товар отбирается у покупателя лично менеджером по продажам, который производит её оформление. Далее заявка передаётся на склад, где происходит её исполнение. На основании заявки выписывается счёт-фактура (Приложение Д) в 2-х экземплярах. Ответственным за выписку счёта-фактуры является работник склада. После её выписки, счёт-фактура предоставляется главному бухгалтеру и руководителю для подписания, одновременно, формируется товар согласно заявке. После подписания, один экземпляр счёта-фактуры передаётся покупателю и производится передача товара.

Каждая отгрузка товара оформляется составлением счета-фактуры, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. порядковый номер и дату выписки счета-фактуры;

2. наименование, адрес и идентификационный номер продавца и покупателя товаров (работ, услуг);

3. наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя товаров (работ, услуг);

4. наименование и краткое описание товара, его количество, цену и сумму (без НДС, с НДС), а также сумму акциза (при его наличии);

5. страна происхождения товара;

6. номер грузовой таможенной декларации.

Составленный документ должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером поставщика, лицом, ответственным за отпуск товара, и скреплен печатью организации. Разрешено визирование счета-фактуры иным ответственным лицом, уполномоченным в соответствии с приказом по организации.

Получаемые покупателем товаров счета-фактуры относятся к первичным бухгалтерским документам. Счета-фактуры, принятые к исполнению, должны быть пронумерованы и подшиты в журналы учета счетов-фактур, причем хранение получаемых и выдаваемых счетов-фактур осуществляется раздельно.

Наличные деньги поступают на склад предприятия, где имеется специально оборудованное рабочее место. Материально ответственными лицами являются кладовщик и заведующий складом, которые друг друга подменяют. Деньги поступают либо непосредственно от покупателя, либо через материально-ответственное лицо по доверенности. В первом случае покупатель вносит лично деньги в кассу, при этом оформляется приходный кассовый ордер. Приходный кассовый ордер оформляет непосредственно работник склада. Квитанция к ПКО передаётся покупателю, который производит оплату.

Расходные кассовые ордера должны выписываться только главным бухгалтером. Главный бухгалтер также должен контролировать процесс выдачи денег из кассы предприятия, и без его ведома деньги выдаваться не должны.

В конце дня работник склада формирует кассовый отчёт в соответствии с действующим законодательством, к которому прилагаются все выписанные расходные и приходные кассовые ордера.

Если расчёт осуществляется безналичным путём – выписывается платёжное требование, которое передаётся покупателю вместе со счётом-фактурой.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).Первичные документы, прошедшие обработку, имеют отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Получение товара оформляется по-разному в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика расположен в одном помещении с местом оформления документов на отпуск товара, то оформление документов и выдача товара происходит фактически одновременно. Документом на отпуск в данном случае является накладная (Приложение Е). Накладные оформляются в соответствии с формой №ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. №132. Оформление накладной начинается в отделе сбыта, где заполняются все необходимые реквизиты и уполномоченным лицом, проставляется разрешительная подпись – «отпуск груза разрешил».

Перед началом выписки накладной проверяется доверенность представителя покупателя, если покупателем является юридическим лицом. На крупные партии товара или если предоставляется отсрочка платежа с покупателем заключается договор купли-продажи. Если поставка осуществляется по ранее заключенному договору, то проверяется, не выбрал ли покупатель указанное в договоре количество товара и как он расплачивался за предыдущие партии.

Если склад фирмы-поставщика расположен на значительном расстоянии от офиса, то материально ответственному лицу в представительстве фирмы выдается документ на получение товара, по которому ему на складе могут быть выданы данные ценности. В случае отсутствия затребованного товара на складе в необходимом количестве выписывается новый документ - расходная накладная (ф №М-15, утв. Госкомстатом РФ 71а) (Приложение Ж), в которой указывается фактически отпущенное количество товара. Кроме того, также возможно в накладной, оформленной покупателю в офисе, наряду с количеством товара предназначенного для отпуска, на складе отражать также фактически выданное количество товара.

В накладной указывается:

1. номер и дата выписки;

2. наименование поставщика и покупателя;

3. наименование и краткое описание товара;

4. количество товара (в единицах);

5. цена и общая стоимость отпускаемого товара (с учетом налога на добавленную стоимость), при этом НДС выделяется отдельной строкой.

Накладная выписывается в четырех экземплярах, первый и второй из которых остаются у предприятия-поставщика (в бухгалтерии предприятия и на складе), а третий и четвертый передаются вместе с товаром покупателю (в бухгалтерию предприятия-покупателя и лицу, отвечающему за хранение товара). Данный документ подписывается материально ответственными лицами, один из которых отпустил товар, а другой - принял, и заверяется печатями поставщика и получателя.

Представитель предприятия-покупателя проверяет товар, наличие полной документации к нему, сертификатов качества и т. п., комплектацию в соответствии с данными сопроводительных документов и расписывается в получении ценностей на накладной. Если товар принимается в закрытой таре, то необходимо сделать запись: «Товар принят по массе нетто (количеству мест) без фактической проверки». После этого материально ответственное лицо доставляет товар на территорию склада своей организации и передает его кладовщику.

Поставщик может оформить сопровождение товаров счетом-фактурой, а не накладной, при этом в счете-фактуре, так же как и в накладной, отдельной строкой выделяется сумма НДС.

Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т) (Приложение И)составляется поставщиком и является первичным приходным документом при поступлении товаров на торговое предприятие. Она состоит из двух разделов - товарного и транспортного.

Товарный раздел товарно-транспортной накладной заполняется поставщиком товара и содержит сведения о поставщике и плательщике (наименования, адреса и банковские реквизиты), сведения о товаре и таре (артикул), наименование и краткое описание товара, количество мест, масса брутто. Здесь же указываются суммы налога на добавленную стоимость (18 или 10% от суммы поставки), а так же фиксируются подписи лиц, разрешивших отпуск товара, и подписи лиц отпустивших и принявших товар.

Транспортный раздел данного документа заполняется в ходе доставки товара и содержит следующие данные:

1. дату:

2. номер автомобиля и путевого листа;

3. наименования и адреса заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя;

4. пункт погрузки и разгрузки (при необходимости);

5. сведения о грузе (краткое наименование товара; количество мест; вид упаковки; масса).

Кроме того, указываются сопровождающие груз документы, вид упаковки, количество мест.

Один экземпляр этих документов материально ответственное лицо со стороны поставщика должно передать кладовщику, который является материально ответственным лицом покупателя.

Кладовщик, принявший товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика. В случае несоответствия сумм между представленными документами и фактически принятым количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт за подписями обеих сторон

При рыночных отношениях резко повышается роль договоров купли-продажи поставки товаров, реализации и бартера. Это обусловлено тем, что при равноправных хозяйственных связей поставщиков и покупателей товаров, их полной хозяйственной самостоятельности договор является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по организации купли-продажи и поставок товаров и продукции материально-технического назначения.

Гражданский кодекс определяет понятие договора как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

По договору поставки лицо (Приложение К), – поставщик обязуется передать в определенные сроки или срок лицу – покупателю в собственность определенную продукцию (товар), лицо – покупатель обязуется принять продукцию и оплатить ее по установленным между поставщиком и покупателем ценам.

Наилучшей формой организации хозяйственных отношений предприятий с обслуживающими торговыми предприятиями по продаже товаров являются договоры купли-продажи товаров.

По договору купли-продажи(Приложение Л), продавец обязуется передать товар в собственность покупателю, а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).В договоре купли-продажи следует предусматривать количество, ассортимент и сроки поставки товаров, порядок поставки, качество и комплектность товаров, имущественную ответственность сторон.