5.3.2. Ввод формул. Использование мастера функций

Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Формула начинается со знака равенства (=) и может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, например,

=F1*5+D1/3

=СУММ(G5:G15)

=ПРОИЗВЕД(F7;J9)

При этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение. Результат помещается в ячейку, в которой находится формула. В формулах, используемых в электронных таблицах, соблюдается тот же порядок выполнения арифметических операций, что и в математике.

Ссылки на ячейки в формулах можно вводить, не набирая на клавиатуре, а выделяя их с помощью мыши на рабочем листе. После окончания ввода формулы надо нажать [Enter]. Удаляются и редактируются формулы как и обычный текст.

Ссылки на ячейки могут быть относительные, абсолютные и смешанные. Относительная ссылка на ячейку используется в формулах для указания адреса ячейки относительно позиции ячейки, содержащей формулу. Относительная ссылка записывается в виде последовательности заголовков столбца и строки, например В14. Абсолютная ссылка – это фиксированная ссылка на ячейку. Абсолютная ссылка устанавливается путем указания символа доллара ($) в адресе ячейки, например $В$14. В смешанных ссылках используются разные способы адресации, например А$1 или $А1.

При копировании или переносе формулы на некоторое число позиций каждая содержащаяся в ней относительная ссылка заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной на такое же число позиций и в том же направлении, что и формула. При использовании в данном случае абсолютной ссылки адрес ячейки, на которую ссылается формула, остается неизменным. В случае использования смешанных ссылок изменяется только относительная часть ссылки.

В формулах можно использовать встроенные функции. Функции – это специальные, заранее созданные формулы, позволяющие быстро выполнять сложные вычисления. Например, рассмотрим логическую функцию ЕСЛИ, которая используется при проверке условий для значений и формул. Ее синтаксис имеет вид:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь).

Примером может быть формула: =ЕСЛИ (A7>0;5;4), в которой проверяется значение ячейки A7. В случае, если оно положительно, в текущую ячейку заносится 5, в противном случае – 4.

Для вставки формул, содержащих функции, можно воспользоваться мастером функций, который вызывается по команде Вставка 4 Функция или кнопкой на панели инструментов .

Рассмотрим порядок задания формул в таблице Учет движения товаров на складах,где рассчитаем остаток материалов на конец месяца и общие суммы остатка на начало месяца, остатка на конец месяца, прихода и расхода всех материалов. В таблицеОптовые и розничные цены товароврассчитаем розничную цену материалов (оптовая цена + 30%).

1.      Активизируйте лист Товары.

2.      Перейдите в режим отображения формул, выполнив команду Сервис► Параметры►вкладка Вид, Установите флажок Формулы и нажмите [ОК].

Примечание. Ширина столбцов в режиме формул несколько увеличится, но при возврате в режим отображения значений формул (по командеСервис►Параметры►снять флажокФормулына вкладкеВид), таблица снова примет обычный вид.

3.      Введите формулу для расчета остатка на конец месяца в ячейку F4:

        установите курсор в ячейку F4; введите знак «=»;

        выполните щелчок на ячейке С4;

        введите знак «+» и выполните щелчок на ячейке D4;

        введите знак « - » и выполните щелчок на ячейке Е4; нажмите [Enter].

В результате в ячейке F4(рис. 5.7) отобразится формула вида:=C4+D4-E4.

4.      Скопируйте формулу из ячейки F4 в диапазон ячеек F5:F8. Для этого выделите ячейку F4, скопируйте формулу командой Правка►Копировать, затем выделите диапазон F5:F8 и выполните команду Правка► Вставить.

Примечание. Обратите внимание, что в каждой формуле будут использованы ссылки на ячейки соответствующей строки.

5.     Вычислите сумму остатка на начало месяца, создав формулу с помощью мастера функций:

        установите курсор в ячейку С9, выполните команду Вставка► Функция. На экран будет выведено окно первого шага Мастера функций;

        в списке Категория выберите группу функций Математические;

        в списке Функция выберите СУММ и нажмите кнопку [ОК];

        на втором шаге Мастера функций укажите аргументы функции. Для этого установите курсор в поле Число1 и введите с клавиатуры адрес диапазона ячеек для суммирования C4:C8 (английскими символами) или выделите этот диапазон на листе Товары при помощи мыши (что будет правильнее, так как исключит возможную ошибку ввода с клавиатуры!). Нажмите кнопку [ОК]. Excel поместит в ячейку C9 формулу вида: =СУММ(С4:С8) (см. рис. 5.7);

        скопируйте ее в ячейки D9, Е9, F9 аналогично изложенному выше способу копирования (рис. 5.7).

Примечание. Формулу можно копировать и с помощью маркера автозаполнения. Для этого надо курсор мыши установить в правый нижний угол ячейки, из которой выполняется копирование, чтобы он приобрел вид знака «+» и протянуть курсор при нажатой левой клавише мыши на нужное количество ячеек в нужном направлении.

6.      Перейдите в режим отображения на экране значений формул командой Сервис►Параметры►вкладка Вид, снимите флажок Формулы и нажмите [ОК]. Поскольку таблица не содержит исходных данных, то в ячейках с формулами будет отображаться нулевое значение.

7.      Активизируйте лист Цены.

8.      В ячейку D4 и введите формулу : =С4*130% (к оптовой стоимости добавляется 30%, т.е. исходное значение умножается на 130%).

9.      Скопируйте формулу из D4 в ячейки D5:D8, используя буфер обмена или метод автозаполнения.

10.  Сохраните рабочую книгу, выполнив команду Файл►Сохранить. В окне сохранения укажите путь сохранения и имя файла – УЧЕТ и нажмите [Сохранить].