Вопрос 3. Технология разработки электронной таблицы

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:

1.      Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

2.      Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

3.      Ввод данных и получение расчетных значений.

4.      Сохранение таблицы на внешнем носителе.

5.      Вывод таблицы на печать.

Технологию разработки электронной таблицы рассмотрим на примере создания таблиц 5.1 и 5.2.

 

Таблица 5.1.

Учет движения материалов на складах
№ склада	Код материала	Количество, шт
		Остаток на начало месяца	Приход	Расход	Остаток на конец месяца
1	101	19	120	100
2	102	15	200	210
3	103	30	250	270
2	104	5	100	40
3	105	10	50	45
ИТОГО		*	*	*	*

 

Таблица 5.2.

Оптовые и розничные цены материалов
Код материала	Единица измерения	Цена оптовая	Цена розничная
101	шт.	1 200,00р.
102	кор.	5 600,00р.
103	м	4 250,00р.
104	м	3 260,00р.
105	шт.	1 560,00р.

5.3.1. Ввод данных и их редактирование

После запуска Excel указатель ячейки, как правило, находится в ячейке А1 рабочего листа с именем Лист1. Данная ячейка является активной, в которую пользователь может вводить данные. В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени. Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: + - Е ( ) . , % /. Текстовое значение может содержать практически любые символы.

Ввод константы

Константы в активную ячейку вводятся с клавиатуры. По мере ввода символов, они отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки.

Зафиксировать ввод данных в ячейку можно следующими способами:

1)      нажатием клавиши [Enter], после чего курсор переместится в следующую ячейку. Направление перехода к другой ячейке после ввода можно задать на вкладке Правка диалогового окна Параметры, открыв его по команде Сервис►Параметры;

2)      с помощью клавиш управления курсором [¬], [­], [®], [¯] клавиатуры;

3)     щелком левой клавишей мыши на другой ячейке рабочего листа.

Управление отображением текстовых значений в ячейках

        Если длина вводимого текста превышает ширину ячейки, то он будет выступать за правый край ячейки, как показано на рис. 5.2, и располагаться поверх соседней ячейки, пока последняя свободна. Но текст при этом хранится в одной ячейке (в данном примере – в ячейке А1).

        Чтобы отобразить длинный текст в одной ячейке можно увеличить ширину столбца, в котором находится эта ячейка. Для этого можно воспользоваться одним из способов:  выделить ячейку и выполнить команду Формат►Столбец► Автоподбор ширины (рис. 5.3). То же сделает двойной щелчок мыши на правой границе заголовка столбца;      или  вручную, переместив мышью правую границу заголовка столбца, когда курсор приобрел вид двунаправленной стрелки.

Примечание. Для изменения высоты строк можно воспользоваться командойФормат►Строка►Автоподбор высоты или увеличить высоту строки вручную, аналогично изменению ширины столбца.

        разместить текст в несколько строк. Для этого нужно выделить ячейку, выполнить команду Формат► Ячейки►вкладка Выравнивание►флажок Переносить по словам, затем нажать [ОК]. На рис.5.4. показано, как будет выглядеть ячейка после такого преобразования. Также на вкладке Выравнивание окна Формат ячеек можно из открывающихся списков выбрать способ выравнивания содержимого ячеек по горизонтали и по вертикали и ориентацию текста в ячейке.

Управление отображением текстовых значений в ячейках

        Значения, которые хранятся в ячейках и появляются в строке формул, называются хранимыми значениями. Если в ячейку вводится длинное числовое значение, то Excel использует экспоненциальное представление числа. При этом точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке. Например, если ввести в ячейку стандартной ширины число 1238567890123, то оно отобразится в виде 1,24Е+12.

        Значения, которые появляются в ячейке в соответствии с формулами, называются выводимыми или отображаемыми значениями. Количество выводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина столбца недостаточна, то Excel отображает строку символов #. В этом случае надо просто увеличить ширину столбца.

Редактирование данных

        Для удаления содержимого одной или нескольких ячеек необходимо выделить ячейку (или блок ячеек) и выполнить команду Правка►Очистить► Содержимое или нажать [Delete] на клавиатуре.

        Для исправления ошибок, можно выделить ячейку, нажать клавишу F2 и корректировать отдельные символы, перемещая точку вставки.

Рассмотрим порядок создания и сохранения табл. 5.1 (исходные данные пока вводить не будем).

1.      Загрузите Excel командой Пуск►Программы►Microsoft Excel.

2.      Переименуйте Лист1. Для этого выполните команду Формат►Лист► Переименовать и измените имя листа Лист1 на Товары.

3.      Введите заголовок таблицы Учет движения материалов на складах в ячейку с адресом А1. Для расположения заголовка по центру таблицы (рис. 5.5) выделите диапазон ячеек А1:F1 (т.к. таблица будет содержать 6 столбцов от А до F) и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание. В поле по горизонтали выберите из списка – по центру выделения, в поле по вертикали – по центру и нажмите [ОК].

4.      Введите названия столбцов таблицы. Для этого:

    Объедините ячейки А2 и А3, для чего выделите их, и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание, установите флажки объединение ячеек и переносить по словам. В списках по вертикали и по горизонтали установите выравнивание для заголовка первого столбца таблицы – по центру. Нажмите [ОК]. Затем в объединенные ячейки введите название № склада.

    Аналогичные действия выполните для ввода названия второго столбца таблицы – Код материала, объединив ячейки В2 и В3.

    Введите в ячейку С2 заголовок Количество, шт. и расположите его по центру четырех столбцов. Для этого выделите диапазон С2:F2 и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Выравнивание, установите в поле по горизонтали – по центру выделения, в поле по вертикали – по центру.

Примечание. КомандаФормат►Ячейки►вкладкаВыравнивание, установка в полеВыравниваниепо горизонталивариантапо центру выделения может быть заменена использованием кнопки [Объединить и поместить в центре]

                 В ячейки С3, D3, Е3, F3введите соответствующие названия столбцов. Для ячеекC3иF3выполните командуФормат►Ячейки►вкладкаВыравнивание, установите по горизонтали и по вертикали –по центру, а также флажокпереносить по словам, чтобы текст распределился внутри выделенного диапазона в несколько строк.

6.      В ячейку А9 введите – ИТОГО.

7.      Выполните шрифтовое оформление ячеек для заголовка и «шапки» таблицы. Выделите ячейки А1:F3 и выполните Формат►Ячейки►вкладка Шрифт. Выберите в поле Шрифт – Arial, Начертание – курсив, Размер шрифта – 12 пт. Для ячеек А4:F9 выберите Шрифт Arial, Начертание – обычный, Размер шрифта – 12 пт.

8.      Для задания обрамления таблицы выделите диапазон ячеек А2:F9 и выполните команду Формат►Ячейки►вкладка Граница. Выберите из списков тип и цвет линии, для указания расположения границ выполните щелчок на кнопках [Внешние] и [Внутренние] и нажмите [ОК].

9.      Активизируйте Лист2, переименуйте его на Цены и создайте табл.5.2. Вид спроектированной таблицы представлен на рис. 5.6. Обратите внимание, что шапка таблицы размещена в одной строке.