Розділ іі. Облік грошових коштів, їх еквівалентів та грошових документів

Для здійснення виробничої діяльності кожне підприємство повинне мати в необхідних розділах грошові кошти, які є найліквіднішою частиною оборотних активів. Гроші дають змогу придбати матеріальні цінності, (корми, насіння, добрива, запасні частини тощо) які, споживаються в виробничому процесі. У результаті виробництва створюється готова продукція, яка реалізується покупцям, що дозволяє підприємству одержати грошові кошти. Як видно, у процесі діяльності підприємства гроші постійно здійснюють кругообіг і поступово проходять усі його стадії.

Грошові кошти є засобом платежу і представляють собою вартісний еквівалент товарів, робіт, послуг та інших активів, які знаходяться у вільному обігу на ринку, що виражений в грошовому виразі.

Кошти підприємств можуть перебувати в готівковій і безготівковій формі. До грошових коштів належать готівка, яка зберігається на підприємстві в касі, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання.

Усі платежі здійснюються у формі готівкових або безготівкових розрахунків. Перевагою готівкової форми розрахунку є оперативність, а недоліком – встановлені обмеження щодо суми розрахунків між підприємствами протягом одного дня (10 тис. грн. ). Для безготівкової форми розрахунку характерна відсутність обмежень щодо мінімального та максимального розміру платежу, але суттєвим недоліком є тривалість здійснення платежу.

Розрахунки з підприємствами, оплата зобов'язань перед державою, погашення позичок банків здійснюються у більшості випадків в безготівковій формі. Обіг готівки пов'язаний, в основному, з виплатою заробітної плати, розрахунками з фізичними особами, оплатою господарських витрат підприємства. Готівкову виручку підприємство також може використовувати для забезпечення інших господарських потреб, що виникають у процесі функціонування, в тому числі для розрахунків з бюджетами і державними цільовими фондами. Але за наявності податкового боргу підприємству не дозволяється використовувати готівкової виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці, крім виплат через екстрені обставини (невідкладні потреби). Тобто підприємство, що має податковий борг, може безперешкодно проводити розрахунки готівкою з іншими підприємствами, підприємцями (у межах 10 тис.грн.) і з фізичними особами для забезпечення власних потреб (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці). Платежі понад установлену граничну суму (10 тис.грн.) проводяться виключно в безготівковому порядку. Десятитисячне обмеження із суми готівкового розрахунку одного підприємства з іншим підприємством знято при закупівлі сільськогосподарської продукції.

Під рухом грошових коштів розуміють надходження і вибуття грошових коштів та їх еквівалентів. Надходження коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг); надходження коштів за надання права користування активами (оренда); платежі постачальникам і підрядникам, виплати працівникам та ін. – це приклади руху грошових коштів внаслідок операційної діяльності. Платежі, пов'язані з придбанням основних засобів і нематеріальних активів; надходження коштів від продажу необоротних активів; надання позик іншим підприємствам; надходження дивідендів, відсотків та ін. характеризують рух коштів внаслідок інвестиційної діяльності. Прикладами руху коштів внаслідок фінансової діяльності є: надходження коштів від випуску акцій; отримання позик та їх погашення; викуп акцій власної емісії; виплата дивідендів; одержання від власників і повернення власникам коштів для діяльності підприємства та ін.

До складу грошових коштів не включають гроші на банківських рахунках, обмежені для поточного використання протягом строку, що перевищує один рік. Такі кошти відображають у складі необоротних активів.

Основними завданнями обліку грошових коштів є: суворий контроль за збереженням, надходженням і витрачанням грошових коштів; своєчасне оформлення цих операцій відповідними первинними документами; контроль за цільовим характером використання коштів; надання повної, правдивої та неупередженої інформації про зміни, що відбулися в грошових коштах підприємства, для складання звітності; правильне і своєчасне відображення руху грошових коштів в регістрах бухгалтерського обліку.

Всі підприємства незалежно від форм власності зобов'язані зберігати вільні кошти на рахунках у банках. У касі підприємства зберігають готівку лише в межах встановленого ліміту. Ліміти залишку готівки в касі – це граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства в неробочий час. Ліміт каси підприємства визначають самостійно на підставі розрахунку, засвідченого підписом керівника і головного бухгалтера, який подають до банку. Ліміт каси розраховують на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси, за рішенням керівника підприємства або уповноваженої ним особи. Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів за всіма рахунками, установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо.

Встановлені обмеження на розмір ліміту каси:

• Для підприємств, які мають строк здавання готівкової виручки (готівки) в банк щодня ( у день її надходження до каси) або наступного дня від дня її надходження до каси, - у розмірах, що потрібні для забезпечення їх роботи на початку робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження готівки до каси (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти)

• Для підприємств,які мають строк здавання готівкової виручки (готівки) в банк не рідше ніж один раз на п’ять робочих днів, - у розмірах, що залежать від установлених строків здавання готівкової виручки (готівки) та її суми, але не більше п’ятикратного розміру середньоденного надходження готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти)

• Для підприємств, ліміт каси яким установлюється згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), - не більше розміру середньоденної видачі готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти)

Якщо на підприємстві ліміт каси не встановлено, то від вважається нульовим. В такому разі вся готівка, що перебуває в його касі на кінець робочого дня і не здана підприємством вважається понадлімітною.

Понад встановлений ліміт в касі готівка може зберігатися тільки в дні виплати заробітної плати, заохочень, усіх видів допомог, компенсацій, стипендій – протягом 3-х робочих днів, включаючи день одержання грошей в банку. Готівка, одержана у банку і не використана за призначенням, вільному розпорядженню не підлягає. Її необхідно або повернути до банку наступного банківського дня, або, залишаючи в межах встановленого ліміту в касі, направити на потреби, на які вона одержувалась. На осіб, які витратили гроші не за цільовим призначенням, накладається штраф у розмірі витраченої не за адресою готівки.

В касі забороняється зберігати готівку та інші цінності, що не належать даному підприємству.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами. Особи, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені (або з якихось причин частково чи повністю не витрачені) суми не пізніше:

• за відрядженнями – 3 робочих днів після повернення з відрядження;

• на закупівлю сільськогосподарської продукції – 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

• на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі її під звіт.

Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видано готівку на відрядження та кошти для вирішення в цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (в тому числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй передбачена для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження.

Основні правила ведення касових операцій на підприємствах визначені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке затверджене постановою Правління НБУ №637 від 15.12.2004 р.

На підприємствах для проведення розрахунків готівкою виділяється каса. Каса – це приміщення або місце, здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів. Особливих вимог до приміщення каси не пред'являється. На підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» відведене окреме ізольоване приміщення. Каса має віконце, через яке проводяться операції з клієнтами та працівниками. Кімната каси на підприємстві оснащена охоронно-пожежною сигналізацією. Доступ до приміщення каси мають відношення до роботи в касі.

Вся готівка і цінні папери на підприємстві зберігаються, у металевих шафах, сейфах, які після закінчення роботи касир закривають ключем і опечатують печаткою. Ключі від металевих шафів і печатки зберігаються в касира, а дублікати в опечатаних касиром пакетах – у керівника підприємства.

Перед відкриттям каси і металевих шафів касир оглядає їх, впевнюється в справності сигналізації і, якщо помічено будь-які пошкодження, сповіщає про це керівництво підприємства, а воно у свою чергу – в органи внутрішніх справ і забезпечити охорону каси до появи працівників міліції.

За схоронність грошей і правильний облік готівки відповідальність несе касир – Свидло Галина Кузьмівна, з нею укладено договір про повну матеріальну відповідальність. Свидло Г. К. не має права передовіряти будь-кому свої обов'язки. У випадку необхідності тимчасової її заміни виконання обов'язків касира покладаються на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства. З цим працівником заключається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира. Якщо касир несподівано залишив роботу (внаслідок хвороби і т.ін.), цінності, які знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, кому вони передаються, в присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або в присутності комісії у складі осіб, яких призначено керівником. Про результати перерахунку і передачі коштів та інших цінностей складається акт за підписами вказаних осіб.

Керівник підприємства забезпечує касира транспортним засобом та охороною при транспортуванні грошей із банку або їх здачі. При транспортуванні грошових коштів касиру, супровідним його особам і водію транспортного засобу забороняється: розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів, що перевозяться; допускати в салон транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для доставки грошей; їхати попутним або громадським транспортом; відвідувати магазини, ринки та інші подібні місця; виконувати доручення, не пов'язані з транспортуванням коштів, та будь-яким іншим способом відволікатись від доставки грошей за призначенням.

На підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» гроші в касі оприбутковують за прибутковими касовими ордерами ф.№КО-1 (Додаток) , підписаними головним бухгалтером. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера і касира, завірена печаткою підприємства. В документі крім того зазначається: назва та номер документа, дата складання документа; кореспондуючий рахунок, код аналітичного рахунку, сума цифрами та словами, код цільового призначення; зазначають від кого прийнято кошти та на якій підставі.

З метою своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки підприємство у встановлені банком строки попереджає у письмовій формі установу банку про суму коштів в банкнотах і розмінної монети, яка передбачається для одержання.

Видача готівки з каси провадиться за видатковими касовими ордерами ф.№КО-2 (Додаток). Даний документ підписується керівником підприємства, головним бухгалтером та касиром, який видав кошти. В видатковому касовому ордері зазначається номер документа, дата складання, кореспондуючий рахунок, код аналітичного рахунку, сума цифрами та словами, особа-одержувач коштів, підстава для видачі готівки з каси.

При видачі окремій особі грошей за видатковим документом касир вимагає пред'явлення документа, який засвідчує особистість одержувача (паспорт громадянина України, воєнний квиток, службове посвідчення військовослужбовців тощо), записує його найменування і номер, ким і коли він виданий і забирає розписку одержувача.

Якщо видатковий документ складено на видачу готівки на декількох осіб, то одержувачі також пред'являють документи, що засвідчують їх особистість, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.

Касир видає готівку тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошей проводиться за довіреністю, яка оформлена в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, ім'я, по батькові одержувача грошей бухгалтерією записується прізвище, ім'я, по батькові особи, якій доручено одержання готівки.

Оплата праці, виплата допомог по тимчасовій непрацездатності, премій здійснюється касиром за відомістю на виплату грошей (Додаток) без оформлення видаткового касового ордера на кожного одержувача. У документі зазначається строки видачі готівки; суму грошей, яка надійшла до каси для виконання даних цілей, словами та цифрами; кореспондуючі рахунки. Після закінчення встановлених строків видачі оплати праці та інших виплат касир повинен: у відомості про виплату грошей напроти прізвищ осіб, яким не виплачена зарплата, премії поставити штамп або зробити відмітку від руки "Депоновано"; скласти реєстр депонованих сум; у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і суму, яку необхідно депонувати, звірити суми із загальним підсумком за відомістю і завірити надпис своїм підписом; проставити на відомості штамп "Видатковий касовий ордер №__".

Депоновані суми підлягають здаванню до установ банку, і на здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи заповнюються бухгалтерією тільки чорнилами темного кольору, пастою кулькових ручок. Видачу касових ордерів і видаткових документів на руки особам, які вносять або одержують гроші, заборонено. Приймання і видача готівки за касовими ордерами здійснюється тільки в день їх складання. Прибуткові касові ордери або видаткові документи зразу ж після одержання чи видачі на їх підставі грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" з вказанням дати (число, місяць, рік).

Всі прибуткові і видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф.№КО-3).

Надходження та видачу готівки з каси на підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» відображають у касовій книзі. Аркуші касової книги пронумеровані, скріплені відбитком печатки підприємства; кількість аркушів своїм підписом завірять керівник і головний бухгалтер.

Записи в касовій книзі здійснюються в день одержання або видачі грошей за кожним документом у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги, залишаються у касовій книзі, другі, що є відривною частиною, - є звітом касира (Додаток) щодо руху грошей у касі за робочий день. Бухгалтерія після одержання звіту касира здійснює перевірку всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків. Контроль за правильним веденням касової книги покладено на головного бухгалтера підприємства.

Для забезпечення збереження грошових коштів проводиться раптова ревізія каси. Керівником підприємства ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» встановлено проведення раптової інвентаризації каси один раз на місяць. Про це зазначається в наказі про облікову політику підприємства (Додаток). Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія. За результатами ревізії складається акт про результати інвентаризації наявних коштів (Додаток). У документі зазначається, назва, номер, дата складання; зазначається матеріально-відповідальна особа; дата та номер наказу, на підставі якого проводиться інвентаризація; обсяг коштів, встановлений при інвентаризації; суму коштів згідно обліковим даним. У ході ревізії здійснюється перерахування грошей окремо по кожному номіналу купюр і перевірка інших цінностей, що знаходяться у касі. Залишок готівки в касі звіряються з даними обліку по касовій книзі. При виявленні нестачі або надлишку грошових коштів в касі в акті вказується сума нестачі або лишку та обставини їх виникнення. Акт про результати інвентаризації наявних коштів підписують голова комісії, члени комісії та матеріально відповідальна особа.

У випадку, якщо інвентаризацію проводили через зміну матеріально відповідальних осіб, акт про результати інвентаризації наявних коштів складають у трьох примірниках (матеріально відповідальній особі, яка здала цінності, матеріально відповідальній особі, яка прийняла цінності, і бухгалтерії).

Щоб визначити, чи порушують на підприємстві касову дисципліну, ще необхідно перевірити, як оформлені касові операції. При цьому важливо уважно проконтролювати правильність і повноту заповнення реквізитів всіх касових документів, наявність дозвільних підписів головного бухгалтера і керівника підприємства. Повноту і своєчасність оприбуткування готівки до каси перевіряють, зіставляючи прибуткові касові ордери із записами у касовій книзі.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства призначений рахунок 30 "Каса". Це рахунок активний, балансовий, основний, призначений для обліку оборотних активів. За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом – виплата грошових коштів із каси підприємства.

Рахунок на підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» 30 "Каса" має лише 1 субрахунок - 301 " Каса в національній валюті". За дебетом субрахунку 301 відображається надходження коштів в національний валюті,а за кредитом зменшення (виплата) грошових коштів в національній валюті.

Для зберігання коштів і проведення безготівкових розрахунків підприємства відкривають у банках поточні, депозитні, позикові та інші рахунки. Порядок відкриття банками рахунків, використання коштів за ними і порядок їх закриття визначається Інструкцією про порядок відкриття, використання й закриття рахунків у національній та іноземній валютах, затвердженого постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

Поточні бюджетні рахунки відкриваються підприємствам, яким виділяються кошти за рахунок державного або місцевого бюджету для цільового їх використання.

Депозитні рахунки підприємствам відкриваються на підставі укладеного депозитного договору між власником рахунку та установою банку на визначений у договорі строк. Кошти на депозитні рахунки перераховуються з поточного рахунка і після закінчення строку зберігання повертаються на цей рахунок. Відсотки за депозитними рахунками можуть перераховуватися на поточний рахунок відповідно до умов депозитного договору або зараховуватися на поповнення депозиту. Проведення розрахункових операцій і видача коштів готівкою з депозитного рахунку забороняються.

Позикові (кредитні) рахунки відкриваються на договірній основі юридичним особам у будь-якій установі банку, що має право видавати позики з додержанням вимог чинного законодавства.

Підприємствам дозволено відкривати декілька поточних рахунків у будь-яких банках України за власним вибором і за згодою цих банків. Особа, якій відкривається банківський рахунок, а також установа банку зобов'язані повідомити про це податковий орган за місцем реєстрації власника рахунку протягом 3-х робочих днів з дня відкриття або закриття рахунку. Для відкриття поточних рахунків необхідно подати установам банків наступні документи:

1. заяву на відкриття рахунка, яку підписує керівник та головний бухгалтер підприємства;

2. копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі державної виконавчої влади, іншому органі, уповноваженому здійснювати державну реєстрацію (завірена нотаріально чи органом, який видав свідоцтво про державну реєстрацію);

3. копію належним чином зареєстрованого установчого документу, завірену нотаріально чи органом, який реєструє;

4. копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік (завірена податковим органом, нотаріально або уповноваженим працівником банку);

5. картку із зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів підприємства надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів (завірена нотаріально або вищестоящою організацією в установленому порядку). У картку включається також зразок відбитка печатки підприємства;

6. довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України;

7. копію довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (завірена нотаріально або органам, що видав довідку);

8. копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію підприємства у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (завірена нотаріально або органом, що його видав, чи уповноваженим працівником банку).

Якщо в даному банку відкрито поточний рахунок підприємства, тоді бюджетний рахунок відкривається на підставі заяви на відкриття бюджетного рахунка.

Для відкриття поточного рахунка в іноземній валюті підприємство подає банку документи, які передбачені для відкриття поточних рахунків і поточних бюджетних рахунків в національній валюті. Якщо поточний рахунок в іноземній валюті відкривається в тому ж банку, де відкрито поточний рахунок в національній валюті, подання пакету документів не обов'язково (крім заяви на відкриття рахунка і картки з зразками підписів і відбитком печатки).

Різновидом поточних рахунків є карткові рахунки. Одне підприємство може мати необмежену кількість картрахунків як в одному банку, так і в декількох.

Якщо в даній установі банку немає поточних рахунків клієнта, то для відкриття картрахунку потрібен тай же пакет документів, що й для рахунка поточного. Якщо ж на момент відкриття карткового рахунка у клієнта в цій установі банку хоча б один поточний рахунок є, тоді достатньо подати заяву на відкриття карткового рахунка і підписати договір про випуск платіжної картки. Також треба подати список держателів карток, надати паспорти і довідки ДПАУ з ідентифікаційними кодами довірених осіб, внести плату за оформлення та річне обслуговування картки. Після відкриття рахунків банк повідомляє підприємству ці номери для внесення коштів, а також для повідомлення податкового органу за місцем реєстрації юридичної особи про відкриті рахунки.

Рахунки для обліку коштів у розрахунках за конкретними операціями (акредитиви, розрахункові чеки тощо) відкриваються підприємствами в банку, що їх обслуговує, лише на підставі заяви про відкриття рахунку.

Для відкриття депозитного рахунку, крім депозитного договору, до заяви потрібно ще додати:

• копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію підприємства у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві і професійних захворювань України, завірену нотаріально або органом, що його видав, чи уповноваженим працівником банку;

• копію документа, що підтверджує взяття підприємства на облік відповідним органом податкової служби, завірену органом, що видав документ, нотаріально або уповноваженим працівником банку;

• копію довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, завірену нотаріально або органом, що видав довідку, чи уповноваженим працівником банку;

• картку зі зразками підписів і відбитком печатки, завірену нотаріально або організацією, якій підпорядковується підприємство (у випадку, якщо клієнт не має у даній установі банку поточного рахунка).

При відкритті рахунка для формування статутного фонду господарського товариства подаються:

• рішення засновників про визначення особи, якій надається право дозвільного підпису при проведенні грошових операцій по даному рахунку, яке оформлюється у вигляді довіреності, завіреної нотаріально (якщо хоч один із засновників є фізичною особою):

• копія установчого договору, завірена нотаріально (якщо засновником є фізична особа);

• заява на відкриття рахунка, підписана уповноваженою засновниками особою;

• карточка із зразком підпису особи, якій засновники надають право дозвільного підпису, завірена уповноваженим працівником банку.

Кошти на цей рахунок перераховуються засновниками, учасниками для формування статутного фонду господарського товариства до його реєстрації як юридичної особи. Даний рахунок починає функціонувати як поточний тільки після одержання банком документів про реєстрацію господарського товариства у встановленому порядку.

Підприємства заключають з банками договір про платне розрахунково-касове обслуговування. В свою чергу банк забезпечує схоронність коштів, за можливість їх використання нараховує підприємству відсотки.

Поточні та інші рахунки закриваються в установах банків на підставі: заяви власника рахунка; рішення органу, на який законом покладено функції з ліквідації або реорганізації підприємства; відповідного рішення суду або господарського суду про ліквідацію підприємства або визнання його банкрутом; на інших підставах, передбачених чинним законодавством України або договором між установою банку і власником рахунка. Також банк сам вправі закрити поточний рахунок підприємства, якщо воно не здійснювало операції за ним протягом 30-ти днів, за ним не значиться залишок коштів і якщо умовами договору між банком і клієнтом не передбачений інший порядок закриття рахунка.

В день закриття рахунка банк зобов'язаний видати клієнту довідку про закриття рахунка.

Підприємство ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» має два відкриті поточні рахунки в ХОД АТ «Райффайзен банк Аваль» та рахунок в Морському транспортному банку. Підприємство має відкриті рахунки тільки в національній валюті.

Надходження і витрачання (списання) грошей на поточному рахунку в національній валюті оформляється відповідними первинними документами.

На підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» готівка з поточного рахунка видається банком на підставі чеків (Додаток), які є розпорядженням підприємства банку видати вказану суму готівки з його поточного рахунку. Для одержання в банку чекової книжки керівництво підприємства ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» оформило відповідну заяву. Чеки заповнюються від руки чорнилом або кульковою ручкою. В них вказують: суму, дату видачі чека, назву одержувача, призначення коштів (на оплату праці, на виплату допомоги, господарські витрати тощо). Чеки підписують посадові особи, яким надано право першого і другого підпису, і скріплюють відбитком печатки. Реквізити чека переносяться в корінець, який залишається в чековій книжці. Корінець чека є виправдним документом для записів касових операцій в облікових регістрах. Після прийняття чека банк повертає контрольну марку, по якій в назначений час отримують готівку.

Здача готівки з каси на рахунки в банку провадиться за заявою на переказ готівки.

При здійсненні розрахункових операцій використовуються платіжні інструменти у формі:

• меморіального ордера;

• платіжного доручення;

• платіжної вимоги-доручення;

• платіжної вимоги;

• розрахункового чека;

• акредитива.

Підприємства (клієнти банків) самостійно обирають передбачені платіжні інструменти (за винятком меморіального ордера) і зазначають їх під час укладення договорів.

Розрахункові документи повинні відповідати вимогам встановлених стандартів і обов'язково містити такі реквізити:

• назву документа;

• дату і номер документа;

• назву, ідентифікаційний код (номер) платника та номер його рахунку;

• назву та код банку платника;

• назву, ідентифікаційний код (номер) одержувача та номер його рахунку;

• назву та код банку одержувача;

• суму цифрами і прописом;

• призначення платежу: назву товару (робіт, послуг), посилання на документ, що є підставою для здійснення операції (договір, рахунок, товарно-транспортна накладна), з вказівкою його номеру і дати;

• підрозділи бюджетної класифікації і строк платежу при перерахуванні коштів до бюджету;

• відбиток печатки і підписи платника або одержувача коштів (якщо вони передбачені формою документа).

Перший примірник розрахункового документа має містити відбиток печатки (якщо наявність печатки передбачена) та підписи відповідальних осіб.

Банки повертають без виконання розрахункові документи, якщо у розрахунковому документі не заповнено хоча б один із реквізитів, відсутні супровідні документи, надання яких разом з розрахунковим документом передбачено нормативними актами.

Розрахунковий документ (за винятком розрахункового чека) виписується в кількості примірників, потрібних для всіх учасників безготівкових розрахунків (але не менше ніж два), з використанням електронно-обчислювальних та друкарських машин, за один раз із використанням копіювального або самокопіювального паперу.

На підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» для проведення розрахункових операцій найчастіше використовується платіжне доручення (Додаток). Платіжне доручення – розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок одержувача. Платіжне доручення приймається банком платника до виконання протягом десяти календарних днів з дати його виписки.

Платіжні доручення застосовуються в розрахунках за товарними і нетоварними платежами:

• за фактично відвантажену / продану продукцію (виконані роботи, надані послуги тощо);

• у порядку попередньої оплати – якщо такий порядок розрахунків установлено законодавством або обумовлено в договрі;

• для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості підприємств;

• для перерахування підприємствами сум, які належать фізичним особам (заробітна плата та ін.), на їх рахунки, що відкриті в банках;

• для сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів або державних цільових фондів;

• в інших випадках.

У договорі про розрахунково-касове обслуговування банк і платник можуть передбачити можливість подання платником платіжного доручення в довільній формі, яка передбачається цим договором. Платіжні доручення в довільній формі застосовуються при розрахунках у разі: періодичного перерахування платником фіксованих сум одним і тим самим одержувачам коштів; перерахування підприємством заробітної плати, інших виплат на особисті рахунки одержувачів; інших випадків.

Якщо фізична особа не має рахунку в банку або розрахунки безпосередньо з фізичною особою чи підприємством через банк неможливі, то платник також може здійснювати розрахунки з ними через підприємство поштового зв'язку. Через підприємства поштового зв'язку здійснюються перекази:

• на ім'я окремих фізичних осіб – коштів, що належать їм особисто (аліменти, заробітна плата, витрати на відрядження тощо);

• підприємствам – коштів на виплату заробітної плати, для організованого набору працівників, заготівлі сільськогосподарської продукції тощо в тих населених пунктах, у яких немає банків.

Для перерахування коштів підприємству зв'язку платник подає до обслуговуючого банку платіжне доручення, в якому зазначає реквізити підприємства поштового зв'язку, з рахунку якого сплачуватимуться перекази їх одержувачам, та номери списків одержувачів коштів.

Платіжні вимоги-доручення можуть застосовуватися в розрахунках усіма учасниками безготівкових розрахунків. Платіжна вимога-доручення – розрахунковий документ, який складається з двох частин: верхньої – вимоги одержувача безпосередньо до платника про сплату визначеної суми коштів; нижньої – доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок одержувача. Верхня частина вимоги-доручення оформляється одержувачем коштів і передається безпосередньо платнику не менше ніж у двох примірниках. Доставку вимог-доручень до платника може здійснювати банк одержувача через банк платника на договірних умовах.

У разі згоди оплатити вимогу-доручення платник заповнює її нижню частину і подає до банку, що його обслуговує. Сума, яку платник погоджується сплатити одержувачу та зазначає в нижній частині вимоги-доручення, не може перевищувати суму, яку вимагає до сплати одержувач і яка зазначена у верхній частині вимоги-доручення.

Банк платника приймає вимогу-доручення від платника протягом 20 календарних днів з дати оформлення її одержувачем.

Розрахунки платіжними вимогами провадяться у разі здійснення примусового списання (стягнення) коштів з рахунків платників, відкритих у банках. Примусове списання (стягнення) коштів з рахунків платників дозволяється лише у випадках, установлених законами України, а саме: на підставі виконавчих документів, установлених законами України, визнаних претензій, а також на вимогу НБУ.

Розпорядження про примусове списання (стягнення) коштів стягувач оформляє на бланку платіжної вимоги не менше ніж у трьох примірниках. Банки виконують платіжні вимоги на примусове списання (стягнення) коштів з усіх рахунків підприємств (у тому числі поточних, депозитних, відкритих за рахунок цього підприємства для здійснення розрахунків за акредитивами).

Розрахунковий чек (Додаток) – розрахунковий документ, що містить письмове доручення власника рахунку (чекодавця) банку-емітенту, в якому відкрито його рахунок, про сплату чекодержателю зазначеної в чеку суми коштів. Банк-емітент – банк, що видав (чекову книжку) розрахунковий чек.

Розрахункові чеки використовуються на підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» у безготівкових розрахунках підприємств з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари (виконані роботи, надані послуги). Розрахункові чеки застосовуються тільки для безготівкових перерахувань з рахунку чекодавця на рахунок одержувача коштів і не підлягають сплаті готівкою. Вони брошуруються у чекові книжки по 10, 20,25 аркушів. Чекові книжки є бланками суворого обліку.

Розрахунковий чек із чекової книжки пред'являється до оплати в банк чекодержателя протягом 10 календарних днів. Забороняється передавання чекової книжки її власником будь-якій іншій особі, а також підписання незаповнених бланків розрахункового чека і проставлення на них відбитка печатки юридичними особами.

Приймаючи розрахунковий чек до оплати за товари (роботи, послуги), чекодержатель перевіряє: правильність заповнення; відсутність виправлень; відповідність суми корінця чека сумі, зазначеній на самому чеку; строк дії; достатність залишку ліміту за чековою книжкою для оплати чека; наявність на ньому відбитка печатки банку. Після цього чекодержатель установлює особу пред'явника розрахункового чека за документом, що її посвідчує. Чекодержатель відриває (відрізає) розрахунковий чек від корінця, ставить на звороті чека та корінці календарний штемпель і підписує цей чек, а також робить відмітку у відомості про прийняті до оплати розрахункові чеки.

Розрахунковий чек, оформлений з порушенням вимог, до оплати не приймається.

Чекодержатель здає в банк розрахункові чеки разом з трьома примірниками реєстру чеків – якщо рахунки чекодавця і чекодержателя відкриті в одному банку, і в чотирьох примірниках – якщо рахунки чекодавця і чекодержателя відкриті в різних банках. Зробивши перевірку, банк-емітент на підставі першого примірника реєстру чеків списує кошти з рахунку чекодавця та перераховує їх на рахунок чекодержателя.

Невикористані розрахункові чеки після закінчення строку дії чекової книжки або використання ліміту підлягають поверненню до банку-емітента, який їх погашає. За бажанням клієнта банк може продовжити строк дії чекової книжки або клієнт може поповнити її ліміт у разі його використання.

Умови та порядок проведення розрахунків за акредитивами передбачаються в договорі між бенефіціаром (особа, якій призначений платіж або на користь якої відкрито акредитив) і заявником акредитива.

Банк-емітент (банк, що відкрив акредитив) може відкривати такі види акредитивів:

• покритий – акредитив, для здійснення платежів за яким завчасно бронюються кошти платника в повній сумі;

• непокритий – акредитив, оплата за яким, у разі тимчасової відсутності коштів на рахунку платника, гарантується банком-емітентом за рахунок банківського кредиту.

Акредитив може бути відкличним або безвідкличним. Це зазначається на кожному акредитиві. У разі відсутності такої позначки акредитив вважається безвідкличним.

Відкличний акредитив може бути змінений або анульований банком-емітентом у будь-який час без попереднього повідомлення бенефіціара. Усі розпорядження про зміни умов відкличного акредитива або його анулювання заявник може надати бенефіціару тільки через банк-емітент, який повідомляє виконуючий банк, а останній - бенефіціара. Виконуючий банк не має права приймати розпорядження безпосередньо від заявника акредитива (за винятком, якщо банк-емітент є виконуючим банком).

Безвідкличний акредитив – це акредитив, який може бути анульований або умови якого можуть бути змінені тільки за згодою на це бенефіціара, на користь якого він був відкритий, і банку-емітента. Безвідкличний акредитив – це тверде зобов'язання банку-емітента сплатити кошти в порядку та в строки, визначені умовами акредитива, якщо документи, що передбачені ним, подано до банку, зазначеному в акредитиві, або банку-емітенту та дотримані строки та умови акредитива.

Для відкриття акредитива підприємство подає до банку заяву на акредитив не менше ніж у трьох примірниках, та в разі відкриття покритого акредитива – відповідні платіжні доручення на перерахування коштів для бронювання їх у виконуючому банку. Виконуючий банк – банк, який за дорученням банку-емітента здійснює платіж проти документів визначених в акредитиві. Виконуючий банк залежно від операції за акредитивом також може бути авізуючим банком. Авізуючий банк – банк, який за дорученням банку-емітента авізує (сповіщає) акредитив бенефіціару без будь-якої відповідальності за його оплату. Реквізити, що передбачені формою заяви на акредитив, є обов'язковими (крім реквізиту "Додаткові умови") і тому в разі відсутності одного з них акредитив не відкривається і заява повертається заявнику без виконання.

Акредитив вважається відкритим після того, як бенефіціару надіслано повідомлення про відкриття та умови акредитиву.

У разі відкриття покритого та непокритого акредитиву підприємство подає заяву, як правило, у чотирьох примірниках.

Після відвантаження продукції (виконання робіт, надання послуг) бенефіціар подає виконуючому банку потрібні документи, що передбачені умовами акредитива, разом з реєстром документів за акредитивом. Реєстр документів за акредитивом складається у чотирьох примірниках. Виконуючий банк ретельно перевіряє подані бенефіціаром документи щодо дотримання всіх умов акредитива і в разі порушення хоча б однієї з умов не проводить виплати за акредитивом.

Банки мають здійснювати контроль за строком дії акредитива, який зазначений у заяві. У день закінчення строку дії акредитива, невикористані кошти, які заброньовані у виконуючому банку, перераховуються за меморіальним ордером в банк-емітент на рахунок, з якого вони надійшли.

До розрахунків, що здійснюються як залік взаємної заборгованості платників, належать розрахунки, за якими взаємні зобов'язання боржників і кредиторів погашаються в рівнозначних сумах, і лише за їх різницею здійснюються платіж на загальних підставах. Ці розрахунки можуть здійснюватися шляхом зарахування зобов'язань між двома платниками або групою платників.

Підприємства, що мають господарські зв'язки за поставками товарів (виконаними роботами, наданими послугами), можуть здійснювати розрахунки періодично за сальдо зустрічних вимог.

У договорах між підприємствами передбачаються періодичність звіряння взаємної заборгованості зі складанням відповідного акта, строки та платіжні інструменти, із застосуванням яких здійснюватимуться розрахунки. Після складання акта звіряння взаємної заборгованості та сторона, на користь якої склалося кредитове сальдо взаємозобов'язань, виписує розрахунковий документ (платіжне доручення, вимогу-доручення) або оформляє вексель.

Для оперативного ведення підприємством своїх рахунків у банку та обміну технологічною інформацією підприємства можуть застосовувати систему "клієнт-банк". Розрахункові документи в електронному вигляді, що подаються клієнтом у банк, мають відповідати формату платіжних документів системи електронних платежів НБУ. Юридичною підставою для роботи підприємства за допомогою системи "клієнт-банк" і оброблення банком його розрахункових документів в електронному вигляді є окремий договір між ним і банком.

Більш перспективною формою безготівкових рахунків в Україні можуть стати розрахунки за допомогою пластикових карток.

Для юридичних осіб випускаються корпоративні картки, призначені для оплати витрат підприємства його працівниками (для розрахунків за товари (роботи, послуги), для оплати витрат по відрядженню та представницьких витрат.)

Корпоративна картка може бути:

• дебетна (дебетова) – надає можливість здійснювати операції в межах залишку коштів на картковому рахунку (наприклад, VISA Electron);

• кредитна – надає можливість здійснювати операції як за рахунок залишку коштів на картковому рахунку, так і в межах встановленого ліміту овердрафту за рахунком (наприклад, VISA Classic, VISA Gold).

Корпоративні картки не застосовуються для виплати заробітної плати, інших виплат соціального характеру, а також для оплати в іноземній валюті договорів (контрактів).

Корпоративну картку можна використати на цілі:

• одержання готівки у валюті України для здійснення розрахунків, пов'язаних з виробничими (господарськими) потребами, у тому числі для оплати витрат на відрядження у межах України;

• здійснення розрахунків у безготівковій формі у валюті України, пов'язаних зі статутною і господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами на відрядження в межах України;

• одержання готівкової іноземної валюти за межами України для оплати витрат на відрядження;

• здійснення розрахунків у безготівковій формі в іноземній валюті за межами України, пов'язаних з витратами на відрядження і витратами представницького характеру.

Для одержання корпоративної платіжної картки представник юридичної особи пред'являє паспорт або документ, що його замінює, і доручення на одержання ТМЦ, видане власником картрахунка – юридичною особою. Одночасно з карткою держателю вручають конверт з ПІН-кодом.

При видачі корпоративної картки співробітнику підприємству доцільно укласти з ним договір про відповідальність за витрачання коштів на картрахунку, її втрату або розголошення ПІН-коду, відшкодування сум, використаних понад надані у звіті, збитків, зазнаних через невиконання або неналежне виконання зобов'язань.

Держателями корпоративних карток можуть бути повнолітні дієздатні фізичні особи, які перебувають у трудових відносинах з юридичною особою - власником спеціального карткового рахунка. Кошти, які списані з картрахунка юридичної особи, вважаються виданими під звіт держателю платіжної картки. Використання коштів повинно бути підтверджене відповідними звітними документами. Контроль за цільовим використанням коштів з корпоративного картрахунка здійснюється власниками цих рахунків.

Перед тим як скористатися рахунком, на нього потрібно внести кошти. Поповнення картрахунка здійснюється його власником з поточного рахунка безготівковим шляхом у національній або іноземній валюті залежно від того, в якій валюті відкритий картрахунок. А також за рахунок готівки, що вноситься до каси банку-емітента, поверненої довіреною особою - держателем картки до каси підприємства як невикористаної або відшкодованої за кошти, використані понад встановлені норми витрат.

Видаткові операції як в готівковій, так і безготівковій формі за картрахунком провадяться тільки за допомогою платіжної картки. Щоб зняти готівку, можна скористатися банкоматом або звернутися до каси банку. При безготівковій формі картка пропускається через торговий термінал. Підтверджуючими документами таких операцій є сліп, квитанція платіжного термінала, чек касового апарата, чек банкомата. Ці документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• ідентифікатор банку або торговця чи інші реквізити, які надають можливість його ідентифікувати;

• дату здійснення операції;

• суму і валюту операції;

• реквізити платіжної картки;

• код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію у платіжній системі;

• номер банкомата – у чеку банкомата;

• вид операції (покупка, повернення) – у сліпі або квитанції платіжного термінала торговця;

• підпис касира (якщо це передбачено правилами платіжної системи) – у сліпі або квитанції платіжного термінала банку або торговця;

• підпис держателя платіжної картки – у сліпі або квитанції платіжного термінала банку або торговця.

Довірені особи підприємства, які одержали готівку з карткового рахунка з використанням корпоративної картки, використовують її за цільовим призначенням без оприбуткування в касі підприємства. Обмеження за розрахунками готівкою у сумі 10000 грн. протягом одного дня з одним підприємством (підприємцем) стосується і готівки, одержаної за корпоративними картками.

Документи, що підтверджують витрачання коштів повинні зберігатися і після відрядження здаватися до бухгалтерії підприємства разом з авансовим звітом у строки і порядку, що встановлені для підзвітних осіб.

Операції, що здійснюються на території України держателями платіжних карток, проводяться тільки у валюті України. Зняти за корпоративною карткою іноземну валюту з валютного картрахунка можна тільки у касах банку-емітента картки.

Один раз на місяць банк-емітент картки надає звіт про проведені операції і стан картрахунка (виписку про рух за рахунком) власникам рахунків. У звіті зазначається номер власника спеціального карткового рахунка і всі операції, які здійснювалися за ним протягом визначеного періоду – розрахункового циклу.

Підприємства також можуть використовувати платіжні картки для оплати праці своїх працівників ("зарплатні" картки). Слід відзначити, що власником такої картки є сам працівник, а не його роботодавець. Однак ініціатором подібної форми розрахунків виступає підприємство. Воно, як правило, оплачує послуги банку по виготовленню карток і обслуговуванню операцій з ними.

Банк приймає до виконання від платника доручення тільки в межах фактичних на його рахунку коштів.

Періодично з метою контролю за рухом коштів на поточних та інших рахунках банки, у яких підприємство ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» має поточні рахунки, видає йому виписки з рахунків (Додаток), які є копіями тих записів, які зроблені банком за операційний день. У виписках зазначаються дата проведення операції і дата попередньої виписки, залишок коштів на початок і кінець дня, номер поточного або іншого рахунка підприємства і кореспондуючих рахунків, номери первинних документів, код операції, сума записів по дебету і кредиту. До виписок додаються копії документів, на підставі яких банк виконав операції.

На підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» одержані виписки опрацьовуються: перевіряється наявність первинних документів; проставляється кореспондуючий рахунок по кожній операції. Про виявлені помилки письмово сповіщають установу банку і вимагають їх виправлення. При бухгалтерській обробці виписок враховують, що поточний рахунок підприємства для банку є пасивним рахунком. Тому на дебеті у виписці банку буде показана сума коштів, яка списана з рахунка підприємства, а на кредиті – зарахована на нього сума; відповідно сальдо у виписці буде записано на кредиті рахунка.

Виписка банку є регістром аналітичного обліку грошових коштів на рахунках в банках. Її використовують для подальших бухгалтерських записів.

Для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку, які можуть бути використані для поточних операцій призначено рахунок 31 "Рахунки в банках". Це рахунок активний, балансовий, основний, призначений для обліку оборотних активів. За дебетом рахунку 31 "Рахунки в банках" відображається надходження грошових коштів, за кредитом - їх використання.

Згідно робочого плану рахунків на підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» до рахунку 31 "Рахунки в банках" призначено такі субрахунки:

311 "Поточні рахунки в національній валюті";

313 "Інші рахунки в банку в національній валюті";

Субрахунок 311 "Поточні рахунки в національній валюті" призначений для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів на поточних рахунках в національній валюті в банках.

Для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку по коштах на капітальні вкладення, на капітальний ремонт, в акредитивах, розрахункових чекових книжках, інших рахунках в національній призначений субрахунок 313.

Облік операцій за рахунком 31 «Рахунки в банках» ведеться в журналі-ордері № 1 с.г (Додаток) та відомості № 1.2 с.г., які на підприємстві ведуться за допомогою комп’ютерної програми Microsoft Excel. Записи в журналі-ордері та відомості здійснюють по мірі надходження виписок банку після їх опрацювання. Суми з кожної виписки записують у журнал-ордер та відомість підсумками з деталізацією сум за кореспондуючими рахунками. Окремо ведеться аналітичний облік за кожним відкритим рахунком в банку (Додаток), де зазначаються банк, номер рахунка, дата здійснення операції, кореспондуючі рахунки та сума за кожним надходженням та видачею грошових коштів.

Після звірки з іншими регістрами, оборот по кредиту по рахунку 31 "Рахунки в банках" із журналу-ордера переносять в Головну книгу в колонку "Оборот по кредиту". Одночасно суми, що складають цей оборот, записують по дебету відповідних кореспондуючих рахунків в Головній книзі в розділ "Обороти по дебету".