Облік розрахунків з підзвітними особами

Для виконання різних господарських та інших доручень підприємство ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» видає гроші під звіт із каси окремим особам. Працівники, які одержали такі кошти, вважаються підзвітними особами. Список осіб, яким видають гроші під звіт для придбання цінностей, затверджується наказом керівника підприємства, і з ними укладають договори про матеріальну відповідальність. Крім того, гроші у підзвіт видають на покриття поштово-телеграфних, канцелярських витрат та витрат по відрядженню.

Аванс підзвітній особі видають на підставі видаткового касового ордера в сумі, необхідній для виконання доручення і лише на налічені заходи, при відсутності заборгованості по раніше виданих сумах.

Після того як доручення буде виконано, підзвітна особа повинна подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (Додаток). До нього додаються рахунки, квитанції, товарні чеки, акти закупівлі та інші документи, які підтверджують витрати. На документах про придбання матеріальних цінностей повинні бути підписи осі, що їх прийняли на відповідальне зберігання. Звіт підписує підзвітна особа.

Подані звіти про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт перевіряють у бухгалтерії і визначають суму обґрунтованих витрат. Після затвердження звіту керівником підприємства бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою.

Особи, які одержали готівку під звіт, зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені (або з якихось причин частково чи повністю не витрачені) суми – Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт не пізніше:

• за відрядженнями – до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому закінчується таке відрядження, якщо кошти перераховували на корпоративну банківську платіжну картку і знімали з неї; до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем закінчення відрядження, якщо гроші виплачували готівкою чи перераховували на особисту банківську платіжну картку; не пізніше 10 днів, а при наявності поважних причин працедавець може строк продовжити до 20 банківських днів, якщо гроші перерахували на корпоративну банківську платіжну картку і проводили розрахунки виключно в безготівковій формі;

• на закупівлю сільгосппродукції – до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому проведено закупівлю, але не пізніше 10 робочих днів із дня видачі грошей під звіт;

• на інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Повний звіт – це подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти з одночасним поверненням до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт. Тому, якщо невикористана підзвітна сума утримана із заробітної плати відрядженого, його звіт не можна назвати повним, оскільки залишок виданих коштів до каси не повернено.

Єдиний спосіб погашення заборгованості за невикористаними підзвітними сумами – провести цю операцію через касу з оформленням прибуткового і видаткового касових ордерів.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з підприємством ДП «ДГ «Кутузівка» НААН», включаються до валових витрат лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, зокрема: запрошення сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства та ін.

Перед від’їздом працівнику видається грошовий аванс у межах сум, достатніх для оплати проїзду, найму житла та добових. На підприємстві ДП «ДГ «Кутузівка» НААН» складається довідка-розрахунок на видачу авансу на відрядження. В даному документі зазначається номер та дата складання наказу, згідно якого складена довідка; прізвище відрядженого; зазначаються статті витрат, кількість днів та сума в розрізі статей витрат та загалом до видачі. Документ підписує головний бухгалтер та особа, яка відбуде у відрядження.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження (Додаток), яке роблять за місцем відрядження, та датами на проїзних документах. В посвідченні про відрядження зазначається кому видано ( ПІП, посада та місце роботи), місце відрядження (пункт призначення, найменування підприємства, до якого відряджають), термін відрядження, мета відрядження. Встановлюються відмітки про вибуття у відрядження, прибуття в пункти призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття та день вибуття проставляються в кожному пункті.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого. При відправленні транспорту до 24 години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00 години і пізніше – наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого до місця постійної роботи.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства. Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.

За час перебування працівника у відрядженні зберігається середній заробіток на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

За кожний день перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі, йому виплачуються добові в межах граничних норм.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових провадиться з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. Якщо в посвідченні про відрядження відсутні такі відмітки, то добові не виплачуються.

За рішенням керівника добові можуть бути виплачені, але тоді вони не відноситимуться до складу валових витрат, а збільшуватимуть сукупний дохід відрядженого і відповідно оподатковуватимуться всіма податками, зборами, внесками як додаткова зарплата.

Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Розмір добових витрат, що виплачують працівникам, направленим у відрядження підприємствами всіх форм власності, не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, залежно від країни відрядження. Указані обмеження визначаються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.