Облік матеріальних запасів

Класифікація матеріальних запасів в бюджетних закладах покладена в основу їх обліку по синтетичним рахункам.

Для обліку матеріальних запасів призначені рахунки:

20 "Виробничі запаси";

22 "МШП";

23 "Матеріали і продукти харчування";

24 "Готова продукція";

25 “Продукція сільськогосподарського виробництва”.

Матеріальні запаси оцінюються в обліку та в бухгалтерському балансі за цінами їх придбання. Транспортні витрати по доставці матеріалів списуються на відповідні статті витрат, в залежності від асигнувань, за рахунок яких матеріали були придбані.

Матеріальні запаси надходять від постачальників, підзвітних осіб, що закупили матеріали за готівку, від списання непридатних до використання основних засобів і малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Надходження матеріалів оформляють бухгалтерськими документами в наступному порядку.

Разом з відвантаженою продукцією постачальник висилає покупцю супроводжувальні документи - платіжну вимогу (в двох примірниках - одну безпосередньо покупцю, другу - через банк), товарно-транспортні накладні, квитанцію до залізничної накладної. Розрахункові та інші документи надходять в бухгалтерію, де перевіряють їх оформлення і передають відповідальному виконавцю по постачанню.

В відділі постачання проводять перевірку відповідності об'єму, асортименту, термінів постачання, цін, якості матеріалів договірним умовам. В результаті такої перевірки на документах роблять відмітку про повний або частковий акцепт (згоду на оплату). Крім того, у відділі постачання ведеться журнал обліку вантажу, що надходить.

Перевірені платіжні вимоги з відділу постачання передають в бухгалтерію, а квитанції транспортних організацій - експедитору для отримання і доставки матеріалів.

Експедитор приймає на станції прибувші матеріали, при необхідності перевіряє вантаж, а у випадку нестачі місць чи маси, пошкодження тари, псування матеріалів складає комерційний акт, який служить підставою для пред'явлення претензій до транспортної організації чи постачальника.

Для отримання матеріалів зі складу постачальника, який знаходиться в іншому місті експедитору видають наряд і довіреність.

Прийняті вантажі експедитор доставляє на склад організації і здає завідуючому складу, який перевіряє відповідність якості і кількості матеріалів даним рахунка постачальника. Прийняті комірником матеріали оформлюють прибутковими ордерами. Дозволяється оприбутковувати матеріали без виписки прибуткових ордерів: на документі постачальника проставляють штамп, у відтиску якого містяться основні реквізити прибуткового ордера.

У випадках, коли кількість і якість прибулих на склад матеріалів не відповідає даним рахунка постачальника, приймання матеріалів здійснює комісія і оформляють акт приймання матеріалів, який є підставою для пред'явлення претензій постачальнику.

Якщо матеріали перевозять автотранспортом, то в якості первинного документа використовують товарно-транспортну накладну, яку складає постачальник в чотирьох примірниках. Перший з них є підставою для списання матеріалів у відправника вантажу; другий - для оприбуткування матеріалів отримувачем; третій - для розрахунків з підприємством автотранспорту; четвертий - основа для обліку роботи транспорту.

Надходження на склад матеріалів власного виробництва, відходів, матеріалів, що залишилися від ліквідації основних засобів тощо, оформляють накладними на внутрішнє переміщення матеріалів.

Підзвітні особи можуть купувати матеріали в організаціях торгівлі, на колгоспному ринку чи у населення за готівку. У цьому випадку, підзвітна особа складає акт (довідка), в якій вона викладає зміст господарської операції з зазначенням дати, місця купівлі, найменування і кількості матеріалів та ціни або отримує товарний рахунок.

Матеріали відпускають зі складу на виробничі та господарські потреби, на сторону, для переробки, а також реалізують непотрібні і неліквідні матеріали.

Видача матеріалів зі складу проводиться за наступними документами[6]:

а) накладна ф. 434, використовується для переміщення матеріалів у середині закладу;

б) меню-вимога ф.298 та 299 складається щодня, використовується для щоденної видачі продуктів харчування;

в) відомість видачі матеріалів на потреби закладу ф.410, використовується для видачі господарських матеріалів, матеріалів для навчальних та інших цілей на протязі місяця;

г) забірна карта ф.431, виписується на кожного отримувача на декілька найменувань матеріалів для витрачання по прямому призначенню. При щоденному відпуску матеріалів картка виписується на 15 днів, а при періодичному - строком на місяць;

д) шляховий лист використовується для списання витрачання автомобільного бензину;

е) товарно-транспортна накладна ф.1-т, використовується при перевезенні власним транспортом закладу вантажів для власних потреб.

У встановлені дні прибуткові і видаткові документи здають в бухгалтерію закладу по реєстру приймання - здачі документів.

Облік матеріалів на складі здійснює матеріально-відповідальна особа - завідуючий складом (комірник), який здійснює облік руху і залишків матеріалів в картках складського обліку на підставі первинних документів (прибуткових ордерів, накладних тощо) або веде книгу складського обліку ф. М-17.

Існує декілька варіантів обліку матеріалів в бухгалтерії бюджетних установ.

При першому варіанті в бухгалтерії відкривають на кожен сорт і вид матеріалів картки аналітичного обліку, в яких записують на основі первинних документів операції по надходженню і витрачанню матеріалів. Облік в картках ведеться в натуральному і грошовому виразі. По закінченню місяця на основі підсумкових даних карток складають кількісно-сумові оборотні відомості і звіряють їх з оборотами та залишками на відповідних синтетичних рахунках і даними карток складського обліку.

При другому варіанті всі прибуткові і видаткові документи групують по номенклатурним номерам і в кінці місяця підраховані по документам підсумкові дані про надходження і витрачання кожного виду матеріалів записують в оборотні відомості, що складаються в натуральному і грошовому виразах по кожному складу окремо, в розрізі субрахунків.

При третьому варіанті використовують оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріальних цінностей. В якості реєстрів аналітичного обліку є картки складського обліку.

У встановлені терміни працівник бухгалтерії перевіряє правильність проведених комірником записів в картках складського обліку і підтверджує їх своїм підписом на самих картках. В кінці місяця завідуючий складом переносить дані про залишки з карток складського обліку в відомість обліку залишків матеріалів на складі (без оборотів). Після перевірки і візування працівником бухгалтерії відомість залишків передають в бухгалтерію, де залишки матеріалів таксують по твердим обліковим групам матеріалів і в цілому по складу.

Як вже зазначалось, для обліку матеріальних запасів використовують рахунки 20, 22, 23, 24, 25.

на рахунку 20 “Виробничі запаси” обліковується обладнання, яке підлягає встановленню на об’єктах, що будуються або реконструюються, будівельні матеріали, конструкції, деталі та інші матеріальні цінності, придбані за рахунок коштів, виділених на капітальне будівництво, матеріали для науково-дослідних робіт, а також спеціальне обладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами.

Він розподіляється на субрахунки:

201 “Сировина і матеріали”;

202 “Обладнання, конструкції і деталі до установки”;

203 “Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами”;

204 “Будівельні матеріали”;

205 “Інші матеріали”.

На рахунку 22 узагальнюється інформація про наявність та рух МШП, термін експлуатації яких не перевищує 1 рік, що перебувають на складі і в експлуатації.

Матеріали і продукти харчування, що знаходяться в установах за їх предметною характеристикою незалежно від коду економічної класифікації видатків, за рахунок якої вони були придбані, обліковуються на рахунку 23 “Матеріали і продукти харчування”, який поділяється на субрахунки:

231 “Матеріали для учбових, наукових та інших цілей”;

232 “Продукти харчування”;

233 “Медикаменти і перев’язувальні засоби”;

234 “Господарські матеріали і канцелярське приладдя”;

235 “Паливо, горючі і мастильні матеріали”;

236 “Тара”;

237 “Матеріали в дорозі”;

238 “Запасні частини до машин і обладнання”;

239 “Інші матеріали”.

Облік готових виробів, виготовлених у виробничих (навчальних) майстернях, а також готової друкованої продукції ведеться на субрахунку 241 “Вироби виробничих (навчальних) майстерень”.

На рахунку 25 “Продукція сільськогосподарського виробництва” здійснюється облік протягом року продукції підсобних сільських і навчально-дослідних господарств.

Кореспонденція рахунків по основним бухгалтерським операціям із матеріальними запасами представлена в таблиці 12 [3].

Таблиця 12. Кореспонденція рахунків по основним бухгалтерським операціям з обліку матеріальних запасів.

№ п/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	Отримання матеріалів і продуктів харчування (без ПДВ): - що сплачені шляхом попередньої оплати рахунка - що сплачені після отримання матеріалів і продуктів харчування Сума ПДВ із запасів, придбаних за рахунок коштів загального фонду Сума ПДВ із запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду	231-239 231-239 801, 802 641	364 675 364, 675 364, 675
Продовження таблиці 12
1	2	3	4
2	Оприбуткування лишків матеріалів і продуктів харчування, виявлених при інвентаризації	231-236, 238-239	681, 701, 702, 711-713
3	Списання використаних матеріалів і продуктів харчування на підставі підтверджувальних документів	801, 802, 811-913	231-236, 238-239
4	Списання збитків матеріалів у межах установлених норм, а також недостач і втрат від псування матеріальних цінностей, віднесених за рахунок установи	681, 701, 702, 711-713	201, 201, 204, 231-236, 238-239
5	Списання недостач і втрат матеріалів та продуктів харчування, віднесених за рахунок винних осіб, крім м’яса, молока, м’ясних і молочних продуктів	363	231-236, 238-239
6	Списання сум недостач м’яса, молока, м’ясних і молочних продуктів, які підлягають стягненню з винних осіб за обліковими цінами із застосуванням коефіцієнта і зарахуванню в дохід відповідного бюджету Водночас проводиться запис на списання з балансу вартості м’яса, молока, м’ясних і молочних продуктів за цінами закупівлі	363 681, 701, 702	642 232
7	Придбання малоцінних та швидкозношуваних предметів (вартість без ПДВ): - що сплачені шляхом попередньої оплати - що сплачені після отримання малоцінних та швидкозношуваних предметів Водночас проводиться другий запис (сума без ПДВ) Сума ПДВ з малоцінних та швидкозношуваних предметів, придбаних за рахунок коштів загального фонду Сума ПДВ з малоцінних та швидкозношуваних предметів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду	221 221 801, 802, 811-813 801, 802 641	361, 362, 364 675 411 361, 362, 364, 675 361, 362, 364, 675
Продовження таблиці 12
1	2	3	4
8	Видача із складу в експлуатацію малоцінних та швидкозношуваних предметів: вартістю до 10 грн. за одиницю (комплект) вартістю більше 10 грн. за одиницю (комплект)	411 221/2	221/1 221/2
9	Оприбуткування лишків малоцінних та швидкозношуваних предметів, виявлених при інвентаризації: на складі в експлуатації	221/1 221/1	411 411
10	Списання малоцінних та швидкозношуваних предметів, які стали не придатними для експлуатації	411	221
11	Оприбуткування вартості матеріалів, отриманих від ліквідації малоцінних та швидкозношуваних предметів, які залишені для ремонту та інших господарських потреб установи: придбаних за рахунок коштів загального фонду бюджету придбаних за рахунок коштів спеціального фонду бюджету	231, 234, 235, 238, 239 231, 234, 235, 238, 239	681, 701, 702 711, 712, 713
12	Оприбуткування сум вартості матеріалів, отриманих від розбору малоцінних та швидкозношуваних предметів, що відповідно до чинного законодавства, належать перерахуванню в дохід бюджету	231, 234	642
13	Реалізація лишків малоцінних та швидкозношуваних предметів, що не використовуються і придбані за рахунок коштів загального фонду На суму коштів, отриманих від реалізації, проводиться запис	411 311, 321, 362, 364, 675	221 801, 802
Продовження таблиці 12
1	2	3	4
14	Реалізація лишків МШП, що придбані за рахунок спеціального фонду На суму коштів, отриманих від реалізації На суму ПДВ	411 313, 314, 364, 675, 323, 326 364, 675	221 711,712, 713 641
15	Списання виявлених при інвентаризації нестач МШП, прийнятих на рахунок установи	411	221
16	Списання виявлених при інвентаризації нестач МШП, віднесених за рахунок винних осіб Водночас проводиться другий запис	411 363	221 642