Організація бухгалтерського обліку в централізованих бухгалтеріях

Бухгалтерський облік в бюджетних установах може здійснюватися бухгалтерією установи чи самостійним структурним підрозділом або централізованою бухгалтерією.

Централізовані бухгалтерії являють собою незалежні спеціалізовані бухгалтерські фірми, які засновуються групою однотипних підприємств з невеликим обсягом фінансування для здійснення облікових робіт на них.

При цьому бухгалтерії на самих підприємствах скасовуються, а інформація, яка потрібна для управління постачається централізованою бухгалтерією.

Застосування такої організаційної форми забезпечує значне зниження витрат на ведення обліку.

Виділяють такі організаційні форми централізованих бухгалтерій:

• При управліннях чи відділах районних, міських, обласних та крайових адміністрацій.

• При міністерствах і відомствах.

• При адміністраціях міст, районів, сіл.

• При закладах і організаціях.

• Незалежні, самостійні бухгалтерські фірми, які обслуговують підприємства і установи за договорами.

Сьогодні в Україні функціонують централізовані бухгалтерії для обслуговування закладів освіти, соціального забезпечення, культури, профтехосвіти.

Завдяки централізації бухгалтерського обліку посилюється контроль за дотриманням фінансово-кошторисної дисципліни; зменшується кількість поточних банківських рахунків та банківських операцій; концентрується на єдиному рахунку бюджетні кошти, які раніше були розпорошені по багатьох закладах; скорочується документообіг і кількість реєстрів бухгалтерського обліку, виключається дублювання записів; спрощується планування і складання кошторису (по мілким однотиповим закладам складаються загальні кошториси); полегшується складання звітності.

Розподіл службових обов‘язків в централізованих бухгалтеріях проводиться по функціональних ознаках — за кожною групою працівників чи окремими працівниками, в залежності від обсягу робіт, закріплюється певна ділянка.

В централізованих бухгалтеріях можуть виділятися наступні відділи: плановий, фінансовий, контролю та внутрішнього аудиту, організації і методології обліку, звітності та аналізу господарської діяльності, господарського обслуговування, обліку розрахунків з робітниками і службовцями, обліку матеріальних цінностей і розрахунків з постачальниками, обліку основних засобів і капітальних вкладень, обліку позабюджетних коштів.

В залежності від об‘єму робіт можуть створюватися інші самостійні групи – обліку харчування та розрахунків з батьками, обліку медикаментів і перев‘язувальних засобів.

До обов‘язків централізованої бухгалтерії входить[1]:

1. Складання і погодження з керівниками установ кошторисів видатків і розрахунків до них.

2. Здійснення контролю за своєчасним і правильним оформленням документів, ефективним та економічним використанням коштів у відповідності з цільовим призначенням.

3. Своєчасне проведення розрахунків, що виникають у процесі виконання кошторисів, з підприємствами, установами.

4. Нарахування і виплата в строк заробітної плати працівникам установ.

5. Участь у проведені інвентаризації коштів, розрахунків і матеріальних цінностей, своєчасне визначення результатів інвентаризації.

6. Складання і подання в установлені строки бухгалтерської звітності про виконання кошторисів видатків установ.

7. Проведення інструктажу матеріально-відповідальних осіб з питань обліку і збереження цінностей.

8. Зберігання бухгалтерських документів, здача їх до архіву.

При централізованому обліку за керівниками закладів зберігаються права розпорядників коштів, а саме: укладати договори на постачання товарів, здійснення послуг та трудових угод (договори та трудові угоди можливі за згодою(підписом) головного бухгалтера централізованої бухгалтерії); отримувати в установленому порядку аванси на господарські витрати і дозволяти видачу авансів своїм співробітникам; дозволяти оплату витрат за рахунок коштів, передбачених кошторисом; витрачати в відповідності до встановлених норм матеріальні цінності на потреби організації; затверджувати авансові звіти підзвітних осіб, акти на списання непридатного до експлуатації інвентарю; отримувати від централізованої бухгалтерії довідки про виконання кошторису витрат.

Централізовані бухгалтерії подають керівникам установ, які вони обслуговують, необхідні їм відомості про виконання кошторисів видатків. В свою чергу всі заклади, що обслуговуються централізованою бухгалтерією повинні надавати їй потрібні документи для ведення бухгалтерського обліку і контролю: виписки з наказів і розпоряджень, договори, нормативи та інші документи.