Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Практика / звіт 3.12.07.doc
Скачиваний:
3
Добавлен:
23.02.2016
Размер:
120.32 Кб
Скачать

19.12.2007Р. Ознайомлення із загальними правилами реєстрації документів та порядком оброблення, відсилання вихідної кореспонденції.

Реєстрація документа- це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому штампа або реєстраційного індексу (номера, дати). Реєстрація документа провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Штамп з датою надходження та порядковим номером книги обліку вхідної кореспонденції проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, як ті, що створюються і використовуються у прокуратурі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян. Внутрішні документи (наказа, вказівки, розпорядження, інструкції, завдання) реєструються за тими ж правилами, що й вхідні документи. Документи реєструються один раз : вхідні- у день надходження, створювані (внутрішні) – у день підписання або затвердження. Для реєстрації вхідних документів, що потребують виконання, використовуються алфавітні, кореспондентські та картки-посилання, придатні для оброблення ПК.

Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано вдень їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Не дозволяється надсилання або передавання документів без реєстрації їх у секретаріаті. Документи, які підлягають відправленню, передаються до відповідного підрозділу (працівнику) секретаріату правильно оформлені в день підписання.

Під час приймання від виконавців вихідних документів працівник канцелярії структурного підрозділу повинен:

-перевірити правильність зазначення адреси;

-перевірити наявність всіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

-проставити на документі номер листування;

-перевірити наявність віз на копії документа, що залишається у справах прокуратури;

-перевірити наявність додатка, вказаного виконавцем у документі.

Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому.

Документи, що доставляються кур”єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

20.12.2007Р. Ознайомлення із номенклатурою справ.

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, що утворюються у процесі діяльності прокуратури із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ є обов”язковим для кожної прокуратури документом, який складається для створення в прокуратурі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв”язку документів, включених до конкретних справ. Кожній справі, що включена до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами – індекс, який складається з індексу структурного підрозділу і порядкового номера справи у межах підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної тире. У кінці діловодного року працівником канцелярії структурного підрозділу до номенклатури справ підрозділу складається підсумковий запис, у якому зазначається кількість (томів, частин) і квтегорії (постійного, тривалого і тимчасового зберігання) фактично заведених за рік справ.

Заведена номенклатура справ прокуратури, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується, затверджується керівником прокуратури та вводиться в дію 1 січня нового року.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.

Соседние файлы в папке Практика