Висновки до розділу 2

1. Для організації взаємодії різних інформаційних систем з різними користувачами та між собою, дані потрібно відповідним чином описати в усіх системах на різних рівнях, тобто вирішити проблему їх інформаційної сумісності в найширшому розумінні. Це досягається створенням інформаційного забезпечення. Інформаційне забезпечення – це сукупність форм документів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення та форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі.

2. Для оптимізації та відповідній автоматизації бізнес-процесів торговельного підприємства в першу чергу потрібно враховувати етапи створення графічних і текстових моделей бізнес-процесів компанії. В цих моделях формалізовано розподіл відповідальності між працівниками, інформаційні потоки, порядок протікання бізнес-процесу тощо. Оптимізація бізнес-процесів допомагає компанії досягнути підвищення ефективності бізнесу через покращення бізнес-процесів. Для оптимізації бізнес-процесів використовуються різноманітні аналітичні методи, що дозволяють зменшити вартість, тривалість, кількість помилок в рамках бізнес-процесу тощо.

3. Визначено, що традиційною інформаційною системою, яка надає інформацію для управління торговельним підприємством, є бухгалтерський облік, побудова якого залежить від специфіки технологічного циклу, а отже – функцій діяльності.

4. Система бухгалтерського обліку дозволяє створювати інформацію про такі важливі економічні показники торговельного підприємства як товарообіг (виручку від реалізації), витрати торговельної діяльності (у тому числі адміністративні витрати, витрати на збут, інші операційні витрати), що дозволяє визначити фінансовий результат діяльності підприємства тощо.

Отже, для обслуговування системи управління торговельного підприємства необхідна така інформаційна система, яка забезпечувала б координацію (встановлення зв'язків), взаємодію та узгодженість окремих елементів управління, в тому числі звичайно систему обліку.

Розділ 3. Особливості інформаційних систем автоматизації основних бізнес – процесів торговельного підприємства

3.1. Загальна характеристика інформаційних систем автоматизації основних торговельних бізнес-процесів

Основу управлінської діяльності будь-якого економічного об’єкта складають інформаційні системи, що мають складну побудову, склад яких залежить від виду діяльності та розміру підприємства тощо.

В літературі існує багато підходів до поняття інформаційних систем. Наприклад, інформаційна система розуміється як така, що на підставі інформації про стан об’єкта виробляє і приймає рішення з управління [11].

Є визначення інформаційної системи управління як системи збору, зберігання, обробки, перетворень, передач і оновлень інформації за допомогою сучасної комп’ютерної та іншої техніки для постійного використання інформації в процесі управління. Єдина інформаційна система формує загальну базу даних, якими оперують на підприємстві, коли всі документи створюються в єдиному електронному середовищі, тобто вихідні дані знаходяться в єдиній базі, а отримання різних звітів є суто технічне завдання. За умови єдності інформаційної бази система облікової інформації переходить на якісно новий рівень, що дозволяє забезпечити інформацією будь-якого користувача в системі управління підприємством [12].

Ефективність автоматизації облікової роботи на підприємствах будь-якої сфери економічної діяльності може відрізнятися за своїм характером і обсягом, проте: майже зникає потреба у паперових носіях інформації, зменшується час потрібний на документування; здійснюється постійний персоніфікований контроль за поточною дебіторською заборгованістю; зменшуються витрати на облік підприємства; максимально скорочується процес обробки бухгалтерських документів тощо. 

Якість різних інформаційних систем визначається їхньою надійністю та ефективністю [13].

Надійність інформаційної системи має властивості безвідмовності, ремонтопридатності, а часом і довговічності. Рівень надійності залежить від таких факторів: складу та рівня надійності технічних засобів, їх взаємодії та надійної структури; складу та рівня надійності програмних засобів, їх можливостей і взаємозв’язку в структурі програмного забезпечення інформаційної системи; раціонального розподілу задач, які розв’язуються системою, між технічними засобами, програмним забезпеченням і персоналом, що обслуговує цю систему; рівня кваліфікації персоналу, організації робіт і рівня надійності дій персоналу інформаційної системи; режимів, параметрів та організаційних форм експлуатації комплексу технічних засобів; ступеня використання різних видів резервування (структурного, інформаційного, часового, алгоритмічного, функціонального); ступеня використання методів і засобів технічної діагностики; реальних умов функціонування інформаційної системи.

Ефективність інформаційної системи визначається порівнянням одержаних результатів від функціонування цієї системи і затрат усіх видів ресурсів, необхідних для створення, функціонування та розвитку цієї системи [13]. Ефективність таких систем у грошовому вираженні визначається у вигляді трьох основних показників: річного економічного ефекту; розрахункового коефіцієнта ефективності капітальних затрат, які пішли на розробку і впровадження системи; терміну окупності капітальних затрат, які пішли на розробку та впровадження системи.

Інформаційні системи бухгалтерського обліку поза залежністю від їх масштабу, програмно-апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

До умов ефективної автоматизованої організації обліку відносять: з’єднання усіх комп’ютерів підприємства у єдину мережу; передбачення у штаті додаткового відділу, що слідкує за функціонуванням автоматизованої системи та виправляє поточні системні помилки; заборона самостійного виправлення помилок у системі її користувачам; встановлення спеціальних програм для спілкування користувачів у межах мережі; налагодження системи безпеки (кожний користувач має персональний код доступу).

Умови ефективної автоматизації торговельних підприємств, на сьогодні, здатні забезпечити наступні типи інформаційних технологій:

1) програмні інструментальні системи (дозволяють самостійно конструювати систему обробки облікових даних, ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку);

2) розроблені на замовлення системи (комплекс програмних засобів, які охоплюють комплексні автоматизовані робочі місця та інструментальні засоби, створені за вимогами та умовами конкретного замовника);

3) корпоративні інформаційні системи (дають можливість підсистемі отримувати інформацію із загальної інформаційної системи підприємства);

Для того, щоб ефективно провести автоматизацію, треба у першу чергу, добре уявляти собі що ж таке автоматизований бухгалтерського облік та аудит та звичайно врахувати всі бізнес-процеси торговельного підприємства (які плануються автоматизувати). На перший погляд все просто тому, що автоматизований бухгалтерський облік і аудит – це коли бухгалтерський облік і аудит ведеться за допомогою інформаційних систем (за допомогою комп’ютера). Така омана і служить причиною великої кількості невдалих спроб автоматизації. Варто усвідомити, що впровадження інформаційної системи бухгалтерського обліку ефективно тільки тоді, коли наслідком упровадження є підвищення ефективності і поліпшення якості ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Це може виражатися в:

а) упорядкуванні бухгалтерського обліку та аудиту;

б) збільшенні кількості інформації, одержуваної з бухгалтерського обліку;

в) зниження числа бухгалтерських та аудиторських помилок;

г) підвищення оперативності бух обліку і аудиту;

ґ) підвищенні економічності бухгалтерського обліку і аудиту;

д) інші фактори, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства.

Серед програмних типів корпоративних інформаційних систем можна виділити розробки групи західних країн, країн СНД та вітчизняні розробки.

Серед західних розробок найбільш відомими є: Baan ERP, Oracle Application Axapta 4.0,  SyteLine, mySAP Business Suite, Maconomy, MFG/PRO, Microsoft Dynamics AX/NAV, Oracle E-Business  Suite та ін. Ці корпоративні системи мають високу надійність при використанні, при впровадженні програмних продуктів надається можливість кваліфікованого сервісного обслуговування та автоматичного оновлення програмного продукту через інтернет мережу. Недоліками даних програмних розробок є потреба у встановлені значної кількості додаткових засобів управління (зокрема, інструментів управління електронним документообігом тощо), висока вартість впровадження та обслуговування. Програмні продукти  Microsoft  Dynamics  AX/NAV  та Oracle E-Business Suite дуже важко  адаптувати до законодавства України.

Серед розробок країни СНД популярними є Галактика та Моноліт SQL, впровадження та обслуговування яких має нижчу (порівняно із західними розробками) вартість, яка додатково може бути знижена за рахунок замовлення та інсталяції версії з обмеженою функціональністю. Програми мають порівняно високу надійність, мають простий інтерфейс, а тому досить легко переналагоджуються та модернізуються.

Вітчизняні розробки можна поділити на дві підгрупи, в залежності від вартості впровадження, обслуговування та надійності:

1. СВІТ, РАДЖА, Триплан, ІС-ПРО (найбільше підходять для невеликих торговельних підприємств). Вартість їх впровадження є низькою, проте недоліками є: можливість збоїв та помилок при роботі, обмежена функціональність та відсутність можливостей до переналагодження;

2. BS Integrator,  DeloPro,  GrossBee XXI, КУБ-4, СФЕРА/5, Віртуоз, КУБ-4, КАІ. У цій групі є програмні аналоги з достатньо високою функціональністю, гнучкістю модулів, надійністю при експлуатації та помірною вартістю впровадження. Такі програмні розробки можуть підійти для роздрібних підприємств великого та середнього розміру.

Отже, основу управлінської діяльності будь-якого економічного об’єкта складають інформаційні системи. Умови ефективної автоматизації торговельних підприємств, на сьогодні, здатні забезпечити наступні типи інформаційних технологій:

1) програмні інструментальні системи;

2) розроблені на замовлення системи;

3) корпоративні інформаційні системи.

Для того, щоб ефективно провести автоматизацію, треба у першу чергу, добре уявляти собі що ж таке автоматизований бухгалтерського облік та аудит та звичайно врахувати всі бізнес-процеси торговельного підприємства (які плануються автоматизувати).