1.2. Формалізація бізнес-процесів управління торговельного підприємства

Підприємство являє собою загальну систему, усередині якої протікає безліч взаємозв'язаних процесів, які своїм функціонуванням визначають стан всієї організаційної системи в цілому. Але стани, в яких перебуває система, викликані певними діями в результаті процесу. У свою чергу стани викликають подальші дії, що знаходяться в логічно послідовному ланцюзі процесу. Задіяні в процесі ресурси перетворюються і знаходять іншу форму.

Процеси, що протікають усередині підприємства – це послідовні функціональні ланцюги, які взаємопов’язані між собою та від яких безпосередньо залежить загальний стан всієї системи (тобто підприємства) [5].

Кожна система (тобто підприємство) має свої, властиві лише їй, особливості, свою реакцію на управління, свої форми можливого відхилення від програми, свою здатність реагувати на дії різного роду. Це призводить до необхідності використання певних підходів в процесі управління системою, а саме: системний, ситуаційний, функціонально-орієнтовний тощо.

Процесний підхід в управлінні системами (підприємствами) знаходить все більшу популярність. Його головною перевагою є пряма орієнтація на замовника продукції або послуг, що генеруються підприємствами. Процесний підхід – це розгляд всієї діяльності компанії як мережі взаємодіючих процесів, що протікають усередині організаційної структури компанії і реалізовують мету її існування [6].

Використання процесного підходу в управлінні підприємством передбачає більш глибоке розуміння поняття бізнес-процесів [7].

Бізнес-процеси в організації неоднорідні. По суті, організаційна діяльність – це сукупність взаємозалежних бізнес-процесів, які відображають реалізацію окремих функцій організації.

Бізнес-процеси мають наступні важливі риси:

• мають внутрішніх і зовнішніх користувачів,

• діють усередині підрозділів компанії і між ними, а також між різними організаціями,

• засновані на способі виконання робіт, властивому тій або іншій організації.

Одна з найбільш поширених класифікацій бізнес-процесів, виділяє наступні бізнес-процеси [8]:

• основні бізнес-процеси, котрі утворюють додану вартість продукту (послуги); створюють товари (послуги), що представляє цінність для клієнта; формують такий результат, такі споживчі якості, за які клієнт готовий платити гроші, сфокусовані на отриманні прибутку,

• допоміжні бізнес-процеси, що направлені на надання необхідних внутрішніх товарів, внутрішніх послуг для напрямів бізнесу; забезпечують функціонування інфраструктури підприємства,

• бізнес-процеси розвитку, націлені на отримання прибутку в довгостроковій перспективі; забезпечують не організацію поточної діяльності, а розвиток або вдосконалення діяльності компанії в перспективі,

• процеси управління, що націлені на управління всіма трьома попередніми групами.

Найбільш повною класифікацією бізнес-процесів є класифікація за функціональною ознакою, згідно з якою на торговельному підприємстві протікають наступні бізнес-процеси :

1. Аналіз ринку і потреб споживачів − визначення потреб і побажань споживачів; вимір задоволення споживачів; моніторинг змін на ринку або в очікуваннях споживачів.

2. Розробка стратегії організації − моніторинг зовнішнього середовища; визначення концепції бізнесу і стратегії організації; розробка та ранжування мети організації; розробка організаційної структури і системи взаємин між організаційними одиницями.

3. Вибір постачальників товарів − складання плану надходження товарів на підприємство; розробка критеріїв по яким будуть обиратися постачальники; обсяги виробництва постачальника; місце його знаходження.

4. Управління та оптимізація закупівлі товарів − визначення витрат на закупівлі; планування необхідної кількості товарів; якість товару, що постачається; порядок постачань; управління процесом постачання.

5. Продаж товарів − позиціювання товарів на сегментах споживчого ринку; обробка замовлень споживачів.

6. Обслуговування та розрахунки зі споживачами − виставлення рахунку споживачам; післяпродажне обслуговування; відгуки на запити споживачів.

7. Управління людськими ресурсами − розробка й управління стратегіями щодо людських ресурсів; розробка вимог до кваліфікації персоналу; управління наймом персоналу; розвиток і навчання персоналу; управління продуктивністю, здійснення матеріального і морального стимулювання; забезпечення здоров’я і задоволеності персоналу.

8. Управління інформаційними ресурсами − планування управління інформаційними ресурсами; впровадження системної безпеки і контролю; управління збереженням і пошуком даних; управління обладнанням і мережними операціями; управління інформаційними послугами; забезпечення доступу до інформації та комунікацій; оцінка й аудит якості інформації.

9. Управління фінансовими і матеріальними ресурсами – управління фінансовими ресурсами; здійснення фінансових і облікових операцій; формування звітів; проведення внутрішнього аудиту; управління податками; керування матеріальним ресурсами.

10. Управління програмою роботи з навколишнім середовищем ­– розробка стратегії управління навколишнім середовищем; забезпечення відповідності законодавству; навчання персоналу і проведення тренінгів; впровадження програм з попередження забруднення навколишнього середовища; керування зв’язками з державним агентствами і PR; розробка й управління інформаційною системою навколишнього середовища.

12. Управління зовнішніми зв’язками − забезпечення обміну інформацією з власниками підприємства; управління відносинами з урядом; будування взаємин з кредиторами; розробка програми PR; розробка взаємин із суспільством; управляння правовими й етичними питаннями.

13. Управління покращанням і змінами − вимір показників діяльності підприємства; здійснення оцінки якості; порівняльний аналіз діяльності; поліпшення процесів і систем.

Оптимізація бізнес-процесів дозволяє: скоротити витрати, тривалість та кількість помилок у кожному з бізнес-процесів; сформувати у працівників компанії та керівників чіткого розуміння того, як, коли, хто, та що повинен робити для досягнення поставлених цілей; надати можливість підготовки до успішного, продуманого та ефективного впровадження інформаційних технологій; покращити взаємодію між працівниками та підрозділами компанії; підвищити інвестиційну привабливість підприємства.

Одним із важливих бізнес-процесів управління торговим підприємством є управління та оптимізація закупівель товарів. Під час ведення господарської діяльності, надзвичайно велику увагу необхідно приділяти розробці управлінського рішення щодо обсягу закупівлі товарів, необхідної для успішного функціонування підприємства. Обсяги закупівлі товарів повинні бути оптимальними, адже може бути як надлишок товарів, так і їхня недостача. Великий обсяг запасів товарів означає, що реальні гроші підприємця заморожені в цій продукції, яка не продається, а просто лежить на складі. У зв'язку з цим потрібно приділяти велику увагу при визначенні необхідних обсягів закупівлі товарів.

Отже, підприємство являє собою загальну систему, усередині якої протікає безліч взаємозв'язаних процесів, які своїм функціонуванням визначають стан всієї організаційної системи в цілому. Використання процесного підходу в управлінні підприємством передбачає розуміння поняття бізнес-процесів та управління бізнес-процесу. В свою чергу, під управління бізнес-процесами на торговельному підприємстві визначимо як сукупність методів і засобів впливу суб’єктів управління підприємства шляхом планування, організовування, мотивування та контролювання на розробку продуктів, маркетинг і збут, постачання, виробництво, сервіс, доставку, забезпечення з метою задоволення вимог клієнтів та підвищення ефективності господарювання підприємства.