конспекты / --------_------_Excel

3. Встановіть вказівник комірки в область списку і виберіть команду Данные -> Фильтр ->

Расширенный фильтр.

4. У вікні Расширенный фильтр перевірте, чи правильно вибраний діапазон списку, і в полі

Диапазон условий задайте область, що містить потрібні критерії. Не забудьте, що вона повинна включати заголовки стовпців і не містити порожніх рядків.

5. При необхідності скористайтеся перемикачем, який дозволяє розмістити відібрані записи в заданому діапазоні, і прапорцем, що дозволяє виключити записи, що повторюються.

У таблиці на рис. 6.21, представлені записи, відібрані за допомогою розширеного фільтру.

Рис. 6.21. Результати роботи розширеного фільтру.

При автофільтрації не відбувається видалення даних з таблиці. Вони лише стають тимчасово невидимими. При фільтрації списку Excel змінює колір номерів рядків, що служить нагадуванням про те, що показаний не весь список. Елементи управління автофільтром поряд з іменами відфільтрованих полів також змінять колір, показуючи, що відповідні записи приховані. Відбирати текстові поля так само легко, як і цифрові. В цьому випадку вважається, що буква а менше, ніж б, і т.д. Наприклад, якщо ввести прізвище Іванов і вибрати оператора "більше", то будуть відібрані всі прізвища, розташовані в алфавітному порядку після Іванова. При пошуку певних записів Excel не розрізняє рядкові і прописні букви. Іншими словами, не має значення, чи будете ви, задаючи параметри пошуку, набирати

90

слова прописними буквами, рядковими або тими й іншими одразу. При введенні в

діалоговому вікні Пользовательский автофильтр двох критеріїв порядок їх проходження не має значення. Результат не залежить від порядку згадування, як в режимі ИЛИ, так і в режимі И.

6.2. Критерії засвоєння

Після вивчення й аналізу змісту теми ВИ повинні РОЗУМІТИ наступне:

Список – група рядків, які містять пов’язані дані..

Запис – це всі дані про один елемент списку, розташовані зазвичай в одному рядку.

Поле – це категорія даних, розташована зазвичай у одному стовпці.

Діалогове вікно форми даних – це вікно, в якому знаходяться поля введення, назви яких

співпадають з заголовками стовпців списку.

У результаті вивчення даної теми ВИ повинні ЗНАТИ:

структуру бази даних в Excel;

засоби обробки списків;

призначення автофільтру, розширеного фільтру;

способи підсумовування даних;

Ваші знання повинні забезпечувати наступні УМІННЯ:

створювати список;

редагувати дані у списку безпосередньо в комірці і за допомогою форми;

здійснювати пошук даних у списку;

вміти підсумовувати дані у списках, створювати проміжні підсумки;

правильно користуватися фільтром і автофільтром.

91

Лекція №7. (I-ME-7)

Розв’язання прикладних задач у середовищі MS Excel

7.1. Вхідна інформація для самоперевірки

Для вивчення цього розділу необхідно володіти умінням завантажувати Ехсеl та знанням основних елементів його вікна.

§1. Формування основної та допоміжних таблиць

Використовуючи засоби Ехсеl 2003, потрібно зробити розрахунок відсотків за банківськими депозитами. Початкові дані та результати подати у формі документа

„Розрахунок відсотків за банківськими депозитами”. Значення і формати реквізитів записів основної та допоміжних таблиць установити самостійно. Число записів в основній таблиці — не менш, ніж 10. Основну і допоміжні таблиці розмістити на листках 2 та 1 відповідно.

Розглянемо основну розрахункову таблицю відсотків за банківськими депозитами,

зображену на рис. 7.1. На рис. 7.2 та рис. 7.3 зображені таблиці основних і додаткових відсотків відповідно.

Рис.7.1. Основна розрахункова таблиця відсотків за банківськими депозитами.

Рис. 7.2. Допоміжна таблиця основних відсотків.

Нагадаємо, що створення нової книги виконується за командою Файл -> Создать.

Встановлення зразкових розмірів стовпців і рядків здійснюється відповідно до формату

92

таблиці „буксируванням” покажчиків миші і . Останні встановлюються на межах стовпців та рядків. Необхідна ширина виділеної групи стовпців може встановлюватися також автоматично за командою Формат -> Столбец -> Автоподбор ширины.

Рис. 7.3. Допоміжна таблиця додаткових відсотків.

1.Заголовок „Розрахунок відсотків за банківськими депозитами” вводиться в комірку А1.

2.За командою Формат -> Ячейки -> Выравнивание -> Объединение ячеек усі комірки, в

яких міститься заголовок, об’єднуються, а заголовок центрується. „Шапка” документа і початкові дані заносяться в комірки листків 2 і 1 відповідно.

3.В перший стовпець основної таблиці вноситься порядковий номер вкладника. В другий —

прізвище, ім'я по батькові вкладника. В стовпець Дата вкладу заносяться дні - дати у форматі „день.місяць.рік” в які було зроблено вклади. Стовпець Сума вкладу — заносяться довільні числа з точністю до двох знаків після коми, що дорівнюють сумі вкладів вкладників.

Термін вкладу (міс.) — вносяться цілі числа, які задають тривалість періодів в місяцях, на які зроблено вклад.

§2. Розрахунок терміну з моменту вкладу

4. До комірки F4 через рядок формул або за допомогою Майстра функцій (кнопка або команда Вставка -> Функція) заноситься формула, за якою розраховується кількість місяців, що минули з моменту вкладу до поточного дня:

.

Для визначення поточної дати використовується функція СЕГОДНЯ(). У комірці С4

вказано дату вкладу. Кількість днів в місяці покладається рівною 30. Отже, формулою

(СЕГОДНЯ()-С4)/30

обчислюємо кількість місяців, що минули з моменту вкладу.

Функція ЦЕЛОЕ(число) округляє число до найближчого меншого цілого. Тобто використовуючи вказану функцію, отримуємо кількість повних місяців, що минули з моменту вкладу. В однойменному вікні, що з'явиться на екрані (рис. 7.4), обирається необхідна категорія („Дата и время”), а потім потрібна функція (СЕГОДНЯ()).

93

залишаючи за користувачем тільки вибір функції і введення знаків різних операцій та констант.

6. Вміст комірки F4 копіюється в діапазон комірок F5:F13 за допомогою маркеру копіювання. Після завершення цієї процедури в стовпці F будуть значення терміну з моменту вкладу (рис. 7.1).

§ 3. Розрахунок основного і додаткового відсотків в місяць

Особливість розрахунків полягає в тому, що процес обчислення основного відсотка в місяць і додаткового відсотка в місяць розгалужується, і це пов’язано з необхідністю звернення до допоміжних таблиць „Основний відсоток” та „Допоміжний відсоток” відповідно.

У середовищі Ехсеl 2003 процеси, що розгалужуються, описуються логічною функцією ЕСЛИ. Нагадаємо її формат:

ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь),

де:

перший операнд — логічний вираз, що набуває значення ИСТИНА або ЛОЖЬ;

два інших операнди — це, як правило, значення арифметичних виразів або рядкові константи. Вибір того чи іншого значення визначається істинностю або помилковістю

першого операнда.

Щодо розрахунку основного відсотка в місяць, то стосовно умови задачі перший операнд — це логічна функція И, яка має формат:

И(логическое_значение1; логическое_значение2; ...).

Логическое_значение1, логическое_значение2, ... — це від 1 до 30 умов, що перевіряються,

які можуть мати значення або ИСТИНА, або ЛОЖЬ.

7. Стосовно умови задачі першим операндом функції И є порівняння вигляду $Е4>Лист1!$А$4, другим операндом — порівняння $Е4<=Лист1!$В$4, де Лист1! — ознака розміщення довідкової таблиці на листку 1, а $ — ознака абсолютних адрес.

8.Другий операнд функції ЕСЛИ — адреса відсотка в допоміжній таблиці.

9.Третій операнд — функція ЕСЛИ. Перший її операнд є функцією И, відповідно першим операндом якої є порівняння вигляду $Е4>Лист1!$А$5, другим операндом — порівняння

$Е5<=Лист1!$В$5. Другим операндом вкладеної функції ЕСЛИ є адреса відповідного відсотка в допоміжній таблиці; третім — ще одна функція ЕСЛИ. Першим операндом останньої є функція И з операндами $Е4>Лист1!$А$6 та $Е4<=Лист1!$В$6. Другим і третім операндами третьої функції ЕСЛИ є адреси відповідних відсотків в допоміжній таблиці.

10. Отже, остаточно розрахункова формула основного відсотка в місяць має такий вигляд:

95

ЕСЛИ($F4>$E4;$E4;$F4)

17. Остаточно розрахункова формула має вигляд:

,

де $ — ознака абсолютних адрес.

18.Потім вміст комірки К4 копіюється в діапазон комірок К5:К13; в стовпці К будуть значення сум, що знімалися з рахунку у попередні місяці (рис. 7.1).

§6. Розрахунок параметра «Видати на руки»

19.Розрахунок параметру «Видати на руки» реалізується введенням до комірки L4 формули:

S = NO+ND-VD,

де S — сума, що розраховується, NO — нараховано за основним відсотком (вміст комірки Н4 в нашому випадку), ND — нараховано за додатковим відсотком (вміст комірки J4), VD —

знято з рахунку (вміст комірки К4).

До того ж маємо умову: якщо термін з моменту вкладу перевищить термін вкладу, то до цієї суми додається сума самого вкладу.

20. Знову маємо функцію ЕСЛИ. Першим операндом є умова: термін з моменту вкладу F4

більший за термін вкладу E4. Другий операнд функції — це розрахункова формула Н4 + J4 -

К4 плюс сума самого вкладу D4; третій операнд — розрахункова формула Н4 + J4 - К4. 21. Отже, остаточна формула має вигляд:

,

де $ — ознака абсолютних адрес.

22.Копіюванням вмісту комірки L4 в діапазон L5:L13 в стовпці L отримаємо суми, що треба видати на руки (рис. 7.1).

23.Результатом розв'язання задачі є підсумковий документ (рис. 7.1). Він заноситься для збереження на робочий диск D: в особистій папці за командою Файл -> Сохранить как, що викликає на екран вікно Сохранение документа, де задаються імена диска, робочих папок і файла документа, наприклад D:\ FF08\ Шевчук\ Розрахунок.

7.2. Критерії засвоєння

Після вивчення й аналізу змісту теми ВИ повинні РОЗУМІТИ наступне:

За термінологією, прийнятою в Excel, електронна таблиця називається робочим листком (або просто листком).

Робоча книга — сукупність листків, розміщених в одному файлі з певним ім'ям.

Формула — сукупність значень, адрес комірок, іменованих об'єктів, функцій і операторів, що дозволяє отримати нове значення.

97

Рядок формул — панель в верхній частині вікна Microsoft Excel, яка використовується

для вводу або зміни значень або формул в комірках або на діаграмах. На ній відображається константа або формула, яка міститься в активній комірці.

У результаті вивчення даної теми ВИ повинні ЗНАТИ:

застосування функцій ЦЕЛОЕ(), СЕГОДНЯ();

застосування абсолютних адрес;

формат логічних функцій И, ЕСЛИ.

Ваші знання повинні забезпечувати наступні УМІННЯ:

створити нову книгу;

форматувати комірки (встановлення висоти, ширини комірок; об'єднання-роз'єднання комірок тощо);

вводити формули вручну, використовуючи Майстер функцій;

копіювати формули.

98

Список літератури

1. Пройдаков Е.М. Англо-український тлумачний словник з обчислювальної техніки,

інтернету і програмування. –К.: Софт Прес, 2006.-823 с.

2.Рукасов В.І. Інформатика. Практикум: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів, Слов’янськ, 2006, Т.1-296 с., Т.2-363 с., Т.3-283 с.

3.Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютнерні технології: Підр. для студентів вузів.-

К.: Каравела, 2004.-464 с.

4.Иванов В. Microsoft Office System 2003: Учебный курс.-С.Пб.:Питер, 2004.-640 с.

5.Інформатика. Базовый курс/Под ред. С.В. Симоновича.-С.Пб.: Питер, 2003.-640 с.

6.Маккормик Д. Секреты работы в Windows, Word, Excel: Полное руководство для начинающих/Пер. с англ. И. Тимонина.-Харьков, 2007.-240 с.

7.Коляда М.Г. Делопроизводство, бухгалтерия и аналіз бизнеса на компьютере: учебное пособие.-Донецк: ООО ПКФ «БАО», 2003.-288с.

8.Глушаков С.В., Сурядный А.С. Microsoft Office 2000: Учебный курс. – Харьков: Фолио;

Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 500 с.

9. Інформатика: Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології. Посіб./ За ред. О.І. Пушкаря

– К.: Видавничий центр „Академія”, 2001. – 696 с.

10.Браткевич В.В. Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технологгії. : Київ:

Видавничий центр «Академія», 2001. – 696 с.

11.Дибкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка: Посібник.-К.: Видавничий центр

«Академія», 2002.- 320с.

12.Информатика: данные, технология, маркетинг/[В.П. Божко, В.В. Брага, Н.Г. Бубнова и др.]; под ред. А.Н. Романова – М.: Финансы и статистика, 1991.-222 с.

13.Кузьмин В. Microsoft Office Excel 2003. Учебный курс. СПб.: Питер; Киев:

Издательская группа BHV, 2004. – 493 с.

99