Лабораторна робота № 21 Тема: Створення складних форм і введення інформації з їх допомогою. Мета роботи: Навчитися створювати складні форми, засновані на таблицях і запитах. Порядок виконання роботи:

1. Запустити програму Access: Пуск ð Программыð Microsoft Office Access.

2. У вікні, що з'явилося, відкрити базу даних Рух товару в своїй особистій папці.

3. Створення форми для введення даних в таблицю Замовлення.

   1. Створення запиту З_Замовлення Конструктором запитів. Запит створюється з двох таблиць Замовлення і Менеджер. У бланк запиту вибираються всі поля з таблиці Замовлення і поле Імя менеджера з таблиці Менеджер.

   2. Створити форму Ф_ Замовлення за допомогою Мастера форм для запиту З_Замовлення. Вибрати поля: КодЗамовлення, ДатаЗамовлення, ДатаПродажу. Вибрати вид форми Табличный.

   3. Внести зміни до форми Ф_Замовлення в режимі Конструктора. Додати новий елемент управління Поле со списком.

• Перевірити, що кнопка Мастера на панелі елементів управління включена.

• Вибрати елемент управління Поле со списком і обкреслити область праворуч від поля Дата продажі  Далее ðВибрати таблицю Менеджер  Далее ðВибрати всі поля  Далее ð включити прапорець Скрыть ключевой столбец  Далее ð Встановити перемикач Сохранить в поле і вибрати зі списку КодМенеджера  Далее ð Готово.

• Видалити напис Поле со списком.

• У вікні Свойства поля со списком на вкладці Другие ввести Ім'я – ІмяМенеджера.

1. Створити форму Ф_Закази_ Покупця, в якій підлеглою формою буде Ф_Замовлення.

• За допомогою Конструктора Форм створити форму для таблиці Покупець

• У нижню частину форми додати підлеглу форму Ф_Замовлення.

1. Перевірити зовнішній вигляд форми, при необхідності змінити розміри полів і їх розташування.

2. Введіть замовлення декільком покупцям.

1. Створення форми Ф_Продаж_Покупець для введення даних в таблиці Замовлення і Продаж.

   1. Створення запиту З_Продаж_товарів Конструктором запитів. Запит створюється з двох таблиць Продаж і Товари. У бланк запиту вибираються всі поля з таблиці Продаж і всі поля, окрім КодТовару, з таблиці Товари.

   2. Створення форми Ф_Продаж_ Покупець.

• На вкладці Формы кнопка Создать. Вибрати Мастер форм і як источник данных таблицю Покупець.

• Вибрати необхідні поля з таблиці Покупець  в списку що розкривається, Таблицы/ Запросы вибрати запит З_Замовлення  вибрати всі поля, окрім КодПокупця, КодМенеджера, ІмяМенеджера, із запиту З_Замовлення  в списку що розкривається Таблицы/ Запросы вибрати запит З_Продаж_товарів  вибрати із запиту З_Продаж_товарів всі поля, окрім КодЗамовлення, КодТовару, НайменуванняТовара Далее.

• Вибрати тип представлення даних Подчиненные формы. Самостійно завершити створення форми.

1. Внести зміни до форми Ф_Продаж_Покупець в режимі Конструктора. Додати елементи управління Поле со списком.

• Подвійне клацання в області З_Замовлення подчиненная форма відкриє Конструктор цієї форми  додати елемент управління Поле со списком ІмяМенеджера (див. пункт 3.3).

• Подвійне клацання в області З_Продаж_товарів подчиненная форма відкриє Конструктор цієї форми  додати елемент управління Поле со списком НайменуваняТовара (аналогічно пункту 3.3).

4. Перевірити зовнішній вигляд форми, при необхідності змінити розміри полів і їх розташування.

5. Введіть замовлення і продажу декільком покупцям.

Лабораторна робота № 22 Тема: Створення запитів. Керуючі запити. Створення звітів. Використання макросів.

Мета роботи: Навчитися створювати різні типи запитів. Навчитися експортувати таблиці з інших баз даних. Навчитися створювати звіти, засновані на таблицях і запитах, використовувати макроси.

Порядок виконання роботи:

1. Запустити програму Access: Пуск ð Программыð Microsoft Office Access.

2. Відкрити базу даних Рух товару в своїй особистій папці.

2. Обчислювані поля в запитах. Створити запит З_Сума_продаж з таблиць Продаж і Товари.

   1. Вибрати поля ГрупаТовар і НайменуванняТовар.

   2. Встановити курсор в третьому полі бланка запиту і натиснути кнопку на панелі інструментів Построить

   3. Відкрити Таблицы таблицю Продаж  вибрати КількістьПродаж ð кнопка Вставить знак *  Відкрити Товари вибрати Ціна кнопка Вставить.

   4. Закрити вікно запиту, ввести ім'я запиту З_Сума_продаж

   5. Переглянути запит.

3. Групові операції в запитах.

   1. Створити запит за допомогою Конструктора на основі запиту: З_Сума_продаж.

   2. Вибрати поля: ГрупаТовар, НайменуванняТовар, Выражение1. Встановити сортування за збільшенням по полю ГрупаТовар.

   3. Натиснути піктограму Груповая операция .

   4. У бланку запиту в рядку Груповая операция в полі НайменуванняТовар в списку, що розкривається, вибрати COUNT, в полі Выражение1 – SUM.

   5. Закрити вікно запиту, ввести ім'я запиту З_Сума_продаж_група.

   6. Переглянути запит.

4. Використання обчислюваних полів і групові операції одночасно. Створити запит З_Сума_продаж_з_податком.

   1. Створити запит за допомогою конструктора  Вибрати таблиці: Замовлення, Продаж і Товар.

   2. Вибрати поля НайменуванняТовар, Ціна, КілікістьПродаж.

   3. Сформувати обчислювані поля: ВартістьТовар, ПодатковіВідрахування, ЗагальнаСумаОплати.

      1. ВартістьТовар, як в пунктах 2.2-2.3

      2. ПодатковіВідрахування Враховуємо правило для розрахунку податкових відрахувань. Відрахування проводяться з вартості кожного проданого товару з умовою: якщо вартість товару менше або дорівнює 8000, податок 10% від вартості товару, якщо більше 8000, то податок складе 50% від вартості товару. Виконайте наступну послідовність дій:

• Встановіть курсор в полі бланка наступним за полем ВартістьТовар, введіть назву ПодатковіВідрахування:  потім натисніть кнопку Построить

• Виберіть: Функции ð Встроенные функции ð Управление If  кнопка Вставить

• Подвійним клацанням в полі «expr» і на його місці введіть умову, для чого Відкрити Таблицы  Продаж  вибрати КілкістьПродаж кнопка Вставить знак *  Відкрити Товар вибрати Ціна кнопка Вставитьð виберіть знак < введіть 8000

• Подвійним клацанням в полі «truepart» і на його місці введіть, що потрібно робити, якщо умова виконається, тобто: 0,1  знак * і знову: Відкрити Таблиці  Продаж  вибрати КілкістьПродаж кнопка Вставить знак *  Відкрити Товари вибрати Ціна кнопка Вставить.

• Подвійним клацанням в полі «falsepart» і на його місці введіть, що потрібно робити, якщо умова не виконається, тобто: 0,5  знак * і знову: Відкрити Таблиці  Продаж  вибрати КілкістьПродаж кнопка Вставить знак *  Відкрити Товар  вибрати Ціна кнопка Вставить.

• Повинно вийти : ПодатковіВідрахування: If([Продаж]![КілкістьПродаж]*[Товари![Ціна]<=8000; 0,1*[Товари![Ціна]*[Продаж]![ КілкістьПродаж]; 0,5*[Продаж]![ КілкістьПродаж]*[Товари]![Ціна])

1. ЗагальнаСумаОплати: складається з ВартістьТовар + ПодатковіВідрахування Виконуйте по попередньому алгоритму, можна скопіювати формулу з попереднього стовпця, а потім  знак +  і як в пунктах 4.3.1-4.3.2

• Вийде така формула: ЗагальнаСумаОплати: If([Продаж]![КілкістьПродаж]*[Товари]![Ціна]<8000;0,1*[Товари]![Ціна]*[Продаж]![КількістьПродаж];0,5*[Продаж]![КількістьПродаж*[Товари]![Ціна])+[Товари]![Ціна]*[Продаж]![ КількістьПродаж]

1. За допомогою кнопки Вид на панелі інструментів переглянете результат, потім поверніться назад, натиснувши на ту ж кнопкуВид, зображення якої зміниться на .

2. Можна вибрати конкретні товари і переглянути їхні дані, для чого в стовпці НайменуванняТовар, в рядку Условие отбора введіть назву товару, і в наступному рядку назву іншого товару. Переглянете їхні дані за допомогою кнопки Вид. Поверніться в конструктор.

3. Щоб визначити сумарну вартість цих товарів, використовуватимемо групповые операции, для чого використовуйте кнопку Групповые операции

4. У бланку запиту з'явився рядок: Групповая операция, в цьому рядку зі списку, що розкривається, виберіть відповідно:

• В стовпці НайименуванняТовар – Группировка

• В стовпці КількістьПродаж - Count

• В стовпцях: Ціна, ВартістьТовар, ПодатковіВідрахування, ЗагальнаСумаОплати - Sum

1. Перегляньте дані за допомогою кнопки Вид. Поверніться в конструктор.

2. Збережіть запит під ім'ям: З_Сума_продаж_з_податком.

2. Перехресні запити.

Перехресні запити(або крос - таблиці) є двовимірні таблиці, в яких, як правило, представлена деяка обчислювана статистична інформація. Перехресний запит завжди має три елементи:

• заголовки рядків— до трьох значень полів (можна використовувати і різні групові операції);

• заголовки стовпців — значення одного поля;

• значення — значення одного поля або обчислюване значення, яке розташовується на перетині рядків і стовпців підсумкової крос - таблиці.

Перехресні запити також можуть містити:

• умови відбору;

• групові операції;

• сортування;

• обчислювані поля (як значення перехресної таблиці, так і заголовки стовпців).

Перехресні запити дозволяють:

• отримати великий об'єм даних в компактному вигляді;

• формувати графіки і діаграми в MS Access;

• переглядати рівні деталізації.

При використанні перехресних запитів не можна сортувати таблицю результатів по значеннях, що містяться в стовпцях

1. Створення перехресного запиту. Сума по групах товарів

   1. На вкладці Запросы ð кнопка Создать  Перекрёстный запрос.

   2. Вибрати запит З_Сума_продаж.

   3. Як заголовки рядків вибрати НайменуванняТовар  Далее ð в заголовки стовпців – ГрупаТовар  Далее ð для обчислень вибрати поле Выражение1 і функцію SUM ð Далее ð ввести ім'я запиту З_Товар_Перехресний ð Готово.

   4. Записати в звіт підсумкові значення по групах товарів. Закрити вікно запиту.

2. Редагування даних за допомогою керуючих запитів.

   1. Запит на додавання (добавление). Додати до своїх записів в таблиці Товари нові записи з іншої таблиці Товари1.

      1. Експорт таблиці з іншої бази даних. Відкрити базу даних Рух товару в папці іншої групи  на вкладці Таблицы ð вибрати Товари  в меню Файл ð команда Сохранить как / Экспорт  у зовнішньому файлі або базі данихОКв особистій папці вибрати свою БД Рух товару Кнопка Экспорт задати ім'я таблиці Товари1 ОК Закрити чужу базу даних. Відкрити свою БД.

      2. На вкладці Запросы кнопка Создать  Конструктор  Добавить таблицу ð источник Товари1.

      3. На панелі інструментів кнопка Тип запроса  вибрати Добавление  зі списку імен таблиць вибрати Товари ОК.

      4. На бланку запиту в Поле вибрати зі структури таблиці Товари1 всі поля окрім ключового.

      5. Закрити вікно запиту і ввести ім'я З_Товар_Додавання.

      6. Відкрити запит  Да  Да.

      7. Відкрити таблицю Товари і перевірити роботу запиту.

   2. Підібрати дані для запиту на оновлення (обновление). Відкрити запит Пошук_повторень_для З_Товари1, якщо є повторення, то записати ці групи товарів в зошит. Інакше виписати з таблиці Товари1 будь-яку групу товарів.

   3. Запит на оновлення (обновление).

      1. Змінити назву у однієї з груп товарів в таблиці Товари.

      2. На вкладці Запрос кнопка Создать  Конструктор  додати таблицю Товари.

      3. На панелі інструментів кнопка Тип запроса  вибрати Обновление.

      4. У бланку запиту в Поле вибрати ГрупаТовар В рядок Обновление ввести нову назву для групи товарів, вибраних в п.6.2  в рядку Условие одбора ввести групу товару, вибрану в п.6.2.

      5. Закрити вікно запиту і ввести ім'я З_Товари_Обновлення.

      6. Відкрити запит  Да  Да.

      7. Відкрити таблицю Товари і перевірити роботу запиту.

   4. Запит на видалення (удаление). Видалити групу товарів з таблиці Товари. Виконати аналогічно запиту на Обновление. У бланку запиту в рядку Условие отбора ввести будь-яку групу товарів з таблиці Товари, яку ви хочете видалити.

5. Створення звітів за допомогою Майстрів.

   1. На вкладці Отчеты вікна бази даних натиснути кнопку Создать.

   2. Створити Автоотчет в стовпець для таблиці Менеджер.

   3. Створити Автоотчет ленточный для таблиці Покупець.

   4. Створити звіт за допомогою Майстра для таблиці Товары: Додати рівень Группировка за полем – ГрупаТовару.  Сортировка встановити за полем НайменуванняТовару.  Включити кнопку Итоги, вибрати опцію Sum ð стиль Деловой ð назвати звіт: Звіт_Товари.

   5. Переглянути всі звіти.

6. Створити звіт, в якому відбиваються суми по замовленнях і продажах, згруповані по містах, групах товарів, прізвищах.

1. Створення запиту З_Продаж Конструктором запитів. Запит створюється з 4 таблиць. Покупець, Замовлення, Продаж і Товари. У бланк запиту вибираються поля Місто, По Батькові (можна створити обчислюване поле ФИО), ГрупаТовару, НайменуванняТовару , КілкістьЗамовлення *Ціна, КілкістьПродаж *Ціна з таблиці Товари.

2. Створити звіт за допомогою Майстра для запиту З_Продаж. Додати рівні группировки – Місто, Прізвище, ГрупаТовару.

3. Переглянути звіт. У режимі Конструктора внести зміни до заголовків.

1. Створити звіти для всіх запитів на вибірку.

2. Використання макросів.

   1. Створити макрос "М_З_Товари", який пов'язаний зі звітом "З_Товари", і виводить повідомлення про вартість товарів.

• Створіть за допомогою Майстра звіт для таблиці Товари і збережіть його під ім'ям З_Товари

• Перейти в режим об'єкту «макрос»  кнопка

• Додати в панель макрокоманд стовпець Условие і стовпецьИмя Макроса

• У стовпці Имя Макроса: М_З_Товари

• Ввести у вікно конструктора макросів наступну інформацію.

Условие	Макрокоманда	Аргументы макрокоманды
	Открыть отчет	Имя отче та	Товар
		Режим	Просмотр
		Режим окна	Обычное
[Отчеты]! [З_Товары]! [Цена]>8000	Сообщение	Сообщение	На складе есть товары, цена которых превыша­ет 8000 руб.
		Сигнал	Да
		Тип	Информационное
		Заголовок	Информация о цене
…	Закрыть	Тип объекта	Отчет
		Имя объекта	Товар
		Сохранить	Подсказка
…	Остановить макрос
	Сообщение	Сообщение	Цена товаров на складе не превышает 8000 руб.
		Сигнал	Да
		Тип	Информационное
		Заголовок	Информация о цене
	Закрыть	Тип объекта	Отчет
		Имя объекта	Товар
		Сохранить	Подсказка

• Вікно виглядатиме так:

:

• Зберегти макрос.

• Перевірити виконання макросу за допомогою кнопки Запуск

12. Закрити всі вікна у вікні Access.

13. Вийти з Access.

Теоретичні відомості.

Макроси.

Макрос є автоматизованою послідовністю команд, направленою на виконання яких-небудь дій. Макроси дозволяють вирішувати наступні задачі:

• запускати разом запити, звіти, форми, таблиці;

• відкривати вікна різних об'єктів БД;

• контролювати правильність введення даних;

• переміщати дані;

• виконувати різні дії після клацання на кнопці, до якої підключений макрос і ін.

У MS Access використовуються макроси наступних типів:

• линейные — макроси, в яких команди розташовані послідовно і виконуються по черзі;

• макросы с условием — макроси, в яких окремі макрокоманди або їх набори виконуються залежно від деякої умови;

• групповые — макроси, об'єднані в групи з урахуванням деякої логіки використання.

Для створення і редагування макросів в MS Access також призначено спеціальне вікно для конструювання макросів. Для відкриття вікна конструктора макросів слід скористатися кнопкою у вікні БД при переході до об'єктів «макроси».

Вікно конструктора макросів складається з наступних частин:

• меню і панелі інструментів, призначені для обробки макросів;

• панель макрокоманд (верхня половина вікна). За умовчанням на панель макрокоманд виводиться два стовпця—- Макрокоманда (для введення макрокоманди, тобто певної дії з об'єктом) і Примечание (можна задати опис макросу, який не впливає на його виконання);

• панель аргументів (нижня половина вікна) — для завдання аргументів (властивостей) макрокоманд.

Якщо потрібно створити макрос з умовою, в панель макрокоманд додається стовпець Условие (команда Условие в меню Вид або кнопка на панелі інструментів Конструктор макросов).

У разі роботи з груповими макросами слід додати стовпець Имя макроса (команда Имена макросов в меню Вид або кнопка на панелі інструментів).

У загальному випадку панель макрокоманд може містити чотири стовпці: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Примечание.

Макрокоманди вводяться в осередки стовпця Макрокоманда таким чином:

• шляхом введення їх імені з клавіатури;

• вибором зі списку, що розкривається (у осередку стовпця Макрокоманда);

• перетягуванням необхідного об'єкту з вікна БД в осередок введення макрокоманди (MS Access автоматично додає ім'я макрокоманди відкриття відповідного об'єкту БД)

Основні прийоми роботи з макросами (введення, редагування, збереження) аналогічні прийомам роботи з іншими об'єктами MS Access.

Після створення макросу його можна запустити на виконання:

• у вікні конструктора макросів (команда Запуск в меню Запуск або кнопка);

• у вікні БД в режимі "макроси", подвійним клацанням на імені макросу;

• у вікні будь-якого активного вікна (команда Макросы в меню Сервис);

• з іншого макросу;

• за допомогою кнопки панелей інструментів або команди меню, створених для запуску цього макросу;

• за допомогою комбінації клавіш, які закріплені за макросом;

• за допомогою різних елементів управління, поміщених у форму або звіт і пов'язаних з макросом (у властивостях об'єкту виконання макросу зв'язується з певною подією).