Форматирование ячеек. Рабочие листы Excel.

Цель работы: Изучить форматы представления данных в Excel. Научиться проводить различные операции над рабочими листами.

1. Форматы ячеек.

В Excel каждая ячейка обладает многими свойствами, в том числе форматами отображения информации на экране и выводе ее на печать, которые можно изменить или оставить их по умолчанию, т.е. в том формате, который использует и предлагает сама программа (рис. 1).

Рисунок 1. Диалоговое окно Формат ячеек

Основные свойства диалогового окна Формат ячеек:

• Число – закладка для выбора числового формата, определения количества десятичных знаков, выбора обозначения введенного числа;

• Выравнивание – закладка для определения местоположения и ориентации информации (числа или текста) внутри ячейки, а также задание требования по переносу слов в ячейке ниже и др.

• Шрифт – закладка для выбора шрифта, его начертания, размера, а также определение цвета, способа подчеркивания и специальных эффектов (зачеркнутый, верхний индекс, нижний индекс);

• Граница – закладка для выбора типа линии ее цвета и места расположения на сторонах ячейки (возможно проведение диагоналей в ячейке);

• Вид – закладка для выбора фонового цвета и типа узора при заливке ячейки;

• Защита – закладка для установки защиты на одну или несколько ячеек от несанкционированного изменения или удаления данных.

По умолчанию все числа представляются в общем формате. В этом формате число может состоять максимум из 11 цифр, если позволяет ширина ячейки. Числа отображаются как целые (например, 21947 или 12387), или с десятичной точкой (запятой) (например, 12,57 или 3+14159), или в научной (экспоненциальной) форме (например, 9,43Е+7 или 21, 212Е-5).

При вводе числа Excel пытается подобрать подходящий формат. Если числа не очень большие и не очень маленькие (до 8 знаков), то Excel присваивает им общий формат. Если число содержит более 8 знаков, то Excel выводит число в научном (экспоненциальном) формате. Например, число 123456789012 запишется в виде 1,23E+11, что означает 1, 23 е¹¹, где е=2,7.

Помимо того, что числа в ячейках могут отображаться в различных числовых форматах многие форматы имеют дополнительную возможность изменения количества десятичных знаков, а некоторые даже позволяют выбрать обозначение введенного числа (например 1,23 р.)

В таблице 1 приведена дополнительная информация о представлении чисел при использовании различных форматов ячеек, представлении даты и времени, а также дополнительные форматы в Excel.

Таблица 1.

Образец числа		Числовые форматы ячеек
13,5	Общий
13,50	Числовой, число десятичных знаков = 2
13,500	Числовой, число десятичных знаков = 3
13,50 р.	Денежный, обозначение валюты – р.
$ 13,50	Финансовый, число десятичных знаков = 2, обозначение валюты – $ Английский США
135,13 р.	Финансовый, число десятичных знаков = 2, обозначение валюты – нет
1 Январь, 1998	Дата
12:00	Время
1350,00%	Процентный, число десятичных знаков = 2
13 ½	Дробный с половинными долями
13 50/100	Дробный с сотыми долями
1,35E+01	Экспоненциальный
13,5	Текстовый (число воспринимается как текст и не участвует в расчетах при обращении к нему формулы)
Дополнительные форматы:
000014	почтовый индекс
00000-0014	индекс + 4
-14	номер телефона
0014	табельный номер
(Все форматы):
Раздел содержит все типы перечисленных числовых форматов по порядку

Задание 1. Для изучения форматов представления чисел заполните таблицу, показанную на рис. 2. В ячейки столбцов, форматы которых приведены в заголовках таблицы, поразрядно вводятся целые числа от 1 до 12345678901 – см. числа в столбце С.

Указания:

1. Для оформления общего заголовка таблицы "Форматы чисел" – воспользуйтесь кнопкой "Объединить и поместить в центре" . Аналогично оформите заголовок таблицы в столбцах В и С.

2. Для размещения заголовков таблицы во всех столбцах следует выделить всю 2-ю строку, затем щелкнуть на ней правой кнопкой мыши, из контекстного меню выберите команду Формат ячеек (Рис.2).

Рисунок 2. Команда Формат ячеек в контекстном меню

3. В диалоговом окне Формат ячеек откройте закладку Выравнивание, установите флажок в поле Переносить по словам, выберите в поле По вертикали – По центру, По горизонтали – По центру, затем нажмите OK (Рис.3).

Рисунок 3. Диалоговое окно Формат ячеек с установленными параметрами

4. Внимательно изучите содержимое рисунка 4.

5. Введите числа в ячейки столбца А, основываясь на содержимом столбца С.

6. Чтобы не тратить много времени на заполнение всех ячеек таблицы, скопируйте ячейки с числами из столбца А в остальные столбцы, кроме G, т.к. целые числа не могут быть отражены в дробном виде.

Рисунок 4. Таблица для изучения форматов чисел

7. После заполнения таблицы задайте формат ячеек в каждом столбце. Для этого нужно выделить столбец (щелкнуть на имени столбца). Затем выберите на вкладке Главная в группе Ячейки кнопку Формат

Из раскрывшегося меню выберите команду Формат ячеек

В диалоговом окне в закладке Число, следует выбрать из списка "Числовые форматы" нужный формат числа (название формата чисел написано в заголовке таблицы этого столбца), затем установите количество десятичных знаков (если необходимо, выберите "Обозначение").

Примечание: Вы, можете задать формат каждой ячейке в отдельности или сразу выделенному диапазону нескольких ячеек.

Ширину столбца С установите такой, чтобы число в 13-й строке умещалось полностью.

!!! Если в ячейке вместо числа появляется решетка ( ######## ), то это означает, что число в данном формате не умещается в этой ячейке.

Задание 2. Проследите за отображением чисел различных форматов при изменении ширины столбца. В столбец с форматом дробный введите дробные числа (из школьного курса математики известно, что 1,4 = 1 2/5).