50. Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи — це працівники, які одержали грошовий аванс для оплати витрат, доручених підприємством.

Строки, протягом яких підзвітні особи зобов’язані здати до бухгалтерії невикористану готівку і авансовий звіт:

· протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження, якщо гроші були видані на витрати на відрядження;

· протягом десяти робочих днів із дня видачі готівки в підзвіт на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки, і заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту;

· наступного робочого дня після видачі на всі інші виробничі (господарські) потреби.

рацівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов’язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїздні квитки. Обов’язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

Перелік підзвітних осіб затверджується розпорядженням керівника установи. Для одержання грошей під звіт підзвітна особа звертається з заявою на ім’я керівника установи і якщо за нею не рахується заборгованості за попереднім авансом, то керівник установи дає дозвіл на видачу грошей під звіт.

Якщо підзвітна особа не надала звіт та необхідні виправдовуючи документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. До того ж, без подачі та підтвердження авансового звіту за попереднє відрядження, працівник не може отримати гроші з каси підприємства за наступне.

Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на рахунку № 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Відображено суму авансу, виданого працівнику на відрядження або на господарські потреби 372 30

Використано підзвітні суми для придбання основних засобів, інших необоротних матеріальних активів 10,11 372

Повернуто в касу залишки невикористаних підзвітних сум 30 372

За наявності підтвердних документів підприємство відшкодовує особам, що перебували у відрядженні, також витрати:

- на проїзд до місця відрядження і назад (крім таксі) з урахуванням усіх видів витрат, пов'язаних з придбанням квитків, користуванням постільними речами в поїздах, а також страхових платежів на транспорті;

- по найманню житлового приміщення у розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, наданих у готелях (прання, чистка, прасування одягу тощо), але не більш як 10% від норм добових витрат за всі дні проживання (для державних службовців);

- на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50% від вартості місця за добу;

- на користування у готелях холодильником І телевізором;

- на комісійні у разі обміну валюти (при закордонних відрядженнях).

Строк відрядження не може перевищувати: в межах України - ЗО календарних днів, за кордоном - 60 календарних днів. Строк відрядження працівників, які направлаються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, неповинен перевищувати періоду будівництва об'єктів.

Реєстрація осіб, які вибувають у відрядження, здійснюється у спеціальному журналі, в якому зазначається дата вибуття у відрядження І дата повернення з відрядження.