Контроль деятельности организации

1. понятие и содержание контроля в организации

Контроль – управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Контроль – процесс, обеспечивающий достижение целей организации, необходимый для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут неразрешимыми.

Факторы, определяющие необходимость контроля:

• неопределенность будущей ситуации

• предупреждение возникновения кризисных ситуаций

• поддержание успеха организации

Факторы, определяющие эффективность контроля:

1. организационные

2. масштабы контроля

3. контрольная информация

4. затраты на контроль

2. этапы процесса контроля

Этапы:

1. установление стандартов, норм, плановых заданий

2. измерение показателей деятельности

3. сравнение стандартов, норм, планов с показателями

4. оценка результатов и корректировка действий или стандартов

3. виды контроля в организации

Виды контроля:

1. по периодам действия контроля

2. по функциональным подсистемам (в составе работ по контролю организации выделяют функциональные области – производство, финансы, персонал и т.д., и в качестве объекта контроля используются ключевые показатели деятельности по каждой из этих сфер).

По периодам проведения контроля:

1. стратегический (ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой, его осуществляют службы контроля в крупных фирмах)

2. тактический (нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с ее стратегией, периодичность тактического контроля совпадает с длиной периода, на который составляются планы тактического развития, его осуществляют службы, создаваемые в составе структуры управления. Виды тактического контроля: предварительный (осуществляется до начала работ), текущий или производственный контроль (по ходу процесса), заключительный или последующий (для планирования) )

3. оперативный (выполняется ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования, включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг всех видов процессов в организации)

4. методы контроля и оценки

Методы:

1. Бенчмаркинг – метод сравнительного анализа и эффективности (процесс, включающий установление компанией ключевых сфер совершенствования работы своей фирмы, идентификацию и изучение лучшей практики других компаний в этих сферах и внедрение новых процессов и систем, обеспечивающих рост их производительности и качества; исходным моментом данного процесса является сравнение параметров организации с достижениями других компаний, такое сравнение производится по наиболее слабым местам (процессам) организации или по тем направлениям, где улучшения можно добиться быстрее)

Процесс сравнения при бенчмаркинге:

• Определяются масштабы исследования, выявляются подходы и намечаются потенциальные объекты для сравнения

• Осуществляется сбор информации, проводится интервью, анализ и сопоставление данных, подготовка предварительного отчета

• Устанавливаются цели, разрабатывается план действий, результаты согласуется со смежниками и в процессе реализации осуществляется мониторинг программ, позволяющий заново выверить позиции сравнения

2. Метод тотального контроля качества и тотального менеджмента качества. Тотальный контроль качества характеризуется тем, что он охватывает все этапы процесса организационного контроля и связывает контроль с другими управленческими функциями. Главная цель данного метода – массированная и скоординированная атака на все процессы организации для достижения высшего качества и непрерывного поддержания его на этом уровне. Тотальный менеджмент качества – подход к руководству организацией, нацеленный на качество, основанный на участии всех ее членов и направленный на достижение долговременного успеха путем удовлетворения потребителя и выгоды для всех членов организации и общества. Основные составляющие тотального менеджмента качества – политика в области качества, планирование качества, улучшение качества, обеспечение качества, тотальный контроль качества.

3. Сбалансированная система оценки, главная идея – обеспечение комплексного подхода к оценке материальных и нематериальных активов, что чрезвычайно важно для современных организаций, стремящихся к успеху за счет роста своего интеллектуального капитала. Уровни оценки: финансовые цели (прибыль на обыкновенную акцию, доход), цели связанные с потребителем (доля рынка, процент повторных обращений, имидж компании), производственные цели (время выполнения заказа, продолжительность цикла разработка продукта, затраты на единицу продукции), цели обучения и роста, показывающие будущие возможности компании (процент рабочих мест, заполняемых за счет внутренних резервов, число обучаемых работников, степень удовлетворенности работой) .

Лекция 5

5. правила и свойства контроля

Правила контроля, обеспечивающие его наивысшую эффективность:

1. установленные стандарты, нормы и нормативы должны быть реальными, то есть достижимыми

2. эффективный контроль предполагает развитые коммуникации, чтобы в случае сложностей можно было их решить в короткие сроки

3. контроль не должен быть чрезмерным и мелочным. Его объектом являются основные стадии процесса и результат

4. в организации должны быть жесткие, но достижимые стандарты. Если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, мотивация работников становится минимальной

5. мотивация должна быть основным инструментом достижения установленных стандартов

Свойства контроля:

1. контроль должен иметь стратегический характер

2. любой контроль подразумевает получение результата

3. контроль должен быть конструктивным, то есть соответствовать делу

4. для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным

5. контроль должен быть достаточно гибким, т.е. эластичным и приспосабливаться к происходящим изменениям внешней и внутренней среды

6. важнейшим свойством контроля является его простота, .т.е. понятность и использование простых и доступных методов

7. экономичность и эффективность контроля предполагает рациональное соотношение затрат и результата для достижения целей организации